Виды документооборота в аптеках

Руководитель должен знать про все виды документооборота в аптеках, чтобы своевременно заполнять их и не нарушать требований действующего законодательства.

В первую очередь это бухгалтерские документы, которые должны заполнять квалифицированные специалисты. Они будут отображать в отчетах финансовую статистику аптеки, а также вносить данные о проданных и закупленных в ассортимент лекарствах. Эти данные необходимы не только для своевременной сдачи в налоговою, но и для качественного анализа эффективности работы аптеки. Желательно, чтобы показатели продаж за каждый месяц лишь увеличивались.Виды документооборота в аптеках

Используйте специальное программное обеспечение, чтобы обеспечить сохранность документов, и исключить к ним доступ посторонних. Также это позволит оптимизировать работу аптечных бухгалтеров и автоматизировать различные процессы.

У электронных документов есть еще одно значительное преимущество — возможность всего за несколько секунд отправить отчет в любую точку мира. Это гораздо комфортней, чем длительное время ожидать доставки документов по почте. На компьютере можно хранить не только все виды документооборота в аптеках, но и данные на каждого сотрудника или клиента.

Преимущества использования систем автоматизации:

  1. Возможность организовать безопасное хранение любых видов документов, к которым не будут иметь доступ посторонние;
  2. Не требуется тратить бюджет на приобретение краски и бумаги для печати, ведь все отчеты могут храниться в электронном виде, что очень выгодно для аптеки;
  3. Налаживание эффективного документооборота в аптеке. Вам будет гораздо проще вести учет как внешних, так и внутренних документов;
  4. Комфортная и крайне надежная система автоматизации различных процессов.

Виды документооборота в аптеке- товарный отчет

По завершению отчетного периода ответственный сотрудник в аптеке должен составить подробный отчет о товарообороте в аптеке за данный промежуток времени. Отчет составляется в двух копиях, поэтому удобно заполнять его в электронном виде.

Виды документооборота в аптекахПри составлении такого отчета указывается розничная стоимость препаратов, по которой их получает клиент аптеки. Первой строчкой в данном отчете следует указать текущий уровень остатка лекарственных препаратов. В отчете присутствует раздел «Приход», в котором следует указать товарные накладные в порядке поступления лекарственных препаратов на склад. При этом указывается закупочная цена и стоимость продажи. Также в данной графе отображаются сведения о наценке за исследовательские и фасовочные работы.

Подготовка очищенной воды и тарифы указываются в специально отведенной графе. Все виды документооборота в аптеках должны заполняться своевременно.

Виды товарооборота для аптек по категориям клиетов

В расходной части отчетов указываются данные о продаже препаратов для разных категорий клиентов:

  1. Населению. Указываются данные по продажам лекарственных препаратов, а также бесплатном и льготном отпуске лекарств;
  2. Отпуск медучреждениям готовых лекарств, а также изготавливаемых по индивидуальному рецепту для более эффективного лечения пациентов;
  3. Данные о затратах воды на момент составления отчета;
  4. В расходной части также указывается количество товаров, которые были использованы на любые потребности аптеки. Для этого выписывается акт списания (отпуск по закупочной цене);
  5. Заключается итог расходной части, чтобы проанализировать эффективность работы аптеки за конкретный период.

Виды документооборота в аптекахВ современной аптеке требуется регулярно заполнять большое количество документов. К примеру, необходимо вести финансовый учет работы аптеки, чтобы сопоставить количество затрат к заработку аптеки. Также этот документ должен вовремя сдаваться в налоговую службу, иначе будут установлены штрафные санкции.

Из-за стремительного роста конкуренции в области продажи лекарств в аптеках сейчас постоянно совершенствуются способы хранения и управления документацией.

Часто используют системы автоматизации, что сильно упрощает работу сотрудников. Документы в аптеке бывают не только хозяйственного, но и административного характера. Основные виды документооборота в аптеках:

  1. Хозяйственные;
  2. Финансовые;
  3. Как-либо связанные с общественной деятельностью.