Журналы в аптечной организации

Ранее основные особенности ведения журналов были подробно расписаны в Приказе Министерства здравоохранения РФ № 647н. С 1 сентября 2025 года вместо него вступает в силу Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 29 апреля 2025 г. № 259н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения».

Также информацию о работе с журналами можно найти в Постановлении Правительства РФ от 28 октября 2021 г. № 1846 «О представлении сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ ..».

Виды журналов

Журналы для аптек могут быть обязательными, специфическими и необязательными. Рассмотрим их особенности подробнее:

• Обязательные журналы для аптечной организации. Это необходимые документы, которые нужны в каждой аптеке. Правила надлежащей аптечной практики это жёстко регламентируют;
• Специфические журналы для аптечной организации. Это специфические журналы для аптек, которые работают с определёнными условиями. Например, отпускают рецептурные препараты или работают с льготными категориями покупателей;
• Необязательные журналы для аптечной организации. Это дополнительные журналы, которые облегчают работу сотрудников в аптечном пункте или аптеке. Заполнение и оформление журналов этой группы ведётся исходя из потребностей организации.

«Правила надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения» определяют стандартную группу журналов, помогающих аптеке качественно выполнять свои функции.

Охрана труда в аптечной организации

• журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда;
• журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
• журнал учёта инструктажей по пожарной безопасности;
• журнал регистрации инструктажа по электробезопасности.

Регистрация распоряжений и приказов

• журнал регистрации приказов (распоряжений) по предприятию,
• журнал учёта проверок юридического лица или ИП органами государственного или муниципального контроля (надзора).

Хранение товаров аптечного ассортимента

• журнал ежедневной регистрации параметров температуры и влажности в помещениях для хранения лекарственных препаратов, медицинских изделий и биологически активных добавок;
• журнал периодической регистрации температуры внутри холодильного оборудования.

Движение и учёт ЛП

• журнал регистрации результатов приёмочного контроля;
• минимальный ассортимент лекарственных препаратов, необходимых для оказания медицинской помощи, отсутствующими на момент обращения покупателя;
• журнал учёта лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности;
• журнал учёта дефектуры;
• лабораторно-фасовочный журнал;
• журнал учёта рецептов, находившихся (находящихся) на отсроченном обслуживании (при наличии);
• журнал учёта поступления и расхода вакцин (при наличии).

Движение и учёт ПКУ, наркотических и психотропных препаратов

• журнал учёта операций, связанных с обращением лекарственных средств, которые входят в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учёту (при наличии);
• журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров (при наличии).

Работа с медицинскими организациями

• журнал учёта неправильно выписанных рецептов;
• журнал информационной работы с медицинскими организациями о порядке обеспечения отдельных категорий граждан лекарственными препаратами и медицинскими изделиями бесплатно, продаже лекарственных препаратов и медицинских изделий со скидкой.

При необходимости руководитель аптечной организации может ввести в работу и другие формы и виды журналов.

За хранение, ведение, обеспечение доступа к документам и, при необходимости, их восстановление отвечают уполномоченные сотрудники аптеки, которых назначает руководство аптеки.

Журналы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях. Срок их хранения регламентируют нормы и требования об архивном деле.

Журналы производственных аптек

Отдельно можно отметить производственные аптеки, которые, помимо перечисленных выше, должны вести дополнительные журналы:

• регистрации результатов контроля стадий изготовления растворов для инъекций и инфузий;
• регистрации режима стерилизации исходных лекарственных средств, вспомогательных материалов, изготовленных лекарственных препаратов, посуды и прочих материалов;
• регистрации результатов органолептического физического и химического контроля ЛС, изготовленных по рецептам, требованиям и в виде внутриаптечной заготовки, тритураций, концентрированных растворов, спирта этилового или фасовки лекарственных препаратов;
• регистрации результатов контроля очищенный воды или воды для инъекций;
• результатов контроля ЛС на подлинность.

Обязательные журналы в аптеке и правила их ведения

Вебинар по теме

Вячеслав Глухов,
эксперт проекта "Комьюнити" IQ Provision

Форма ведения журналов

Несмотря на то, что большинство журналов можно вести как в бумажном, так и электронном виде, некоторые из них закон требует оформлять строго на бумажном носителе. Их необходимо сброшюровать, пронумеровать и скрепить подписью руководителя.

Электронные журналы

Приказ Минздрава РФ № 259н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения» разрешает аптечным организациям вести обязательные журналы не только на бумаге, но и в электронном виде. Это упрощает документооборот, снижает нагрузку на персонал и облегчает подготовку к проверкам.

Какие журналы можно вести в электронном виде?

1. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда — электронная форма допустима при наличии защищённой электронной подписи руководителя или уполномоченного лица.

2. Журнал инструктажа по пожарной безопасности и электробезопасности — электронный формат также допускается, при условии, что обеспечен доступ к журналу при проверках МЧС и охраны труда.

3. Журнал ежедневной регистрации температуры и влажности — многие аптеки используют автоматизированные системы мониторинга микроклимата, данные из которых сохраняются в электронном журнале с архивированием и привязкой к дате и времени.

4. Журнал контроля доставки при дистанционной торговле — в Приказе № 259 «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения» официально закреплено ведение журнала регистрации выполненных заказов и доставок при дистанционной торговле лекарственными средствами. Фиксируются:

• дата и время заказа;
• номер заказа;
• наименование ЛС, лекарственная форма, производитель;
• дата, время и адрес доставки;
• способ доставки и идентификаторы доставки;
• сведения об упаковке (термоконтейнер и др.)

5. Журнал учёта рецептов на отсроченном обслуживании — электронный формат удобен для отслеживания сроков хранения рецептов и уведомлений о поступлении ЛП.

6. Журнал взаимодействия с медицинскими организациями — может включать электронные шаблоны уведомлений, фиксировать дату, время и способ передачи информации (почта, портал, мессенджер и т. д.).

На каких платформах можно вести электронные журналы в аптеке?

Разберём основные платформы, на которых возможно легальное и удобное ведение электронных журналов.

1С:Аптека и другие решения на платформе 1С. Программные продукты 1С, разработанные специально для фармацевтической отрасли (например, «1С:Аптека», «1С:Розница. Аптека», «1С:Медицина»), позволяют вести:

• журнал приёмочного контроля;
• журнал учёта ПКУ и рецептов;
• температурные журналы;
• журналы регистрации инструктажей;
• внутренние распоряжения и приказы.

Платформа поддерживает электронную подпись, автоматическое архивирование и ограничение прав доступа.

CRM/ERP-системы с фармацевтической специализацией. Современные облачные CRM/ERP-системы (например, МойСклад, АптекаСофт, ФармаCRM) обеспечивают электронный документооборот и позволяют автоматизировать:

• учёт дефектуры и минимального ассортимента;
• контроль доставки при дистанционной торговле;
• взаимодействие с медицинскими организациями (фиксация уведомлений, сроков и ответственных).

При этом данные доступны с любого рабочего места, что особенно удобно для аптечных сетей.

Системы мониторинга климата (например, «Свитч», «Термодат», «Контур.Холод»). Для ведения журналов температурного контроля и влажности аптечные организации всё чаще используют автоматизированные решения, где данные собираются с датчиков в реальном времени и заносятся в защищённую базу.

Системы позволяют:

• формировать суточные и недельные отчёты;
• выявлять отклонения от температурного режима;
• экспортировать данные для проверяющих органов.

ЕРИСЗ — Единая региональная информационная система здравоохранения. В субъектах РФ, где внедрена цифровизация здравоохранения, часть журналов можно вести через региональные ЕИС или ГИСЗ, включая:

• журнал отпуска по электронным рецептам;
• журнал взаимодействия с медорганизациями;
• журнал контроля льготного обеспечения граждан.

Доступ предоставляется по защищённым каналам связи, вход осуществляется с помощью ЭП.

Электронные таблицы (например, Microsoft Excel, Яндекс Таблицы). Допустимо ведение некоторых вспомогательных журналов в виде электронных таблиц, при условии:

• локального хранения или защищённого облачного доступа;
• наличия копий и резервов;
• фиксации подписи ЭП или служебной записи об утверждении.

Такая форма часто применяется для учёта заказов, дефектуры, сроков годности и логистики.

Рекомендации по разработке внутренних регламентов

С переходом на электронные журналы и усилением нормативных требований к документированию аптечной деятельности, особенно актуальным становится наличие внутреннего регламента, утверждённого приказом руководителя аптечной организации. Такой документ обеспечивает прозрачность процессов, распределение ответственности и готовность к проверкам.

Во внутреннем регламенте должен быть чётко указан актуальный список всех журналов, которые ведутся в аптеке. Разделите их на группы:

1. Обязательные журналы (в соответствии с Приказом Минздрава № 259н).
2. Специфические журналы (при наличии соответствующей деятельности).
3. Вспомогательные журналы (по решению организации).

Каждый журнал должен быть обозначен: наименование, цель ведения, ответственное лицо, периодичность внесения записей, форма ведения (бумажная/электронная).

Выводы

• В аптечной организации должны заполняться специальные журналы.
• Журналы могут быть обязательными, специфическими и необязательными.
• Обязательные журналы включают документы, необходимые в каждой аптеке, такие как журналы регистрации вводного инструктажа, инструктажа на рабочем месте и учёта проверок юридического лица.
• Специфические журналы предназначены для аптек, работающих с определёнными условиями, например, отпускающих рецептурные препараты или работающих с льготными категориями покупателей.
• Необязательные журналы облегчают работу сотрудников и могут быть введены в работу по необходимости.
• Журналы можно вести на бумажных и электронных носителях, срок их хранения регламентируется нормами и требованиями об архивном деле.
• Некоторые журналы должны быть оформлены строго на бумажном носителе и сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя.