Чек-лист для новичка «Что не забыть в первый день на смене?»

Подготовка к смене начинается ещё до входа в аптеку. Очень важно прийти вовремя — лучше за 10–15 минут до начала, чтобы спокойно переодеться, уточнить организационные моменты и без спешки подготовиться к работе. В первый день желательно заранее узнать, кто будет старшим в смене или наставником — это поможет быстрее сориентироваться и получить ответы на возникающие вопросы.

Не забудьте взять с собой сменную обувь и ручку — такие мелочи часто упускают из виду, но они необходимы для комфортной и организованной работы. Также убедитесь, что ваша рабочая форма соответствует требованиям: аккуратный внешний вид — часть профессионального образа фармацевта и важный элемент доверия со стороны посетителей.

Общение с коллегами и роль наставника

• Представьтесь команде. С самого начала установите контакт с коллегами — простое приветствие и готовность к диалогу помогут быстрее стать частью коллектива.
• Уточните, кто сегодня ответственный. Выясните, кто из сотрудников старший в смене, кто может заменить наставника или подсказать в случае ошибки.
• Наблюдайте за работой опытных фармацевтов. Смотрите, как коллеги взаимодействуют с клиентами, оформляют продажу, работают с маркировкой — это ускорит адаптацию к ритму аптеки.
• Просите объяснять алгоритмы действий. Не бойтесь задавать вопросы: как оформляется возврат, сканируется маркировка, консультируют по безрецептурным препаратам и БАДам.

Если не уверены, вернитесь к пошаговым инструкциям и сверяйтесь с ними до тех пор, пока не запомните порядок действий. Повторение — залог уверенности.

Ознакомление с помещением и внутренними регламентами

• Осмотрите основные рабочие зоны. Найдите кассовую зону, склад, холодильное оборудование, сейф, зону карантинного хранения, аптечку первой помощи и санитарный узел.
• Уточните расположение документов и журналов. Выясните, где хранятся журналы кассира-операциониста, температурного контроля, инвентаризации, претензий и служебных записей.
• Найдите инструкции и памятки. Ознакомьтесь с доступными памятками по работе с маркировкой, отпуску ЛП, действиям при спорных ситуациях и алгоритмами консультирования.
• Проверьте расположение справочных материалов. Убедитесь, что у вас под рукой находятся справочники лекарств, инструкции по работе с терминалом, инструкции по маркировке и регламенты для фармспециалистов.
• Узнайте, как оформляются документы. Попросите коллег показать, как правильно заполняются сменные и кассовые журналы, где хранятся бланки и в какой момент оформляются отчёты.
• Запомните ответственных сотрудников. Узнайте, кто отвечает за маркировку, инвентаризацию, оформление актов и взаимодействие с поставщиками.

Осмотр рабочего места

• Проверьте зону обслуживания. Убедитесь, что рабочее место чистое, аккуратное, товары выложены правильно и не мешают работе с покупателями.
• Проверьте наличие справочных материалов. На рабочем месте должны быть памятки, инструкции, алгоритмы консультирования и другая информация, к которой может понадобиться быстрый доступ.
• Убедитесь в исправности оборудования. Проверьте работу кассы (ККТ), сканера штрих‑кодов и банковского терминала. Все устройства должны быть включены и готовы к использованию.
• Проверьте кассовую ленту. Убедитесь, что в кассе и терминале есть бумага для печати чеков, и она правильно заправлена.
• Оцените порядок в кассовом ящике. Разменная монета, купюры и сдача должны быть разложены по номиналам и находиться в достаточном количестве.

Золотые правила адаптации нового сотрудника

Вебинар по теме

Константин Лысенко,
Эксперт компании Solopharm

Открытие кассы

• Авторизуйтесь в системе. Вход в кассовую программу должен быть выполнен под вашей фамилией — это важно для фиксации всех операций и соблюдения отчётности.
• Сверьте остаток денежных средств. Проверьте сумму наличных в кассе: она должна совпадать с данными из предыдущей смены и быть зафиксирована в журнале.
• Проверьте Z-отчёт. Убедитесь, что по итогам прошлой смены снят итоговый Z-отчёт и нет незакрытых операций.
• Заполните журнал кассира-операциониста. Внесите данные о приёме смены, остатке денежных средств и подтвердите всё подписью.

Общение с покупателями

• Приветствуйте и прощайтесь. Клиентоориентированное поведение начинается с элементарной вежливости. Улыбка, приветствие и благодарность — важная часть сервиса.
• Уточняйте назначения. Если клиент просит отпустить препарат без рецепта, не бойтесь задавать уточняющие вопросы — это поможет избежать ошибок и подобрать подходящее средство.
• Применяйте алгоритм ответственного консультирования. При отпуске безрецептурных препаратов помогайте клиенту осознанно подходить к выбору — уточняйте симптомы, продолжительность и противопоказания.
• Соблюдайте правила маркировки. При продаже маркированных препаратов обязательно сканируйте код Data Matrix.
• Уточните способ оплаты. Перед началом расчёта вежливо спросите: «Как будете оплачивать — наличными или картой?»

Работа с чеками и кассой

• Не пробивайте чек до оплаты. Сначала завершите оплату (наличными или по карте), и только потом оформляйте кассовый чек.
• При отмене покупки — отсканируйте маркировку. Если клиент отказывается от товара, важно просканировать код Data Matrix удаляемой позиции перед её возвратом.
• Не выдавайте товар до подтверждения оплаты. Особенно важно при безналичном расчёте — чек терминала «Одобрено» должен быть получен до передачи товара.
• Не убирайте купюры раньше времени. При наличном расчёте держите купюру от клиента на виду до завершения операции — это снижает риск недоразумений.

Фиксация сложных или спорных ситуаций

• Обращайтесь за помощью при сомнениях. Если не уверены в своих действиях — не принимайте решения самостоятельно. Сразу сообщите старшему сотруднику или заведующему аптекой.
• Фиксируйте нестандартные случаи. Записывайте все спорные ситуации: отказы клиентов, проблемы с маркировкой, ошибки в чеке, сбои в терминале, сомнительные купюры — это важно для разбора инцидентов и учёта.

Доброжелательность и спокойствие

В первый рабочий день особенно важно сохранять спокойствие и доброжелательное отношение — и к клиентам, и к коллегам. Даже если вы волнуетесь или неуверенны в себе, старайтесь говорить уверенным и дружелюбным тоном, не теряя внутреннего равновесия. Покупатели чувствуют настроение фармацевта и провизора, и ваша уверенность способна снять напряжение с обеих сторон.

Ошибки могут случиться — это нормально для новичка. Главное — не скрывать их, а спокойно сообщить старшему сотруднику и стремиться понять, как действовать правильно. Вежливое общение, открытость к диалогу и готовность учиться — это то, что ценится в коллективе и помогает быстрее стать частью команды. Улыбка, спокойный голос и внимание к деталям — ваша лучшая поддержка в первый день.

Выводы

• Первый рабочий день следует начинать с организационной подготовки, включая приход заблаговременно, проверку наличия формы, сменной обуви и базовых рабочих принадлежностей, поскольку это снижает риск сбоев на старте смены и позволяет начать работу без спешки.
• Для безопасной адаптации требуется определить ответственного сотрудника смены и наставника, а также заранее согласовать порядок обращения за помощью, чтобы исключить самостоятельные решения в ситуациях, требующих подтверждения.
• Эффективное вхождение в работу обеспечивается наблюдением за действиями опытных сотрудников и регулярной сверкой с пошаговыми инструкциями, так как в первые часы важнее правильность алгоритма, чем скорость обслуживания.
• До начала обслуживания необходимо ориентироваться в инфраструктуре аптеки и в местах хранения ключевых журналов, документов и памяток, поскольку знание расположения регламентов и форм напрямую влияет на соблюдение порядка документирования и снижение операционных ошибок.
• Спорные случаи и любые сомнения в действиях должны фиксироваться и передаваться старшему сотруднику без попыток самостоятельного урегулирования, поскольку документирование инцидентов и соблюдение цепочки ответственности защищают как работника, так и аптечную организацию.