Ведение документооборота в аптеках

Сейчас ведение документооборота в аптеках предусматривает составление отчетной документации по различным направлениям деятельности. К примеру, в любой аптеке должен осуществляться бухгалтерский учет, который в первую очередь позволит сопоставить затраты и заработок за определенный промежуток времени. Данные необходимо сдавать в налоговые службы, но кроме этого они будут полезны руководителю аптеки. Он сумеет понять, какие препараты лучше продаются, а также поймет текущее положение в аптеке и при необходимости внесет изменения в ее работу.

Вы должны знать, что при составлении отчетной документации в аптеке нужно учитывать различные особенности. Учету подлежат абсолютно все лекарства, которые продаются или изготавливаются специалистами аптеки. Правда публиковать отчет по данным категориям препаратов нужно раздельно, указывая наименование препарата, стоимость его продажи и многие другие данные.

Ведение документооборота в аптеках

Составление отчетов в современной аптеке

Результаты деятельности аптеки за каждый месяц, а также год и квартал должны сохраняться в виде отчета. Он подготавливается на основании постоянного учета всех операций в аптеке, а данные сопровождаются подтверждающими документами. В заданные сроки требуется сдавать документацию в соответствующую инстанцию, иначе не избежать штрафных санкций и значительных проблем. Ответственность за своевременную подготовку и качество отчета несут сотрудники аптеки, которые отвечают за их заполнение. Список документов, которые должны быть приложены к отчету, выдается управлением.

В отчетах можно увидеть взаимосвязанные данные, которые позволяют получить характеристику функционирования аптеки за конкретный промежуток времени. Данные имеют огромное значение при выборе дальнейшего направления развития, ведь в отчетах можно увидеть негативные стороны, которые необходимо устранить. Ведение документооборота в аптеках должно проводиться беспрерывно, а к завершению отчетного периода документы сдаются в налоговую службу и иные инстанции.

Ведение документооборота в аптеках

Для чего необходим учет?

Он обеспечивает контроль использования материальных, а также денежных ресурсов. Кроме того, он позволяет утвердить законность всех осуществленных операций и необходимость использования ресурсов. Используя данные отчета, можно осуществить экономический анализ главных показателей функционирования аптеки, чтобы впоследствии сформулировать план ее дальнейшего развития. В результате руководитель сумеет значительно улучшить финансовые показатели аптеки и сделает ее более привлекательной для клиентов.

Используя отчетную документацию, Вы сумеете найти слабые места в ассортименте и выявить наиболее популярные препараты. Отчетность дает возможность определить резервы для увеличения эффективности функционирования аптеки. Без достоверных отчетов невозможно гарантировать качественное осуществление инвентаризации. Поэтому ведение документооборота в аптеках является крайне важно задачей.

Ведение документооборота в аптеках

Структура отчетной документации

Для аптек, которые постановлены на центральный учет, действует такая структура отчетности за каждый месяц:

  1.  Учет финансовых затрат, а также заработка;
  2.  Показатели товарооборота и наличие запасов;
  3.  Учет расходных компонентов, которые используются для изготовления и упаковки лекарств;
  4.  Реестр выписанных клиентам счетов;
  5.  Учет товаров при их поступлении на склад.

В аптеке должны быть назначены ответственные лица, которые будут качественно и своевременно оформлять отчетную документацию. К завершению каждого месяца собирается список всех утвердительных документов, по которым составляется итоговый отчет. Документ заполняют в двух копиях, а затем направляют в соответствующие инстанции. При наличии ошибок потребуется быстро внести исправления, но за их наличие могут выписать штраф.

Одна копия отчета, после проверки соответствующей инстанцией возвращается в аптеку. Оправдательные документы будут храниться в инстанции, куда аптека подает отчет. Важно, чтобы ведение документооборота в аптеках происходило постоянно, иначе руководство столкнется с разнообразными трудностями.