Чек-лист «Проведение инвентаризации в аптечной организации для новых работников»

Общую информацию по теме мы раскрыли в статье «Порядок проведения инвентаризации в аптеке».

Почему инвентаризация может быть сложной для новых работников?

Инвентаризация — это не просто подсчёт товара. От правильности действий сотрудника зависят данные бухгалтерии, отчёты для проверяющих органов и выявление возможных недостач. Многие формы — описи, акты, журналы — содержат специфические термины (например, «внеоборотные активы», «фактическое наличие», «расхождение»). Новичок может испытывать волнение из-за высокой степени ответственности и боязни допустить ошибку.

В аптеке может храниться сотни и даже тысячи позиций с разной упаковкой, дозировкой и сроками годности. Новому сотруднику непросто быстро ориентироваться в наименованиях, отличать сходные препараты и не перепутать формы выпуска.

Некоторые препараты требуют особого учёта:

• маркированные товары (Честный ЗНАК) — с обязательным сканированием и сверкой кода;
• ПКУ и ИЛП — с ведением отдельных журналов;
• термолабильные препараты — с проверкой условий хранения.

Неопытный сотрудник может не знать нюансов и случайно нарушить порядок учёта.

Инвентаризация часто проходит в нерабочее время или ночью. Работа требует внимательности, усидчивости, физической активности (подсчёт, перемещения, сверка с системой), а это может быть утомительно, особенно при большом объёме остатков.

Именно поэтому важно снабжать новых сотрудников чётким чек-листом, пошаговыми инструкциями и, по возможности, сопровождать их опытным наставником при первых участиях в инвентаризации. Это снижает уровень стресса, уменьшает количество ошибок и помогает быстрее войти в рабочий ритм.

Сроки годности ЛП и как они определяются

Вебинар по теме

Виктория Петровская,
эксперт компании Solopharm

План выполнения инвентаризации для работников аптеки

1. Ознакомьтесь с приказом о проведении инвентаризации, сформированным заведующей аптекой. Убедитесь, что вы знаете, какой вид инвентаризации проводится: полная, плановая или внеплановая. Это определяет объём и порядок ваших действий. Проверьте участников инвентаризационной комиссии — отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания ее результатов недействительными.
2. Уточните сроки проведения. Запомните даты начала и окончания инвентаризации. Соблюдение сроков критически важно для корректного отражения данных в учёте.
3. Определите объекты инвентаризации. В зависимости от типа инвентаризации уточните, какие объекты подлежат проверке. При полной проверяются все активы (товары, мебель, техника, денежные средства и так далее), при частичной — только товарно-материальные ценности.
4. Подготовьте тару для складирования. Перед проведением инвентаризации разместите на территории аптеки несколько пустых коробок для размещения выявленной при инвентаризации несоответствующей продукции.
5. Проведите инвентаризацию по инструкции. Инвентаризация проводится методом прямого подсчёта всех товарно-материальных ценностей. Записывайте данные в инвентаризационные описи по каждому объекту, согласно утверждённой стандартной операционной процедуре (СОП).
6. Отразите количество по местам хранения. Данные заносятся в инвентаризационные описи. Проверке подлежит все имущество, числящееся за аптекой, независимо от его местонахождения — действует принцип сплошного подсчёта. Фиксируйте точное количество каждой позиции в соответствии с местом её хранения.
7. Оцените состояние объектов. Отметьте в описи состояние товара: при выявлении боя, порчи, просрочки или некомплекта сделайте соответствующие пометки и складывайте эти позиции в соответствующие коробки.
8. Исправьте ошибки при пересчёте. Если при пересчёте обнаружены расхождения или ошибки, скорректируйте данные и уточните информацию повторно.
9. Перепроверьте результаты. Перед сдачей описи проведите повторную проверку всех записей. Это поможет выявить возможные неточности и избежать последующих замечаний.
10. Подпишите инвентаризационные описи. Все члены инвентаризационной комиссии должны ознакомиться с документом и подписать его, подтверждая достоверность данных. Подпись ставит материально ответственное лицо, которое наблюдает за процессом. Если в результате проверки учётное количество отдельного товара не совпадает с фактическим, для него составляются сличительные ведомости.
11. Изучите рекомендации и распоряжения руководства. Ознакомьтесь с мерами, предложенными администрацией аптеки по предотвращению недостач или излишек товаров в будущем.

Частые ошибки новых сотрудников

Даже при наличии подробного регламента инвентаризация может пройти с ошибками — особенно если в процессе участвуют новые сотрудники. Давайте разберём наиболее распространённые ошибки, которые важно предупредить заранее.

Заполнение описи «по памяти» или «на глаз». Вместо фактического пересчёта некоторые новички могут ориентироваться на визуальное представление или данные из системы, не производя ручной пересчёт. Это приводит к искажению результатов и серьёзным расхождениям.

Игнорирование вторичной упаковки и единиц хранения. Распространённая ошибка — считать только блистеры или флаконы, не учитывая кратность упаковки. Также часто путают единицу учёта (штука, коробка, пачка) и фактическое наличие.

Ошибки при работе с маркированными товарами. Невнимательное сканирование или отсутствие сверки по DataMatrix-коду может привести к несоответствию в системе «Честный ЗНАК» и проблемам с оборотом лекарственных препаратов.

Пропуск отдельных зон хранения. Например, не проверяются остатки в холодильнике, в шкафу для ПКУ или в зоне брака или карантина. Важно охватить все места размещения товара, включая возвраты и резерв.

Отсутствие или неправильное заполнение сопроводительных документов. Часто забывают поставить подписи членов комиссии, указать дату или дописать изменения после корректировки. Это делает документ юридически недействительным.

Подпись без проверки. Новички могут подписать инвентаризационную опись, не сверив фактические данные. Это нарушает порядок проведения процедуры и может привести к дисциплинарной ответственности.

Неоправданная спешка. Желание закончить инвентаризацию «побыстрее» приводит к пропускам, пересортице и невнимательности. Инвентаризация требует сосредоточенности и аккуратности.

Отсутствие повторной проверки при выявлении расхождений. Если найдена ошибка, важно не просто её зафиксировать, но и провести повторный пересчёт, особенно в присутствии другого члена комиссии.

Недостаточная фиксация состояния товара. Повреждённые упаковки, просроченные или частично утраченные лекарства не вносятся в отдельную графу, как того требует порядок. Это мешает корректно оценить качество товарных запасов.

Сложности с терминологией и пониманием форм. Новые сотрудники не всегда знакомы с формулировками в описях (например, понятиями «внеоборотный актив», «место хранения» или «фактическое наличие»), что приводит к неверному заполнению.

Выводы

• Инвентаризация в аптеке — важная часть системы внутреннего контроля и учёта товаров. Для новых сотрудников процедура может быть сложной из-за строгого порядка действий и незнания документов.
• Чек-лист и рекомендации помогут новым сотрудникам быстрее освоиться и избежать ошибок. Размещение чек-листа на рабочем месте облегчает ориентацию и соблюдение регламента.
• План выполнения инвентаризации включает ознакомление с приказом, проверку участников комиссии, определение сроков и объектов инвентаризации, подготовку тары, проведение инвентаризации по инструкции, оценку состояния объектов, исправление ошибок, перепроверку результатов и подписание описи.
• Распространённые ошибки новых сотрудников включают заполнение описи «по памяти», игнорирование вторичной упаковки и единиц хранения, ошибки при работе с маркированными товарами, пропуск отдельных зон хранения, отсутствие или неправильное заполнение сопроводительных документов, подпись без проверки, неоправданную спешку, отсутствие повторной проверки при выявлении расхождений, недостаточную фиксацию состояния товара и сложности с терминологией и пониманием форм.