Чек-лист «Процесс начала и конца смены (от открытия аптеки до её закрытия)»

Открытие смены: шаг за шагом к новому дню

Правильное открытие смены — это не просто формальность, а залог организованной, безопасной и продуктивной работы аптеки. Каждый пункт утреннего алгоритма важен для обеспечения порядка, соблюдения нормативов и создания комфортной среды как для сотрудников, так и для посетителей.

Давайте сделаем подробный разбор всех этапов открытия смены:

1. Прийти вовремя — без опозданий. Пунктуальность — профессиональный стандарт. Начало смены обозначено во внутренней документации, а несвоевременный приход может повлиять на график работы всей аптеки. Открытие аптеки — коллективная ответственность, и лучшее, что можно сделать с утра, — быть на месте заранее.
2. Снять сигнализацию и подготовить торговый зал. Отключение охранной сигнализации — первый технический шаг. Следом — включается наружная вывеска (если она световая), открываются жалюзи и включается свет внутри торгового зала. Это визуальный сигнал: аптека готова к работе и открыта для посетителей.
3. Переодеться в чистый халат и сменную обувь. Белый халат — это элемент профессионального имиджа, а также требование санитарных правил. Важно, чтобы он был чистым и аккуратным. Смена обуви обязательна — это помогает сохранять чистоту в помещении и предотвращать занос грязи с улицы.
4. Включить компьютеры и войти в систему. Рабочие компьютеры должны быть активны на кассах и в кабинете заведующей. Фармацевт входит в программу под своим логином и паролем — это обеспечивает индивидуальную фиксацию действий каждого сотрудника в течение смены и соблюдение норм фармацевтического документооборота.
5. Проверить чистоту в зоне приёмки товара. Эта зона должна быть готова к утренним поставкам: убраны все лишние коробки, протёрты поверхности, обеспечен свободный доступ. Поставки часто приходят сразу после открытия, поэтому важно создать условия для быстрой и безопасной приёмки.
6. Включить кондиционер (в жаркий сезон). Комфортная температура в аптеке важна не только для сотрудников и покупателей, но и для хранения ряда препаратов.
7. Проверить и зафиксировать температуру и влажность воздуха. Измерения проводятся при помощи гигрометра. Данные температуры и влажности заносятся в соответствующий журнал. Это — обязательная часть санитарного контроля, особенно при хранении препаратов, чувствительных к окружающей среде.
8. Контроль холодильников. Необходимо убедиться в исправной работе холодильного оборудования: проверяется наличие питания, отсутствие ошибок на дисплее, проводится замер температуры и запись в журнал.
9. Осмотреть аптеку: чистота и порядок. После этого фармацевт обходит торговый зал и подсобные помещения, оценивает состояние витрин, полов, поверхности рабочих мест. Проверяется, не осталось ли ничего после предыдущей смены: упаковки, документы, средства уборки и прочее.
10. Навести порядок на полках. Пыль с витрин и оборудования протирается, упаковки поправляются, пустоты заполняются. Это не только про внешний вид — корректная выкладка влияет на продажи и удобство навигации покупателей.
11. Принять товар от поставщика. При получении поставки необходимо сверить позиции с накладной, проверить сроки годности, убедиться в отсутствии повреждений, проставить печати и подписи, оформить документацию. Товар не просто принимается — он проходит санитарный, юридический и финансовый контроль.
12. Принять инкассацию. Если с утра производится приём инкассации, её необходимо зафиксировать, проверить денежные средства и задокументировать. Это финальный этап подготовки аптеки к началу рабочего дня.

В течение дня контроль кассы и финансовых операций

В течение смены фармацевтический работник обязан регулярно контролировать кассовую дисциплину. Это включает в себя проверку правильности операций, контроль соответствия наличности в кассе и своевременное формирование X-отчётов.

Что важно помнить:

1. Работать под своим логином. Каждая операция должна быть проведена через персональный доступ. Это обеспечивает прозрачность и защищает от ошибок, за которые могут быть ответственны другие сотрудники.
2. Сверять сумму в кассе с системой. После крупных покупок или возвратов желательно проверить соответствие между фактической наличностью и данными в кассовой программе. Это поможет оперативно выявить возможные расхождения.
3. Использовать X-отчёт по мере необходимости. X-отчёт позволяет проверить текущие кассовые итоги в любой момент смены без её закрытия. Это полезно для самоконтроля и быстрой фиксации ошибок.
4. Сообщать о нестыковках сразу. Если замечены финансовые расхождения или подозрительные операции — важно немедленно уведомить заведующего или старшего смены. Быстрая реакция позволяет избежать проблем при итоговой проверке.

Закрытие смены

Завершение смены — это не просто выключение света и уход домой. Это ответственный этап, который требует внимательности, дисциплины и точного соблюдения внутренних процедур. От того, насколько корректно будет закрыта смена, зависит финансовая отчётность, безопасность аптеки и подготовленность к следующему рабочему дню.

1. Вовремя закрыть смену и пересчитать денежные средства. Рабочий день должен завершиться строго по графику. После окончания обслуживания последнего покупателя начинается пересчёт наличности в кассе. Важно сверить фактическое количество денежных средств с внутренними данными — это позволяет выявить недостачу или излишки.
2. Сформировать Z-отчёт и сдать выручку в сейф. На кассе формируется Z-отчёт — итоговый документ по обороту за смену. После его печати выручка и разменные деньги пересчитываются, упаковываются и сдаются в установленном порядке в сейф аптеки.
3. Оформить приходный кассовый ордер (ПКО). Для финансовой отчётности необходимо оформить ПКО — приходный кассовый ордер. На его основании сумма, оставленная в сейфе, отражается в документах.
4. Внести записи в кассовую книгу. В кассовую книгу заносятся данные о выручке, ПКО и итогах смены. Все записи должны быть выполнены аккуратно, без ошибок и с полной расшифровкой.
5. Выключить оборудование и закрыть аптеку. После завершения всех процедур выключаются компьютеры, включается наружная световая вывеска (если предусмотрено), сотрудник снимает халат, переобувается, включается охранная сигнализация, аптека закрывается.