Недостача, излишки и пересортица в аптеке — что делать?

Почему возникают проблемы с товарными остатками?

Казалось бы, почти полная автоматизация всех процессов продажи медикаментов должна исключить подобные ситуации, но от этого не застрахован ни один даже самый честный и ответственный сотрудник.  

Что такое недостача в аптеке? Это отсутствие денежных и материальных средств, которое было обнаружено в ходе проверки, например инвентаризации.

Итак, откуда берется пересортица в аптеке и в чем причины несоответствия?

1. Ошибки при приемке товара. Процесс приемки автоматизирован частично. Даже при считывании штрих-кода каждой упаковки сотрудник аптеки может ошибиться — например, при пересчете количества упаковок. Особенно часто такая ситуация возникает при приемке блистерных товарных позиций, если в аптеку они поступают в больших количествах. С введением маркировки эта проблема должна разрешиться, так как аптекам будет необходимо сканировать каждую упаковку.
2. Недочеты работы складской программы учета. Технический фактор также может играть свою роль — при считывании штрих-кода при приемке или при отпуске товара клиенту. Программа может неверно произвести списание или учет товарной позиции.
3. Человеческий фактор. Это наиболее распространенная причина пересортиц, излишков и недостачи. Почему?
   • делимые упаковки — при отпуске только части упаковки (например, саше с противопростудными препаратами) сотрудник аптеки может неправильно ввести «долю» упаковки при продаже, или ошибиться в количестве
   • похожие упаковки — например, у перевязочных материалов, или препаратов, дизайн упаковок которых схож друг с другом
   • халатность при пересчете товара, который обычно отпускается в большом количестве (гематогенки, перевязочные материалы, блистерные упаковки и т.д.)
4. Кражи. К счастью, это встречается редко. Чаще всего это происходит в аптеках с открытой выкладкой, где пренебрегают муляжами препаратов и выставляют настоящие лекарственные средства. Воровство может встречаться как со стороны покупателей, так и со стороны самих сотрудников.

В целом, воровство обычно незначительно влияет на пересортицу. В группу риска входят аптеки, где на витрину выставляются не пустые коробки, а заполненные медикаментами. Встречаются также случаи воровства среди сотрудников, такие моменты должны строго пресекаться руководством.

Как аптека должна поступить?

В настоящее время «свести» излишки с недостачей в аптеке практически невозможно — все данные о реализации по закону сразу же поступают в Федеральную Налоговую Службу. Аптечная организация заинтересована в том, чтобы максимально четко вести учет движения препаратов.

Что делать и какие меры может предпринять аптека?

1. Разработать СОПы с тщательно прописанными последовательностями действий для работы с товаром: на стадии приемки, сортировки, реализации;
2. При приемке перепроверять серии каждой упаковки товара;
3. Обеспечить хранение поступающего товара по партиям — допустить пересорт товара по серии будет сложнее;
4. Обеспечить своевременное обновление программного обеспечения учета товародвижения в аптеке — порядок в этом вопросе позволит избежать технических ошибок;
5. Соблюдать гигиену труда сотрудников, работающих за первым столом — большинство ошибок возникает из-за усталости и невнимательности сотрудника.

В случае, если несоответствие товара уже обнаружено, необходимо выяснить, на каком этапе и кто из сотрудников это допустил. Порядок погашения недостачи в аптеке предполагает, что обычно это проводит сам сотрудник — в соответствии с договором о материальной ответственности. В случае, если установить виновного невозможно, материальную ответственность несут все сотрудники. Объяснительную по недостаче в аптеке должен писать весь коллектив.

Если в аптечной организации при инвентаризации выявлены недостачи, излишки и пересортица, не следует волноваться, винить себя или коллег. Все сотрудники должны сделать выводы и продолжать работу, стараясь не допускать повторения ситуации. Фармацевты и провизоры должны быть внимательнее, лишний раз рекомендуется все проверить. Следует избегать эмоциональных перегрузок, волнений.