Основные экономические показатели деятельности аптечных организаций

Для чего нужны показатели эффективности работы аптеки?

Набор сведений о результатах деятельности организации называется показателями ее экономической эффективности. Они дают понять, насколько менеджмент и экономика фарморганизации устойчивы и конкурентоспособны, позволяют планировать и прогнозировать дальнейшую работу, разрабатывать конкурентную стратегию.

Не все руководители предпочитают строить план работы аптеки на основе показателей экономической эффективности. Некоторые полагаются на личный управленческий опыт, другие на интуицию. Но только точный расчет поможет выстроить обоснованную стратегию развития и привести к устойчивой положительной динамике.

Основные экономические показатели деятельности аптеки

Теоретических подходов к определению показателей эффективности работы фармацевтических организаций много. Каждый руководитель сам выбирает, на какие данные ему опираться, а какими можно пренебречь. Поэтому показатели, которые опишем ниже, не являются исчерпывающими. В зависимости от специфики своего бизнеса заведующий может использовать их все, выборочно или дополнить список.

Товарооборот аптеки как показатель эффективности её работы

Товарооборот или объём реализации — это объём продажи товаров и оказания услуг за определённый период в денежном эквиваленте.

Он показывает масштаб деятельности аптеки, её денежную выручку, размер расходов покупателей на аптечные товары и услуги. Используется следующая формула для расчета товарооборота:

Товарооборот может быть:

• оптовым, когда аптечная организация продает товары другим предприятиям или, например, лечебно-профилактическим учреждениям;
• розничным — отпуск товара покупателям для личного, домашнего пользования.

Изучение товарооборота — длительное и кропотливое исследование. Нужно проанализировать его структуру, то есть категории проданных товаров, какие факторы и каким образом на него влияют. Например, объем розничных продаж может меняться под воздействием дохода населения, сезонности заболеваний, рекламы, динамики цен, использования дисконтных программ и прочих факторов.

Результатом анализа становится план мероприятий по увеличению объема продаж. В нем обязательно должны быть отражены не только ожидаемые данные, но и резервы, которые понадобятся для их достижения.

Секреты успешных продаж

Вебинар по теме

Надежда Пономарева,
Эксперт компании Solopharm

Валовый доход, валовая прибыль, издержки и чистая прибыль

Все препараты для продажи в аптеке закупают по оптовым ценам, а отпускают — по розничным. Разница между этими двумя видами стоимости и является валовым доходом, или, по-другому, торговым наложением. Валовый доход — источник для покрытия издержек обращения и формирования чистой прибыли.

К издержкам обращения относятся любые материальные, финансовые и трудовые ресурсы, которые нужны, чтобы торговая точка функционировала. Это могут быть:

• транспортные расходы при покупке медикаментов у производителя;
• затраты на оплату труда;
• отчисления на социальные нужды — единый социальный налог, взносы на обязательное пенсионное страхование и социальное страхование от несчастных случаев на производстве;
• расходы на аренду и ремонт помещения;
• оплата кредита и процентов по нему, если руководитель брал его для открытия или ведения бизнеса;
• расходы на рекламу.

Если за определенный период времени валовый доход превышает издержки обращения, можно сказать, что аптека получила прибыль от реализации товаров. Если к ней добавить доходы от других видов деятельности, получится валовая прибыль аптеки, то есть конечный финансовый результат ее работы.

Из валовой прибыли вычитают налоговые вычеты и определяют чистую прибыль. Это та сумма, которая по итогу остается в распоряжении руководства.

Объём и учёт товарных запасов в аптеке

Товарные запасы — сложный показатель эффективности, так как в нём содержится противоречие. С одной стороны, при увеличении товарооборота запасы сокращаются. С другой — при увеличении продаж они должны пополняться. Поэтому существуют разные методы планирования запаса:

• опытно-статистический;
• экономико-математический;
• технико-экономические расчеты.

Рассмотрим опытно-статистический подход к планированию аптечных товарных запасов. Он реализуется в два этапа.

Определить норматив товарных запасов в днях.

Для этого надо рассчитать товарооборачиваемость за несколько лет, то есть проанализировать, за сколько дней или с какой скоростью реализуются запасы. Далее изучить динамику товарооборачиваемости и определить оптимальное время реализации запасов для планируемого периода.

Рассчитать в ценах закупки плановую сумму запасов.

Сначала определяется величина однодневной реализации запасов для квартала, когда планируется максимальный товарооборот. Полученная величина умножается на норматив товарных запасов в днях. Нужный показатель найден.

Планирование будет эффективным, если обеспечит неснижаемый товарный запас. То есть в отпуске медикаментов покупателям не будет перебоев.

KPI-ориентированный подход к оценке эффективности аптеки

Современные аптечные организации всё чаще строят работу не только на общих экономических показателях, но и на ключевых показателях эффективности (KPI). Эти метрики позволяют оценивать результативность сотрудников, подразделений и бизнес-процессов в режиме реального времени, оперативно выявлять слабые места и принимать обоснованные управленческие решения.

Разберём примеры KPI, которые применяются в аптечной практике.

1. Средний чек — отношение общего объёма выручки к числу покупок. Рост этого показателя может свидетельствовать о высоком уровне консультационной работы и грамотной выкладке товара.
2. Выручка на одного сотрудника — помогает оценить продуктивность фармацевтов и провизоров, особенно в сетевых аптеках с большой численностью персонала.
3. Выручка на квадратный метр торгового зала — один из ключевых KPI в ритейле. Позволяет понять, насколько эффективно используется торговая площадь.
4. Процент выполнения плана продаж — отражает реализацию целевых показателей по выручке и определённым товарным группам. Используется в мотивации персонала.
5. Оборачиваемость товарных запасов — количество дней, за которое реализуется текущий товарный запас. Высокая оборачиваемость указывает на грамотное управление ассортиментом и логистикой.
6. Уровень списаний — показывает, какая часть товаров не была реализована по причине истечения срока годности или повреждения упаковки. Снижение этого показателя означает высокую точность прогнозирования спроса.

Цифровизация аналитики в аптечном бизнесе

Современный аптечный рынок требует от управляющих аптек оперативного анализа и гибкого реагирования на изменения, а для этого всё чаще применяются цифровые инструменты аналитики. Они помогают быстро получать актуальные данные, визуализировать ключевые показатели и принимать обоснованные решения.

В условиях российского рынка наиболее востребован ряд инструментом, разберём его подробнее.

1С:Аптека, 1С:Розница, 1С:Управление торговлей — одни из самых популярных решений, поддерживающие:

• учёт товарооборота и остатков;
• автоматизированное формирование заказов;
• анализ реализации по товарным группам;
• контроль сроков годности;
• отчётность по стандартам Росздравнадзора.

В связке с модулем 1С:BI или внешними аналитическими платформами возможна интеграция данных для визуализации KPI и экономических показателей.

Контур.Маркет и МойСклад — облачные системы подходят как для аптек, так и для фармацевтических дистрибьюторов. Основные функции:

• автоматизация документооборота;
• планирование закупок;
• отчёты по продажам, списаниям, рентабельности;
• синхронизация с онлайн-кассами и ЕГАИС.

QlikView/Qlik Sense (с локальной установкой) — BI-платформы активно используются крупными аптечными сетями. Они позволяют:

• объединять данные из разных источников (1С, CRM, кассы, бонусные программы);
• строить интерактивные панели с фильтрами по времени, товарным группам, филиалам;
• настраивать автоматические отчёты по KPI и отклонениям от планов.

Power BI (с локальной обработкой данных) — Microsoft Power BI доступен в России для внутреннего применения при условии работы через собственные серверы. Применяется для:

• визуализации экономических показателей;
• построения прогностических моделей (сезонность, спрос);
• анализа работы персонала и программ лояльности.

Специализированные аптечные CRM и модули лояльности — ряд сетей внедряют собственные или адаптированные CRM-системы, интегрированные с фронт-офисом. Они позволяют:

• анализировать поведение клиентов;
• оценивать эффективность промоакций;
• рассчитывать персонализированные предложения.

Модули для контроля выполнения KPI — многие современные системы (в том числе на базе 1С или облачных платформ) позволяют:

• автоматически отслеживать ключевые показатели;
• получать уведомления о снижении оборачиваемости, росте списаний, изменении среднего чека;
• быстро реагировать на нестабильность показателей.

Подведём итог

Выделяют шесть показателей эффективности работы аптеки:

• товарооборот;
• валовый доход;
• расходы и издержки;
• валовая прибыль;
• чистая прибыль;
• товарные запасы.

По своему усмотрению руководство аптеки может расширить список и использовать другие данные, чтобы проверить рентабельность организации. Чем подробнее будет анализ, тем легче спланировать работу аптеки и выбрать стратегию развития.