Делопроизводство и документооборот в аптеках

Сейчас делопроизводство и документооборот в аптеках являются обязательной процедурой, за осуществление которой должны отвечать назначенные руководством сотрудники. Если у аптеки есть счет в банке, на которой она принимает платежи, то в специальном разделе ежемесячного учета отображается движение денег по данным счетам. Данные можно получить при помощи выписок из банковского учреждения. Они тщательно проверяются, а затем отправляются в контролирующие инстанции. В особой ведомости отчета выписки подразделяются по схожим поступающим, а также расходным операциям на банковских счетах.

Делопроизводство и документооборот в аптеках

В разделе товарооборот указываются не только готовые лекарства, но и иные материальные ценности, которые присутствуют в аптеке. В конце учета указываются общие значения поступивших и затраченных ценностей за один месяц. Учет товарооборота составляется в двух расценках — розничной, а также оптовой. Значения нужно сохранять в разных журналах. Также должен осуществляться учет иных ценностей (упаковка, разнообразное оборудование, сырье для изготовления лекарств). Данные сохраняются в закупочной цене. Наценки на лекарственные препараты не видны в товарном чеке покупателя, они относятся к издержкам обращения.

При принятии партии лекарств на аптечный склад в отчет сохраняются достаточно большие значения, ведь заметно увеличивается размер товарных запасов. Учитывается преобразование сырья в готовый препарат, прибавляется наценка за работу сотрудников и проведения исследований, необходимых для изготовления препарата. Кроме того, учету подлежит цена тары. Вышеперечисленные данные отображаются в учете совместно с утвердительными документами. Наймите квалифицированного сотрудника, который будет отвечать за делопроизводство и документооборот в аптеках.

Делопроизводство и документооборот в аптеках

Товарооборот в аптека

Если учет поступающих в аптеку товаров осуществляется лишь общей суммой, то к документу прикладывается список счетов-фактур, относящихся к поступившим товарам. Если вы не желаете отдельно вести этот список, то лучше учитывать в приходной части поступление препаратов в порядке попадания на склад. Это гораздо удобней и сбережет время сотрудника, а также повысит точность результатов. В расходной части отчета необходимо указывать количество реализованных лекарств, а также компонентов, использованных для их изготовления. Отдельно учитываются продажи лекарств по врачебному рецепту и готовых препаратов. Таким образом, делопроизводство и документооборот в аптеках позволяет оценить эффективность ее работы.

Основанием для осуществления записей в данном разделе являются итоги месяца, которые фиксируются в классовой книге. Все товары, которые выбывают с запаса аптеки вследствие каких-либо причин (процедура возвращения на склад, передача иному отделению, списание из-за нарушения сроков годности, переведение в другую категорию учета), фиксируются в расходной части. Для этого задействуется соответствующая документация, которая отправляется совместно с отчетом в контролирующую инстанцию.

Делопроизводство и документооборот в аптеках

Отчетная ведомость

Документ о показателях товарооборота аптеки и ее заработке за текущий месяц составляется за счет записей, осуществляемых за данный промежуток времени в учетных журналах. В них записи вносятся поочередно по мере поступления или снятия препарата с учета. Обязательно прилагается утвердительный документ, который доказывает факт осуществления операции. Особый раздел отчета посвящается  сведениям и движению лекарств и финансов в сети аптек.

Рекомендуется, чтобы к составленному учету прилагались документы о начислении зарплаты сотрудникам, учитывая все затраты на страховой фонд и другие виды удержаний. Иногда управление к составленному отчету просит приложить несколько таблиц: выписка, свидетельствующая о числе розничных, а также оптовых продаж. Данные выписки подробно раскрывают деятельность аптеки за календарный месяц, а также позволяют сопоставить количество реализованных лекарств в готовом виде или приготовленных по врачебному рецепту. Не забывайте про делопроизводство и документооборот в аптеках, чтобы вовремя сдавать отчеты.