Чек-лист «Участие в приёмке и распределении товара по местам его хранения с учётом инструкций производителя и рекомендуемых условий хранения»

Участие фармацевта в приёмке и распределении товара: чек-лист по всем правилам

Чек-лист — это не просто список задач, а инструмент качества, с которым легко стандартизировать процессы, обучать новых сотрудников и обеспечивать соответствие проверкам. Используйте его регулярно, дополняйте под реальные задачи вашей аптеки — и процесс приёмки всегда будет организованным, безопасным и быстрым.

• Подготовить поддоны для размещения товара. До начала разгрузки следует подготовить поддоны или стеллажи, на которые будут размещаться транспортные коробки. Это предотвращает контакт упаковок с полом и обеспечивает соблюдение санитарных норм.
• Организовать разгрузку с транспорта и временное размещение товара. Препараты разгружаются и переносятся в зону приёмки. Групповые упаковки располагаются на поддонах, в порядке, обеспечивающем быстрый доступ к каждому месту.
• Проверить условия транспортировки. Оцените состояние упаковки, наличие влаги, следов повреждений. Для иммунобиологических препаратов дополнительно проверяются показания термоиндикаторов и терморегистраторов — температура при транспортировке должна строго соответствовать условиям, указанным производителем.
• Сверить количество грузовых мест с документами. Подсчитайте фактическое количество коробок и сравните с данными в сопроводительных накладных.
• Оформить документы о приёмке. Если количество и качество поступивших товаров соответствует указанному в сопроводительных документах, то факт приёмки заверяется штампом приёмки, подписью материально-ответственного лица и печатью аптечной организации. Несовпадения должны быть зафиксированы и уточнены.
• Разместить термолабильные препараты в холодильнике. Препараты, требующие особых температурных условий (от +2 до +8 °C), без задержек переносятся в специально отведённые зоны хранения. Это минимизирует риск потери эффективности препаратов из-за нарушений температурного режима.
• Освободить ЛП от групповой упаковки и рассортировать. Все препараты и сопутствующие товары необходимо распаковать и разложить по наименованиям. Это упростит дальнейшую проверку и внесение в систему.
• Сверить с документами: наименования, дозировки, серии, сроки годности. Сопоставьте каждый препарат с данными в УПД: правильность наименования и формы выпуска, точное количество упаковок, номера серий и сроки годности. Особое внимание — на совпадение серий с документацией. Каждая позиция должна соответствовать УПД.
• Провести контроль препаратов по базе Росздравнадзора. Контроль позволяет своевременно выявить приостановленные или изъятые из обращения лекарства.
• Оценить внешний вид ЛС по показателям «описание», «упаковка». Товар не должен иметь отклонений в органолептических характеристиках. Должна быть целая упаковка с необходимой информацией о препарате (его наименование, серия, производитель, срок годности, способ применения, режим хранения и так далее).
• Проверить наличие и корректность маркировки. Все маркированные лекарственные препараты должны содержать специальный код. При его считывании информация должна корректно отображаться в системе. В случае ошибок — препарат помещается в зону карантина.
• Отсканировать упаковки и внести в систему учёта. Используйте сканер для добавления каждой позиции в базу товарных запасов аптеки. Это важно для точного учёта, отслеживания сроков и корректной работы кассы.
• Разместить товары по местам хранения с учётом требований. Препараты распределяются по полкам, холодильникам, шкафам в соответствии с условиями, указанными в инструкции производителя и надлежащей аптечной практикой. Учитываются температурный режим, защита от света и влаги, особые условия (например, хранение отдельно от пищевых добавок, косметики, агрессивных веществ).

Дополнительные задачи

После того как товар принят, проверен и отсканирован, важнейшим этапом остаётся грамотное распределение препаратов по местам хранения. Это не только вопрос удобства, но и строгого соблюдения санитарных требований, нормативной документации и фармацевтического порядка.

Прежде всего, следует разместить ЛП и БАД раздельно. Лекарственные препараты (ЛП) и биологически активные добавки (БАД) должны храниться в разных шкафах или на разных полках. Это исключает путаницу, особенно при отпуске покупателю, и соответствует требованиям нормативной базы. Визуальное разграничение помогает быстрее находить нужные категории товаров и повышает безопасность при работе с пациентами.

Далее нужно отдельно разместить рецептурные и безрецептурные ЛП. Препараты, отпускаемые по рецепту, обязательно хранятся отдельно от безрецептурных. На шкаф или полку с такими препаратами должна быть нанесена чёткая маркировка: «По рецепту на ЛП». Это облегчает контроль, минимизирует риск ошибки и помогает сотрудникам быстро ориентироваться при отпуске препаратов.

Затем надо распределить ЛП с учётом требований нормативной документации (НД). Все лекарственные средства должны быть размещены в соответствии с указаниями производителя, с учётом:

• физико-химических свойств (например, летучесть, гигроскопичность, светочувствительность),
• фармакологических групп (например, анальгетики, антигистаминные, сердечно-сосудистые),
• способа введения (наружные средства отдельно от инъекционных форм и таблеток).

Отдельно нужно принять и проверить наркотические и психотропные ЛП. Продукция принимается заведующим или уполномоченным лицом. Сопроводительные документы должны содержать точное количество, номер лицензии, разрешение на перевозку. В ходе проверки следует оценить целостность пломб, соответствие серий, сроки годности, наличие индивидуальных упаковок.

Препараты немедленно помещаются в металлический сейф/шкаф с замком в выделенном помещении. Все действия отражаются в Журнале учёта ПКУ (предметно-количественного учёта).

При выявлении расхождений, повреждений, нарушений хранения или подозрительных препаратов — немедленно доложить заведующему аптеки и временно отложить размещение.

Полезные советы и практические нюансы

При большом объёме поставки будет удобнее распределить задачи между двумя сотрудниками: один занимается проверкой документации и серий, другой — физической распаковкой, сортировкой и сканированием. Это ускоряет процесс и снижает вероятность пропустить несоответствие.

Перед началом приёмки и после — обязательно обрабатывайте руки, используйте перчатки при распаковке, особенно если коробки пришли в загрязнённом виде. Поверхности столов в зоне приёмки также должны быть продезинфицированы.

Следите за ротацией с помощью принципа FIFO. Принцип First In — First Out (первое поступило — первое отпускается) должен соблюдаться при размещении товара на полках. Старайтесь не просто поставить новый препарат на свободное место, а переставить старые упаковки ближе к краю, чтобы они ушли в первую очередь.

Используйте цветовые маркеры или наклейки. Цветная маркировка помогает визуально различать:

• термолабильные препараты (например, синие наклейки),
• препараты с ограниченным сроком годности (красные),
• хрупкие товары (жёлтые).

Это особенно удобно при размещении на стеллажах и во время последующего отпуска.

Документы, регламентирующие приёмку и распределение товара

1. ФЗ от 12.04.2010 г. № 61-ФЗ «Об обращении ЛС».
2. ОФС. 1.1.0010 Общая фармакопейная статья. Хранение ЛС. (Государственная фармакопея РФ. XV издание).
3. ОФС. 1.1.0011 Общая фармакопейная статья. Хранение лекарственного растительного сырья и лекарственных растительных препаратов. (Государственная фармакопея РФ. XV издание).
4. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 23.08.2010 г. № 706н «Об утверждении Правил хранения лекарственных средств».
5. Приказ Минздрава РФ от 13.11.1996 г. № 377 «Об утверждении Инструкции по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения».
6. Приказ Минздрава России от 31.08.2016 г. № 646н «Об утверждении Правил надлежащей практики хранения и перевозки ЛП для медицинского применения».
7. Приказ Минздрава России от 31.08.2016 г. № 647н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения».

Стандартные Операционные Процедуры аптечной сети:

1. «Порядок разработки, согласования и обращения рабочих инструкций и стандартных операционных процедур»,
2. «Инструкция по приёмке ЛП и прочих товаров аптечного ассортимента»,
3. «Инструкция по организации хранения ЛП и иных товаров аптечного ассортимента в аптечной организации»,
4. «Порядок работы с маркированными ЛП в аптечной организации»,
5. «Организация работы по учёту ЛП и прочих товаров аптечного ассортимента с ограниченным сроком годности».