Внедрение документооборота в аптеках

Сейчас внедрение документооборота в аптеках представляет большую сложность для многих руководителей. В первую очередь необходимо выделить средства на закупку компьютерной техники, а также специализированного программного обеспечения. Составление отчетов на бумажных носителях уже давно устарело, ведь в таком случае необходимо выделять пространство для хранения документации, а кроме того сотрудник будет терять большое количество времени при заполнении отчетов.Внедрение документооборота в аптеках

Использование компьютерных систем позволит сильно сэкономить время и наладить эффективную систему управления документами.

Документооборот в аптеках — типы документов

Сейчас существует три типа документов, которые используются в современных аптеках:

  1. Документы, которые аптека получает от иных организаций;
  2. Документы, которые отправляются аптекой в прочие фирмы (к примеру, в налоговую службу);
  3. Документы, которые предназначены лишь для внутреннего использования в аптеке. Если отчеты заполняются на бумаге, то все черновики должны уничтожаться шредером, чтобы к данным не смогли получить доступ, например, конкуренты.

Документы, при поступлении в аптеку изучаются руководителем, после чего он дает задание на выполнение определенному сотруднику. Такие документы подлежат обязательной регистрации в момент поступления в аптеку, а внутренняя документация сразу передается на исполнение ответственному сотруднику. Также должно быть лицо, которое передаст документ и проконтролирует его осуществление.

Важнейшей процедурой при работе с любой документацией является процедура регистрации.

Регистрация поступающих и отправляемых документов аптеки

Регистрация осуществляется сразу после создания нового документа или в момент его поступления в аптеку. На нем указывают индекс, а также сохраняются другие необходимые данные в регистрационных формах.

Действующее законодательство требует, чтобы регистрацию проходили абсолютно все документы, которые подлежат учету, осуществлению и применению в качестве справочных материалов.

Внедрение документооборота в аптеках нужно осуществить как можно раньше, чтобы упростить работу сотрудников и своевременно сдавать отчетность в соответствующие инстанции.

Внедрение документооборота в аптекахРегистрацию можно проводить вручную в специальном журнале, но гораздо комфортней использовать компьютерные средства. Обязательно указываются подробные сведения о документе. Указывается дата его создания или поступления в аптеку, дата выполнения и другие данные. Состав регистрационных данных меняется в зависимости от особенностей документа, а также способов его применения. В обязательном порядке должна быть подпись исполнителя, свидетельствующая о получении документа. Также указывается период хранения и количество листов.

Регистрация проводится лишь один раз. Внедрение документооборота в аптеках позволит регистрировать их в момент поступления в аптеку, а затем управлять ими и обеспечивать необходимые условия хранения.

Надежней всего хранить документы на электронных носителях. Кроме того, в каждой аптеке есть список документов, которые не требуют процедуры регистрации.

Выполнение документооборота в аптеках

Документы осуществляются в несколько основных этапов: сбор, а также последующая обработка данных, составление проекта этого документа, его оформление, подпись у ответственных лиц, согласование, подготовка к отправке исполнителю. При необходимости срочно оформить документ исполнитель оставляет отметки о том, когда был принят документ, а также о результате и дате его осуществления. В аптеке должна использоваться эффективная система контроля всех документов.Внедрение документооборота в аптеках

При необходимости сотрудник должен иметь возможность быстро получить доступ к любому документу и посмотреть подробные данные о нем. Контроль гарантирует своевременное и качественное осуществление документа. Для контроля руководитель аптеки назначает ответственных лиц.

Организуйте внедрение документооборота в аптеках с использованием систем автоматизации, что крайне выгодно и просто. При помощи программ Вы будете ставить документы на учет, хранить их и контролировать выполнение. Ошибок в таком случае возникать не будет, поэтому автоматизация сейчас используется во всех крупных аптеках.