Приём товара в аптеке и работа приёмщика товара

Задачей специалиста, отвечающего за приёмку товара в аптеке, является контроль за поступлением товаров аптечного ассортимента надлежащего качества, соответствующих условиям договора поставки и сопроводительной документации, а также своевременное выявление продукции с признаками несоответствия, включая порчу, повреждения упаковки, нарушения маркировки или расхождение данных в МДЛП.

Приёмочный контроль проводится в соответствии с:

1. Федеральным законом от 12 апреля 2010 г. № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств».
2. Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 29 апреля 2025 г. № 259н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения».
3. Приказом Министерства здравоохранения РФ от 22 мая 2023 г. № 249н «Об утверждении правил изготовления и отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения аптечными организациями, имеющими лицензию на фармацевтическую деятельность».
4. Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 29 апреля 2025 г. № 260н «Об утверждении правил хранения лекарственных средств для медицинского применения».

Правильная организация процесса приёмки обеспечивает соблюдение требований законодательства, корректную работу с системой мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП), минимизирует риски претензионной деятельности и упрощает взаимодействие с поставщиками.

Задачи приёмочного контроля

Приёмочный контроль в аптеке заключается в проверке поступающих лекарственных препаратов на соответствие установленным требованиям по ключевым показателям. Контроль охватывает охватывает проверку лекарственных средств по показателям: «Описание», «Упаковка», «Маркировка», а также анализ правильного оформления сопроводительных документов.

Такая проверка позволяет подтвердить подлинность и качество продукции, выявить возможные нарушения до допуска препарата к обращению и обеспечить соблюдение нормативных требований.

Приёмочный контроль является обязательной процедурой для всех товаров аптечного ассортимента независимо от уровня доверия к поставщику, поскольку позволяет исключить риск поступления в продажу недоброкачественных, фальсифицированных или контрафактных лекарственных препаратов.

Проверка проводится при любой форме поставки — с бумажными документами или системой электронного документооборота, а также при работе с маркированными препаратами в системе МДЛП.

Кто может работать с приёмкой аптечных товаров?

Ответственность за приёмочный контроль несёт материально ответственное лицо и (или) приёмочная комиссия, назначенные приказом руководителя аптечной организации. В состав комиссии, как правило, входят фармацевтические работники (провизоры, фармацевты), обладающие необходимой квалификацией для оценки соответствия поступивших лекарственных препаратов и правильного оформления сопроводительных документов.

В небольших аптеках приёмку чаще всего осуществляет заведующий аптекой или фармацевт первого стола. В крупных аптечных сетях может быть предусмотрена отдельная должность приёмщика товаров аптечного ассортимента.

Юридически значимые операции при приёмке — проверка маркировки, качества упаковки, сопроводительных документов, соответствия данных в МДЛП, оформление актов расхождений и подписание накладных — выполняют только уполномоченные фармацевтические работники.

Вспомогательный персонал или студенты могут участвовать в технических этапах приёмки (разгрузка товара, доставка в зону приёмки, первичное пересчитывание коробок), однако не вправе принимать решения о качестве товара и подписывать документы приёмочного контроля.

В соответствии с Приказом Министерства здравоохранения РФ № 259н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения» в аптеке должна быть создана приёмочная комиссия, члены которой обязаны знать требования нормативной документации, порядок работы с сопроводительными документами и системой мониторинга движения лекарственных препаратов.

Обязательные журналы в аптеке и правила их ведения

Вебинар по теме

Вячеслав Глухов,
эксперт проекта "Комьюнити" IQ Provision

Зона приёмки в аптеке

Поступившие от поставщиков товары подлежат обязательному оприходованию и приёмочному контролю в специально выделенной зоне — зоне приёмки. Здесь осуществляется сверка данных товарно-транспортных документов, пересчёт транспортных мест (ящиков, коробок, палет), визуальная оценка состояния упаковки и первичная проверка маркировки товаров аптечного ассортимента.

Зона приёмки должна быть обособлена от торгового зала и других функциональных помещений, что обеспечивает порядок работы и исключает риск смешивания товаров до завершения приёмочного контроля. В соответствии с требованиями Правил хранения лекарственных средств (приказ Минздрава РФ № 260н от 29.04.2025) зона приёмки должна обеспечивать возможность соблюдения условий хранения, предусмотренных производителем, включая контроль температуры и влажности для термолабильных и чувствительных препаратов.

Для лекарственных средств, требующих поддержания «холодовой цепи», при приёмке необходимо фиксировать соблюдение температурного режима на всём этапе транспортировки — с использованием термодатчиков, регистрационных листов или показаний термоконтейнера, при наличии соответствующей отметки в сопроводительных документах.

Карантинная зона

В зоне приёмки должна быть обустроена специализированная зона карантинного хранения. Её предназначение — временная изоляция товаров, имеющих признаки несоответствия, а также тех, в отношении которых возникли сомнения качестве или комплектности. К таким случаям относятся:

• отсутствие или несоответствие сопроводительной документации;
• повреждение потребительской или транспортной упаковки;
• несоответствие данных по сериям, срокам годности, количеству;
• нарушения в отметках МДЛП или невозможность сканирования кода;
• выявленные температурные нарушения при доставке.

Помещённая в карантин продукция изолируется и снимается с обращения. Её хранение осуществляется обособленно до окончательного решения комиссии, которое определяет её дальнейшую судьбу — возврат поставщику в рамках договорных обязательств или передачу на экспертизу качества.

Правила приёмки товара. О чём нужно помнить?

Приёмка лекарственных препаратов и товаров аптечного ассортимента проводится в соответствии с требованиями Федерального закона № 61-ФЗ и Правил надлежащей аптечной практики, утверждённых приказом Минздрава России № 259н от 29.04.2025.

В процессе приёмочного контроля проверяются сопроводительные документы, соответствие маркировки законодательным требованиям, качество упаковки и условия транспортировки, а также корректность сведений в системе мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП).

Алгоритм приёмки товара в аптеке

1. Проверка сопроводительной документации:

• товарно-транспортные документы (накладная, счёт-фактура);
• документы, подтверждающие качество;
• наличие протокола согласования цен для препаратов из перечня ЖНВЛП;
• проверка наличия ЭЦП при электронном документообороте.

2. Сверка количества мест:

• пересчёт транспортной тары (ящики, коробки);
• сверка фактического количества с данными накладной и штрих-кодами грузовых мест.

3. Контроль температурного режима:

• проверка соблюдения «холодовой цепи» для термолабильных препаратов — регистрационные листы, термодатчики, отметки логгеров;
• контроль и фиксация температурных показаний при поступлении.

4. Осмотр упаковки и внешнего состояния товара:

• контроль целостности упаковки;
• отсутствие признаков вскрытия, повреждений, протечек, деформаций.

5. Приёмочный контроль каждой единицы товара:

• проверка маркировки первичной и вторичной упаковки;
• проверка серии и срока годности по накладным и фактическим данным;
• проверка соответствия сериализации и маркировки, наличие считываемого DataMatrix-кода;
• сканирование каждой потребительской упаковки в системе МДЛП из одной накладной;
• фиксация результатов приёмки в учётной системе.

6. Оформление документов:

• подтверждение приёмки в ЭДО или на бумажных документах (факт приёмки заверяется штампом приёмки, подписью материально-ответственного лица и печатью аптечной организации);
• оформление акта расхождений при выявлении несоответствий (Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей);
• перенос сомнительных товаров в карантинную зону.

7. Результаты приёмочного контроля:

• результаты приёмочного контроля должны быть зафиксированы в Журнале результатов приёмочного контроля;
• факт приёмки товара отражается в государственной системе мониторинга движения лекарственных препаратов (ГИС МДЛП);
• факт приёмки товара отражается в государственной информационной системе мониторинга товаров (ГИС МТ);
• при необходимости (например,если товар ИЛП или ПКУ) результаты приёмочного контроля необходимо занести в соответствующие журналы.

8. Размещение товара по местам хранения:

• разместить принятый товар, в котором нет качественных и количественных несоответствий, на хранение с учётом его физико-химических свойств, требований к условиям, режиму хранения особых групп лекарственных средств.

Результаты приёмочного контроля фиксируются в журнале регистрации приёмочного контроля, который ведётся в бумажной или электронной форме и является частью системы качества аптечной организации. Форма журнала утверждается СОП, действующими в аптеке.

Рекомендуемые поля журнала:

1. дата и время проведения приёмки;
2. источник поставки;
3. выявленные несоответствия и расхождения;
4. основания для возврата или карантина;
5. принятые меры и номер оформленного акта;
6. данные и подпись ответственного лица.

Записи в журнале должны обеспечивать возможность проследить путь каждой партии лекарственных препаратов и действия, выполненные при возникновении несоответствий.

Что происходит при обнаружении несоответствия в ходе приёмочного контроля?

Порядок действий при выявлении несоответствий в ходе приёмочного контроля установлен Правилами надлежащей аптечной практики. Если в процессе приёмки выявлено расхождение между фактическими данными и сопроводительными документами, либо признаки ненадлежащего качества продукции, необходимо немедленно приостановить ввод товара в оборот и принять меры по предотвращению его использования.

К несоответствиям относятся:

• расхождение количества мест или единиц товара;
• отличие серий или сроков годности от указанных в накладной;
• повреждение транспортной или потребительской упаковки (бой, порча, следы вскрытия);
• отсутствие или некорректность сопроводительной документации и данных МДЛП;
• невозможность сканирования кода маркировки;
• нарушение температурного режима при доставке.

При обнаружении несоответствий создаётся акт, который оформляется приёмочной комиссией или материально ответственным лицом. В качестве основания используется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей.

Указанный акт является основанием для предъявления претензии поставщику и решения вопроса о возврате товара или его замене.

В выявленных случаях:

• продукция помещается в зону карантинного хранения, где исключается её использование до окончательного решения;
• при наличии записи в МДЛП ввод в оборот блокируется до устранения расхождений;
• если выявлены признаки фальсифицированного, контрафактного или недоброкачественного препарата, аптечная организация обязана уведомить Росздравнадзор в установленном порядке.

Выводы

• Приёмочный контроль — обязательный этап, который позволяет не допустить в аптечный ассортимент недоброкачественные, фальсифицированные и контрафактные лекарственные препараты.
• Ответственность за приёмку товара несут материально ответственное лицо и приёмочная комиссия, в состав которой входят уполномоченные фармацевтические работники.
• Все юридически значимые действия при приёмке (проверка маркировки, документов, данных МДЛП, оформление актов) вправе выполнять только квалифицированные специалисты, а не вспомогательный персонал.
• Зона приёмки должна быть обособлена и обеспечивать условия, соответствующие требованиям к хранению, включая соблюдение «холодовой цепи» для термолабильных препаратов.
• Алгоритм приёмки включает проверку сопроводительных документов, условий транспортировки, целостности упаковки, корректности маркировки, сроков годности, серий и данных в МДЛП.
• Результаты приёмочного контроля фиксируются в журнале установленной формы и в государственных информационных системах (ГИС МДЛП, ГИС МТ), обеспечивая прослеживаемость каждой партии.
• Правильная организация приёмки товара снижает риски претензий со стороны контролирующих органов и поставщиков и является ключевым элементом системы качества аптечной организации.