Работа с поставщиками препаратов

Клиенты аптеки видят только внешнюю сторону ее работы — продажу лекарственных препаратов. Но для того, чтобы реализовать товар, его необходимо закупить.

Работа с поставщиками лекарственных препаратов в аптеке — одна из самых важных сторон организации процессов внутри компании.

Почему важно выбрать «того самого» поставщика?

Сделав «правильный» выбор поставщика, аптечная организация обеспечивает себе бесперебойное поступление качественного товара по возможно минимальным ценам. Это значит, что она закрывает потребность в товаре в нужном количестве, эффективно планирует свою деятельность, получает прибыль, оставляет у клиента положительное впечатление.

Обычно аптечное предприятие работает с несколькими партнерами одновременно, принимая во внимание такие факторы как время доставки, сумма минимального заказа, ширина ассортимента, цены на товар. Таким образом аптека формирует заказ на потребность в товаре максимально эффективным способом.

Иногда аптеке необходимо расширить список партнеров по тем же причинам. Это поможет избежать перебоев в поставках, уменьшить количество отказов клиентам и приобрести фармацевтическую продукцию по наиболее выгодной цене.

Этапы процедуры выбора поставщика

Безусловно, это важный пункт в планировании деятельности для аптеки. Чтобы облегчить себе задачу, процедуру подбора необходимо разделить на несколько этапов, регулирующих порядок отбора и оценки поставщиков:

1. Сбор информации о существующих и потенциальных поставщиках.
2. Определение основных критериев выбора поставщика и его оценки.
3. Оценка предложений по выбранным критериям.
4. Составление рейтинга и выбор будущего партнера.

1) На этапе сбора информации аптечная организация может воспользоваться несколькими источниками — медиа-источниками и материалами от самого поставщика.

Медиа-источниками могут стать профессиональные издания (журналы, газеты), специализированные каталоги, выставки, торговые или медицинские представители. У самого поставщика необходимо запросить действующие лицензии на оптовую торговлю и перевозку, документацию, подтверждающую качество товаров (протоколы ЖНВЛП). Можно проверить его репутацию на наличие отзывов об обороте лекарственных препаратов с нарушением законодательства или их доброкачественности.

2) На этапе выбора критериев оценки аптека должна определить для себя, что важно для налаживания взаимодействия. В большинстве случаев наиболее важными факторами являются:

• ширина ассортимента
• ценовая политика
• кратность и минимальная сумма поставки
• способ и организация расчетов
• возможность отсрочки
• процесс товародвижения.

Однако, каждая компания может определять свои собственные критерии выбора — например, деловая этика, наличие акций, состояние транспорта, наличие определенных товарных позиций и так далее.

3) На этапе оценки по выбранным критериям аптека выставляет условное число баллов, которое партнер «набрал» по каждому критерию. В результате каждому поставщику соответствует определенная сумма, которая будет фактором его размещения в общем рейтинге.

4) Собранная информация позволяет составить рейтинг поставщиков, который показывает распределение потенциальных партнеров по заданным параметрам.

Условно можно выделить несколько категорий, например, такие:

• потенциальный партнер набрал >90 баллов из 100 — одобрен к сотрудничеству;
• потенциальный партнер набрал >70 баллов, но <90 — сотрудничество возможно, но требует уточнений и переговоров;
• потенциальный партнер набрал <70 баллов — сотрудничество невыгодно.

Таким методом аптека выбирает наиболее подходящего поставщика или дистрибьютора для взаимодействия.

Заключение договора

Финальным этапом выбора поставщика в аптеку станет заключение и подписание договора поставки. В договоре отражаются условия взаимодействия между организациями.

Чаще всего в договоре прописываются условия оплаты, отсрочки, доставки, минимальный остаточный срок годности лекарственных средств. В нем указывается порядок оформления заказов, порядок оформления и обработки претензий по качеству и возврату товара, алгоритм действий в случае непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров. Прописываются и действия, принимаемые в случае невыполнения данных условий или обязательств.

Обычно договор с поставщиком товаров аптечного ассортимента оформляют сроком на 1 год с условием его пролонгации при отсутствия запроса разорвать договор.

Подводя итоги...

Аналитический подход к выбору партнера на фармацевтическом рынке — это надежный инструмент для организации и планирования работ любой аптечной организации. Правильно задав критерии и оценив потенциального партнера, аптека обеспечивает себе взаимовыгодное сотрудничество, наличие нужного товара в ассортименте, необходимый запас и возможность получить максимальную прибыль.