Должностная инструкция заведующего аптекой в 2025-2026 году

В основе успешной работы заведующего выступает выполнение требований должностной инструкции. Перед этим документом лежит основная задача — обеспечение клиентов аптеки безопасными и качественными лекарственными препаратами, медицинскими изделиями и другими товарами аптечного ассортимента.

В качестве основы можно воспользоваться профстандартом: 02.012 «Специалист в области управления фармацевтической деятельностью», но важно внимательно отслеживать на какие законодательные акты он ссылается, так как часть из них уже не действует.

Общие положения должностной инструкции заведующего аптекой

В общей части прописывается информация о требованиях к компетенции и квалификации будущего руководителя. Например, следует указать, что на должности может работать специалист с профильным образованием по направлению «Фармация».

С 1 сентября 2022 года действует Постановление Правительства № 547 от 31.03.2022 «Об утверждении Положения о лицензировании фармацевтической деятельности», которое регламентирует общие требования к сотрудникам аптеки и не предъявляет отдельных требований к руководителю.

Ранее действовало Постановление Правительства РФ от 22 декабря 2011 г. № 1081 «О лицензировании фармацевтической деятельности», в соответствии с которым руководитель аптеки должен быть иметь высшее или среднее фармацевтическое образование и стаж работы по специальности 3 или 5 лет.

Будет полезно зафиксировать информацию о том, каким образом производится назначение сотрудника на должность и его увольнение, кому заведующий будет непосредственно подчиняться. Можно заранее предусмотреть, кто и каким образом будет выполнять обязанности заведующего в случае его отсутствия, например во время болезни или отпуска.

Дополнительно можно отметить особые условия, которые позволяют допустить специалиста к работе. К ним можно отнести обязательное прохождение периодической аккредитации по специальности «Управление и экономика фармации», прохождение предварительных, периодических и внеочередных медицинских осмотров в установленном законодательством порядке.

Требования к знаниям и компетенциям руководителя

В этом пункте более детально фиксируются информация и навыки, которыми должен владеть заведующей. Чтобы как можно более точно передать эти требования, следует заранее определить процессы, за которые отвечает заведующий, и определить список компетенций, необходимых для работы с ними.

Так здесь можно перечислить основные законы, лицензионные требования к аптеке и другие приказы и постановления, которые регламентируют работу в фармацевтической отрасли и системе здравоохранения в целом. Например можно указать требования к базовым знаниям налогового, трудового и административного законодательства, Закона РФ № 2300-1 «О защите прав потребителей», Федерального закона № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», Постановления Правительства № 547 «Об утверждении Положения о лицензировании фармацевтической деятельности» и так далее.

Портрет эффективного руководителя аптеки

Вебинар по теме

Константин Лысенко,
Эксперт компании Solopharm

Можно отдельно вынести наиболее важные компетенции, сформулированные на основе этих нормативно-правовых актов. Например, требование к знанию порядка действий сотрудников аптеки при работе с фальсифицированной, недоброкачественной или контрафактной продукцией. К этой категории можно отнести знание нормативов охраны труда, мер пожарной безопасности и порядка действий при возникновении чрезвычайной ситуации.

Как правило, в этом разделе указываются и требования к заведующему как к менеджеру-управленцу. Например, специалист должен владеть методами управления аптечной организацией, понимать экономическую сторону деятельности аптеки, разбираться в организационных нюансах работы, уметь работать с фармацевтическим менеджментом и маркетингом и так далее.

Будет полезно затронуть финансовые аспекты деятельности аптеки. Например указать требования к знанию порядка проведения закупок лекарственных средств и принципов ценообразования лекарств и других товаров аптечного ассортимента, а также умению осуществлять бухгалтерский, финансовый и статистический учёт. В частности заведующий должен знать актуальные требования к работе с препаратами из списка ЖНВЛП и правила льготного отпуска лекарств, действующие на муниципальном и федеральном уровнях.

В зависимости от функций заведующего в конкретной аптеке, список требований к его знаниям можно расширить.

Должностные обязанности заведующего аптекой

Как показывает практика, раздел обязанностей специалиста является наиболее обширным. В нём следует подробно расписать функции заведующего, которые он обязан выполнять во время работы.

В качестве примера приведём некоторые наиболее распространённые пункты.

Ведение обязательной документации

Заведующий несёт ответственность за надлежащее ведение следующей аптечной документации:

1. Журнал температурного режима и влажности.
2. Журналы инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.
3. Формы учёта и отчётности по наркотическим и сильнодействующим препаратам.
4. Табели учёта рабочего времени, графики отпусков, графики дежурств.
5. Журналы регистрации поступления и реализации лекарственных средств.
6. Документация, связанная с ГИС МДЛП (маркировка, агрегация, отгрузка).

Участие во внутреннем контроле качества и фармнадзоре

Заведующий участвует в организации системы внутреннего контроля качества (ВКК):

1. Проверка соответствия условий хранения установленным нормативам.
2. Контроль за сроками годности и условиями транспортировки ЛС.
3. Ведение процедур возврата, изъятия, утилизации просроченных или недоброкачественных товаров.
4. Реализация мероприятий по фармаконадзору (учёт жалоб на побочные эффекты и их передача в Росздравнадзор).

Организация и контроль закупок

Заведующий может выполнять или координировать:

1. Планирование и анализ товарного ассортимента.
2. Составление заявок поставщикам, контроль поставок.
3. Участие в закупках через электронные торговые площадки.
4. Работа с договорами и оценка соблюдения условий поставщиками.
5. Контроль за списанием, возвратами и утилизацией остатков.

Работа с жалобами и обращениями клиентов

Заведующий отвечает за:

1. Проверку книги жалоб и предложений (в т.ч. в электронном виде).
2. Своевременное реагирование на обращения в срок до 30 дней.
3. Разбор инцидентов с участием персонала.
4. Подготовку официальных письменных ответов.
5. Предупреждение повторных жалоб и контроль клиентского сервиса.

Организация обучения и адаптации сотрудников

Заведующий организует систему повышения квалификации:

1. Формирование индивидуальных образовательных маршрутов.
2. Учёт прохождения курсов и аттестаций.
3. Организация вводного инструктажа и наставничества.
4. Подготовка сотрудников к внешней и внутренней проверке знаний.

В инструкции зачастую фиксируется такая функция, как своевременное информирование персонала о новых приказах, распоряжениях или обновлениях законодательства.

Как правило, требования к повышению личной квалификации также вносятся должностную инструкцию. Например в должностных обязанностях руководителя аптеки можно отметить участие в профессиональных семинарах, конференциях или выставках.

Контролирующие обязанности заведующего

В некоторых аптеках в должностных обязанностях отдельно указываются пункты по обеспечению контроля работы сотрудников в таких направлениях, как:

• организация труда в аптеке;
• правильность ведения графика работы персонала;
• правильность начисления заработной платы;
• обеспечение регулярного повышения квалификации сотрудников;
• своевременное обеспечение аптеки необходимыми товарами;
• хранение лекарств и других товаров аптечного ассортимента;
• хранение и отпуск наркотических лекарств и препаратов с сильнодействующими веществами;
• регулярная инвентаризация;
• ведение документации и отчётности;
• наличие в аптеке исправного оборудования и необходимого инвентаря.

Права заведующего аптекой

При подготовке должностной инструкции важно не забывать раздел про права руководителя. Он помогает заранее определить границы полномочий заведующего аптекой.

Как правило, в этом разделе отмечается право заведующего принимать решения и действовать от имени аптечной организации. В частности это право распространяется на взаимоотношения с другими юридическими лицами или органами государственной или муниципальной власти.

Помимо этого заведующий должен иметь возможность подписывать официальные документы в рамках своей компетенции. К таким документам можно отнести различные внутренние акты, договоры с подрядчиками или поставщиками и так далее.

Дополнительно следует прописать право заведующего запрашивать у сотрудников аптеки необходимые документы или сведения, а также давать им трудовые указания, обязательные для исполнения.

В зависимости от структуры аптеки, в этом разделе следует прописать право заведующего на внесение на рассмотрение директора организации или самостоятельное принятие решений о назначении или увольнении сотрудников, поощрении или наложении взысканий.

Ответственность руководителя

Помимо прав, заведующий аптеки имеет и персональную ответственность за качество своей работы. В этом блоке необходимо прописать ключевые ситуации, которые могут послужить причиной для привлечения руководителя аптеки к ответственности, а также указать её рамки. Приведём несколько примеров:

• за причинение материального ущерба — в рамках, определённых гражданским и трудовым законодательством РФ;
• за совершение правонарушений во время осуществления своей деятельности — в рамках, определённых административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
• за причинение вреда здоровью человека — в рамках, определённых уголовным и гражданским законодательством РФ;
• за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией — в рамках, определённых трудовым законодательством РФ.

Условия работы

В разделе «Условия работы» фиксируются организационные и кадровые особенности, определяющие формат трудовой деятельности заведующего аптекой. Эти положения позволяют избежать недопониманий между работодателем и сотрудником, а также служат основой для соблюдения трудового законодательства.

Режим работы заведующего аптекой устанавливается на основании Правил внутреннего трудового распорядка, действующих в аптечной организации. В документе следует указать продолжительность рабочей недели (пятидневная, шестидневная), наличие сменной работы (при необходимости), а также регламент начала и окончания рабочего дня.

Если специфика деятельности аптеки или вышестоящей организации предполагает участие заведующего в выездных мероприятиях, совещаниях, семинарах, проверках или аудитах, необходимо указать возможность направления в служебные командировки. Также фиксируется порядок их оформления, согласования и компенсации в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

В случае если заведующему может быть предоставлен служебный транспорт (например, для доставки документов, контроля работы аптек в филиальной сети и др.), данный момент должен быть отражён в разделе с описанием правил выделения служебного автотранспорта или пользования личным автомобилем в служебных целях.

При необходимости в разделе могут быть зафиксированы другие аспекты трудовой деятельности, включая:

• особенности работы в выходные и праздничные дни;
• возможность работы в дежурном режиме;
• участие в внеплановых инвентаризациях;
• порядок привлечения к сверхурочной работе.

Дополнительный отпуск может предоставляться в случаях, предусмотренных законодательством (например, за вредные условия труда или работу в районах Крайнего Севера), либо по внутренним решениям организации. В инструкции указывается основание, порядок и продолжительность такого отпуска, а также механизм его документального оформления.

Выводы

• Заведующий аптекой — ключевой специалист, от которого зависит эффективность работы аптечной организации.
• В компетенции заведующего входит организация труда, руководство сотрудниками, подготовка финансового плана, анализ показателей и другие функции.
• Заведующий аптекой должен соответствовать квалификационным требованиям и пройти медицинские осмотры.
• В инструкции отражаются процедура назначения и увольнения, назначение заместителя на время отсутствия заведующего.
• Заведующий имеет право принимать решения, действовать от имени аптечной организации и подписывать официальные документы.
• Ответственность заведующего аптекой регулируется трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ.