Документы для аптеки

Оформление документов предшествует началу работы аптеки. Для исключения негативных последствий в результате проверки государственными органами следует руководствоваться утвержденными инструкциями, законами, разработанным для учреждений здравоохранения.

Делятся документы для аптеки на три группы:

  • внутренние, регулирующие порядок деятельности;
  • входящие;
  • исходящие.

Документы для аптеки

Входящие документы для аптеки регистрируются в специальном журнале, после рассмотрения руководителем поступают к исполнителю.
Исходящие отправляются уполномоченным сотрудником адресату, регистрируются в журнале.

Проверяющие акцентируют внимание на необходимости сохранения копии важных писем, заверенных подписью получателя, документ пригодится при рассмотрении спорных вопросов, поможет доказать правоту.

Регистрация документов в аптеке

Регистрация документов — обязанность, которую следует прописать в должностной инструкции конкретного сотрудника аптеки. Сведения о письмах вносят в соответствии с правилами ведения делопроизводства: присваивается регистрационный индекс, в журнале указывается адресат и краткое содержание документа.

Рекомендуется регистрировать все документы:

  • учетные;
  • распорядительные;
  • бухгалтерские;
  • кадровые;
  • статистические

Документы для аптеки

Правила ведения документов в аптеке

Стандартный минимум реквизитов используемых для синхронизации документов:

  • название и вид;
  • дата составления;
  • срок исполнения;
  • автор;
  • отметка об исполнении;
  • расписка исполнителя;
  • количество листов — приложений.

Правила ведения внутренних документов утверждаются локальными актами. Руководитель контролирует соблюдение правил регистрации документов, внесение сведений осуществляется в день подписания, утверждения.

Регистрация специальных документов осуществляется в соответствующих подразделениях:

  • плановые;
  • бухгалтерские;
  • финансовые

Контроль ведения документации в аптеке

Существуют документы для аптеки, которые не подлежат регистрации. Исполнение документов — обязательный этап деятельности аптеки: сбор, обработку информации, оформление, согласование, разработку проекта осуществляет сотрудник, указанный в резолюции.

Несоблюдение сроков исполнения — основание для дисциплинарного взыскания. Контроль над надлежащим исполнением документов возлагается приказом по основной деятельности на руководителя, другого сотрудника аптеки. Основанием для снятия документа с контроля является выполнение определенного задания.

Сотрудники аптеки относятся к категории профессий, которые должны проходить обязательные медицинские осмотры. Для удобства контроля прохождения медицинских осмотров рекомендуется составить перечень сотрудников. Обязательно заключение договора с медицинской организацией, ответственной за проведение медосмотров сотрудников аптеки, обязательной формы не существует, документ разрабатывается в индивидуальном порядке. План проведения медицинских осмотров составляется в аптеке, независимо от количества штатных сотрудников.

Документы для аптеки

Соблюдение санитарно-гигиенических норм

Руководство разрабатывает документы для аптеки, регулирующие соблюдение санитарно-гигиенических норм, установленных для учреждений здравоохранения. К обязательным локальным документам относится регламент уборок аптечных помещений, необходимо описать порядок проведения дезинфекции, обязанности сотрудников. Параллельно разрабатывается график проведения уборок, с указанием периодичности проведения генеральных, от которых зависят результаты проверок СЭС.

Разрабатываются документы для аптеки с учетом специфики деятельности, в соответствии с Инструкцией, утвержденной Министерством здравоохранения, ТК РФ. В документах, регулирующих порядок проведения уборок, указывается допустимая дозировка дезинфицирующих средств. Документы, регулирующие деятельность аптеки доводятся до сведения всех сотрудников под роспись.

Руководители обязаны ознакомить претендентов на занятие вакантных должностей в аптеке со спецификой работы в учреждениях здравоохранения. Прием на работу сотрудников аптеки осуществляется в соответствии с ТК РФ. Документы, содержание которых может вызвать интерес клиентов, размещают в уголке покупателя. Нарушение правил ведения документов препятствует защите законных интересов сотрудников аптеки.