Процессы документооборота в аптеках

Многие процессы документооборота в аптеках требуют постоянного учета. В первую очередь это поможет в продвижении аптеки, ведь будет возможность проанализировать отчет и получить данные о деятельности за отчетный период. Для составления учетов применяются первичные документы, в которых должны быть указаны следующие сведения:

  1.  Точное название документа;
  2.  Дату, когда был создан документ;
  3.  Название аптеки, в которой был заполнен документ;
  4.  Содержание хозяйственной операции;
  5.  Измерение осуществленной операции в денежном выражении;
  6.  Указание сотрудников, которые отвечают за ведение хозяйственных манипуляция в аптеке;
  7.  Подпись вышеуказанных лиц.

Процессы документооборота в аптеках

Учетный документ составляется непосредственно во время осуществления операции, а в конце месяца на основании всей документации подготавливается итоговый отчет. Если в процессе выполнения процедуры сотрудник не может заполнить отчет, то это делается сразу по ее завершению. При получении лекарственных препаратов на аптечный склад поставщик должен предоставить правильно заполненные документы, которые впоследствии будут применяться для подготовки отчетов:

  1.  Накладная, заполненная по особой форме №А-1.13;
  2.  Специальный лист, заполненный в официальном порядке;
  3.  Упаковочный вкладыш и иные документы.

Сотрудники, которые отвечают за прием препаратов в аптеке, должны поставить печать, а также официальную роспись на вышеперечисленных документах. На всех копиях, которые остаются на хранение , ставится специальный штамп, а в последствии документы будут приложены к итоговому отчету. Сейчас процессы документооборота в аптеках  можно автоматизировать, что приведет к экономии времени и отсутствию ошибок.

Процессы документооборота в аптеках

Поступление лекарств

Если препараты поступают на склад в неверном количестве, которое отличается от указанных значений в накладной документации, то составляется особый акт об выявленном расхождении. Документ обязательно заполняется в присутствии поставщика препаратов, а если в следствии каких-либо обстоятельств он не может находиться в аптеке в этот момент, то приглашаются официальные представители нейтральной стороны. У них должно быть удостоверение, прилагающееся к составляемому акту, который заполняется в трех копиях: первая копия поступает в арбитраж для установления иска данному поставщику; следующий — прикрепляется к приемному акту, а затем передается в бухгалтерский отдел; последний — отправляется поставщику препаратов.

Если препараты поступили на склад без накладной, то в процессе их приема составляется акт о приеме препаратов. Документ всегда заполняться в двух копиях: первый, обязательно прилагается к заполненному отчету, а второй должен храниться у сотрудника, который осуществил прием лекарств. Любые процессы документооборота в аптеках подлежат строгому учету. Документация должна храниться как в самой аптеке, так и в контролирующих органах. По этой причине все документы заполняются в нескольких копиях.

Процессы документооборота в аптеках

Аптечные сотрудники могут ознакомиться с официальными рекомендациями, в которых указаны требования по составлению отчетной документации. Их должны соблюдать все аптеки, вне зависимости от формы собственности и размера аптечной сети.

В процессе приема ингредиентов, необходимых для изготовления лекарств, следует правильно заполнить квитанцию. Она составляется лицом, которое отвечает за хранение сырья. Документ оформляется в трех копиях: первая является кассовым ордером, благодаря которому из кассы отчисляются деньги на приобретение сырья, второй — прикладывается к заполненному отчету, а третий — передается производителю.

Проверка качества поступивших лекарств

Сейчас процессы документооборота в аптеках предусматривают проведения анализа качества лекарств. Если результат позитивный, то средство принимается к аптечному учету и заполняется особый акт. Он будет основанием для последующего принятия ингредиентов к учету в виде товара и впоследствии прилагается к ежемесячному отчету, а второй — хранится в аптеке. Акт заполняется специальной комиссией. В нее входят доверенные лица и руководитель аптеки.