Чек-лист «Выполнение кассовых операций при работе с покупателем, в ходе которых фармацевт принимает от клиентов денежные средства»

Работа с денежными средствами — одна из самых ответственных задач фармацевта. Соблюдение кассовой дисциплины не только повышает доверие покупателей, но и снижает риски ошибок, недостач и конфликтных ситуаций.

Перед началом смены

Перед тем как приступить к обслуживанию покупателей, фармацевт должен подготовить кассовое рабочее место. Любые несоответствия, технические сбои или забытые операции могут привести к ошибкам, за которые придётся отчитываться. Поэтому начало смены требует чёткого выполнения ряда процедур: от проверки денег в кассе до авторизации в системе.

• Проверьте остаток денежных средств в кассе. Убедитесь, что в кассовом ящике находятся остаточные средства с предыдущей смены. Разменная монета должна быть в достаточном количестве. Все суммы должны соответствовать данным из предыдущего Z-отчёта.
• Осмотрите оборудование. Проверьте наличие и исправность кассовой ленты в контрольно-кассовой технике (ККТ) и терминале. Без бумажной ленты чек не напечатается, а это нарушение закона № 54-ФЗ.
• Авторизуйтесь в кассовой системе под своей фамилией. Все действия должны быть закреплены за ответственным сотрудником.

Наличный расчёт с клиентом

Работа с наличными требует от фармацевта особой внимательности. Даже небольшая неточность может привести к конфликту с клиентом, финансовым потерям или ошибкам в отчётности. Особенно важно соблюдать порядок действий при приёме крупных купюр, проверке сдачи и оформлении чека.

• Уточните способ оплаты. Перед оформлением покупки всегда уточняйте: «Как будете оплачивать — наличными или картой?» Это помогает избежать путаницы.
• Озвучьте сумму, полученную от клиента. Приняв оплату наличными, обязательно вслух повторите сумму, которую передал покупатель (например: «Ваша тысяча рублей»). Это поможет избежать недоразумений и продемонстрирует вашу внимательность.
• Проверьте подлинность банкнот. Проверяйте все купюры на подлинность визуально, тактильно и через детектор. Это особенно важно при приеме купюры крупного номинала — есть риск столкнуться с фальшивыми деньгами.
• Разместите купюры на виду. До окончания операции положите полученные деньги на видное место, не убирая их сразу в кассу — особенно если это крупный номинал. Это необходимо на случай, если потребуется сверка или возврат.
• Проверьте чек перед пробитием. Убедитесь, что в чеке выбраны все нужные позиции и указано верное количество упаковок. Только после этого завершайте операцию.
• Пробейте чек и выдайте сдачу. Сначала оформите чек. Затем озвучьте сумму сдачи и передайте её покупателю вместе с чеком. Бумажные купюры и монеты следует выдавать одновременно.

Работа с покупателем — безналичный расчёт

Безналичный расчёт с покупателем — это не только удобно, но и требует строгого соблюдения последовательности действий. Ошибки при проведении транзакции или передаче товара до завершения оплаты могут обернуться убытками для аптеки. Особенно важно учитывать, что операция через терминал может быть отклонена банком, а статус платежа — ошибочно понят или не подтверждён.

• Уточните способ оплаты. Перед началом операции убедитесь, что клиент действительно выбирает оплату банковской картой или через СБП. Это поможет выбрать правильный порядок действий и избежать путаницы на кассе.
• Проведите операцию по банковскому терминалу. Сначала выполните платёж на терминале. Дождитесь завершения операции и появления подтверждения «Одобрено». Не переходите к кассе, пока терминал не напечатает чек.
• Убедитесь, что оплата прошла успешно. Проверяйте статус транзакции на экране терминала и содержимое банковского чека. Бывают случаи, когда операция отклонена банком из‑за недостатка средств или лимитов.
• Не передавайте товар до подтверждения оплаты. Товар и чек не выдаются клиенту до тех пор, пока оплата не будет полностью завершена. Это защищает аптеку от мошеннических схем и технических ошибок.
• Пробейте кассовый чек. После успешной транзакции по терминалу оформите продажу на кассе и распечатайте кассовый чек.
• Выдайте клиенту оба чека. Подайте покупателю два документа: кассовый чек и банковский чек. Вежливо озвучьте факт успешного завершения операции.

Спорные ситуации и мошенничество

Работа с денежными средствами в аптеке требует от сотрудника максимальной концентрации. Несмотря на кажущуюся простоту кассовых операций, именно этот этап может стать уязвимым при возникновении спорных ситуаций или мошеннических действий со стороны клиента. Чтобы избежать финансовых потерь и сохранить репутацию аптеки, необходимо строго следовать регламенту.

Что делать, если покупатель утверждает, что ему не выдали сдачу?

В первую очередь необходимо прекратить все последующие кассовые операции и пригласить заведующую. Это правило позволяет зафиксировать ситуацию в моменте и минимизировать риск эскалации конфликта. Самостоятельные попытки разбирательства или повторной выдачи сдачи могут привести к ошибке и будут нарушением финансовой дисциплины.

Как защититься от поддельных купюр и провокаций?

Крупные и даже мелкие купюры необходимо проверять не только визуально, но и тактильно — через детектор. Особенно важно это при приёме купюр номиналом от 1000 рублей и выше. Некоторые схемы мошенничества основаны на подмене банкнот в процессе расчёта или попытках ввести кассира в заблуждение путём отвлекающих манипуляций. Поэтому важно:

• озвучивать сумму, переданную покупателем;
• не убирать купюру до завершения операции;
• проверить купюру визуально и тактильно;
• вести себя спокойно и уверенно, не поддаваясь на давление.

Опасности при безналичном расчёте

Оплата по карте также может быть связана с мошенничеством. Клиенты могут утверждать, что деньги списались, хотя операция не была одобрена терминалом. Важно помнить: товар и кассовый чек выдаются только после того, как распечатан банковский чек с подтверждением успешной транзакции.

Любые сомнения в статусе платежа должны быть разрешены через терминал или банковскую службу поддержки.

Воровство в аптеке: Как защитить свою аптеку от краж?

Вебинар по теме

Игорь Гавриш,
эксперт компании Solopharm

Завершение смены

В конце рабочей смены важно не просто выключить оборудование и покинуть рабочее место, а провести полный и аккуратный расчёт всех кассовых операций. Этот этап позволяет убедиться, что за день не допущено ошибок, а все действия зафиксированы документально. Правильное завершение смены снижает риск недостач, излишков и упрощает контроль за финансовыми потоками в аптеке.

• Сдайте выручку. Отсортируйте купюры по номиналу, монеты остаются в кассовом ящике.
• Снимите итоговые Z-отчёты. Сформируйте Z-отчёт по ККТ и Z-отчёт по терминалу.
• Сверьте остаток. Сумма в кассе должна соответствовать отчётам. Недостачи и излишки не допускаются.
• Оформите журнал кассира-операциониста. Заполните данные, впишите остаток наличных и сдайте смену.

Выводы

• Кассовые операции в аптеке требуют строгого соблюдения кассовой дисциплины и регламентированной последовательности действий.
• Подготовка рабочего места перед началом смены снижает риск ошибок, недостач и нарушений требований законодательства.
• Все кассовые действия должны выполняться под персональной авторизацией ответственного сотрудника.
• Любые сомнения в статусе оплаты или действия клиента требуют приостановки операции и обращения к заведующему.
• Строгое соблюдение порядка действий снижает риски мошенничества при наличных и безналичных расчётах.
• Корректное завершение смены с формированием Z-отчётов и сверкой остатков обеспечивает прозрачность учёта выручки.
• Использование чек-листа в повседневной работе повышает точность операций, защищает фармацевта и упрощает контроль кассовой дисциплины.