Учет работы с поставщиками

Сейчас учет работы с поставщиками обязательно проводится в каждой аптеке. В первую очередь он позволяет определить затраты, которые регулярно совершает аптека на приобретение продукции. Это важная часть учетной системы, которая применяется в любой современной аптеке.

Учет работы с поставщикамиУчету подлежат все финансовые затраты: оплата труда сотрудников, аренда помещения, в котором располагается аптека, закупка готовых лекарств и компонентов, предназначенных для изготовления. Документы учета относятся к первичной документации.

Поставщики — это компании, которые берут на себя обязательства по обеспечению необходимого количества запасов в аптеке.

Для этого заключается договор о постоянном сотрудничестве, что позволяет аптеке своевременно получать лекарства для пополнения ассортимента. Условия сотрудничества часто изменяются, ведь, например, летом спрос на лекарства сильно падает, поэтому они будут закупаться реже. В договоре о сотрудничестве должны присутствовать следующие данные:

  1. Реквизиты аптеки и  собственно поставщика, с которым заключается договор;
  2. Время действия договора;
  3. Предмет договора (предоставление лекарственных препаратов);
  4. Сроки, на протяжении которых будет поставляться товар;
  5. Способ осуществления платежей, документооборота и сверки данных между аптекой и поставщиком;
  6. Методы улаживания споров, а также возникших разногласий. Назначение штрафов за нарушение условий составленного договора.

Учет работы с поставщикамиВ зависимости от способа расчетов, указанного в договоре, составляется следующий документ — счет-фактура, на случай если лекарства будут закупаться по предварительной оплате. Если оплата происходит по факту получения товара на склад, то составляется накладная. Она будет являться подтверждением получения партии лекарств аптекой.

Вести учет работы с поставщиками должен сотрудник, которого назначает руководитель аптеки. Также он должен хранить все накладные и прикладывать их к составленным отчетам, чтобы таким образом подтверждать данные.

Документы, необходимые при оформлении партий товаров

Счета-фактуры заполняются для того, чтобы аптека могла изучить подробные данные и оплатить заказываемые товары. Накладная — это сопроводительный документ, который подтверждает поступление товара в аптеку. Обычно накладная оформляется совместно с актом приемки, где аптека может прописать разницу в количестве или качестве поступившей продукции, если расхождения имеются.

В аптеке следует составить доверенность на сотрудника, который отвечает за прием товара. Доверенность, а также копия накладной отдаются на хранение фирме-поставщику лекарственных препаратов.

В акте осуществленных работ поставщик указывает перечень предоставляемых услуг, время и стоимость их осуществления.

Счета, предназначенные для учета расчетов с поставщиками

Согласно требованиям действующего законодательства учет осуществляется на 60 счете. Счета-фактуры, которые используются для предварительной оплаты, а также накладные и акты, свидетельствующие о выполнении работ, сохраняются в кредит 60 счета. При этом обязательно учитывается значение НДС. Учет работы с поставщиками должен содержать данные по оплате товаров. Данные сохраняются в дебет счета 60.

Учет работы с поставщикамиВести отчет нужно ответственно, чтобы в нем не содержалось каких-либо ошибок и неточных данных. Для его составления можно использовать документы, предоставленные поставщиком при получении товара на складе. Необходимо указать сведения о наименовании товаров, стоимость их приобретения и в результате подсчитать суммарные затраты.

Если вы желаете получать максимальную прибыль, то аптека должна сотрудничать с надежными поставщиками, которые будут своевременно выполнять заказ на лекарственные препараты. При этом они должны соответствовать всем стандартам качества, чтобы не навредить здоровью клиентов.

Определив хорошего поставщика, заключите с ним договор о постоянном сотрудничестве. Главное не забывать вести учет работы с поставщиками, чтобы получить оценку затрат аптеки и сопоставить их с заработком за определенный период. Результат позволит подобрать стратегию дальнейшего развития.