Работа с документооборотом в аптеках

Организовывается работа с документооборотом в аптеках с учетом требований, закрепленных на законодательном уровне для учреждений здравоохранения. При отсутствии практического опыта работы в фармацевтическом бизнесе необходимо сформировать представление об особенностях ведения документации, которая делится на три категории:

  • входящие (поступающие от других организаций предложения, уведомления, предупреждения, ответы);
  • исходящие (письма, отправленные другим организациям);
  • внутренние, регулирующие деятельность аптеки.

Работа с документооборотом в аптеках — журналы

Работа с документооборотом в аптеках осуществляется в соответствии с ТК РФ. Для регистрации корреспонденции ведутся специальные журнал.

Работа с документооборотом в аптекахВ журналы вносится информация о документе: индекс, дата отправления, получение, тема.
Входящие документы предоставляются руководителю для ознакомления, после передаются для исполнения или ознакомления сотрудникам, могут носить информационный характер.
Хранится корреспонденция в специальных папках.

Регистрация документов — важный этап делопроизводства, обеспечивающих защиту от необоснованных обвинений. Работа с документооборотом в аптеках предусматривает регистрацию распорядительных, кадровых, учетных, бухгалтерских документов в специальных журналах, с указанием наименования, даты начала ведения, нумерации страниц.

Работа с документооборотом в аптеках — порядок оформления

Локальным актом аптеки утверждается порядок оформления документов, использование следующих реквизитов:

  • наименование, индекс или порядковый номер;
  • дата регистрации;
  • срок исполнения;
  • резолюция.

Практикуется печать приказов, корреспонденции на фирменных бланках компании. В зависимости от специфики предназначения документа вносится информация о вручении адресату, количестве листов приложения.

Работа с документооборотом в аптекахРегистрация осуществляется в день подписания, отправления, получения документа однократно на бумажном носителе, в электронном виде.

Решение о возложении обязанности исполнения документа принимает руководитель, сотрудника знакомят под роспись с содержанием, сроками. При необходимости исполнитель уведомляет руководителя о результате исполнения в письменном виде.

Контролируется работа с документооборотом в аптеках руководителем, который несет ответственность за ненадлежащее выполнение должностных обязанностей сотрудниками. От качества услуг предоставляемых аптеками, зависит жизнь и здоровье покупателей, порядок должен быть во всем.

Особое внимание уделено соблюдению санитарно-гигиенических норм, от которых зависит сохранность лекарственных препаратов.

Направлена работа с документооборотом в аптеках на создание благоприятных условий для реализации и производства лекарственных средств. Приказом утверждаются должностные лица, ответственные за проведение уборок помещений, осуществляющие контроль качества работы.Работа с документооборотом в аптеках

Сроки исполнения документов имеют решающее значение для разрешения, например, трудовых споров между сотрудником и руководителем.

Работа с документооборотом в аптеках даже в уборке!

Отдельную группу составляют документы, регулирующие порядок проведения уборок в аптечных помещениях. С первого дня работы в аптеке необходимо утвердить:

  • регламент проведения уборок с подробным описанием процесса (препараты, допустимые к использованию), указанием ответственных лиц;
  • журнал уборок позволяет контролировать соблюдение утвержденного графика, заполняется после окончания работы.

Документы при оформлении сотрудников аптеки

Специалист, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, оформляет сотрудников в соответствии с ТК РФ, своевременно разрабатывает должностные инструкции, график отпусков, штатное расписание, приказы по основной деятельности и личному составу. Допускается использование специальных программ.

Особого внимания заслуживают правила хранения лекарственных средств, с указанием ответственных лиц, утверждаются руководителем аптеки с учетом специфики деятельности. Пренебрежительное отношение к ведению документов негативно отражается на репутации учреждения здравоохранения, может стать поводом для наложения взысканий проверяющими органами, затрудняет решение спорных вопросов.