Чек-лист «Инкассация в аптеке»

Инкассация в условиях аптечной деятельности — это организованный процесс передачи наличных денежных средств из кассы аптеки в банк или специализированную инкассаторскую службу. Основная цель — обеспечить сохранность выручки, снизить риски хищения и обеспечить правильный учёт финансовых потоков.

Процесс включает:

• сбор денежных средств из касс и приведение их в установленный порядок (пересчёт, формирование купюр по номиналам, упаковка);
• оформление документов (инкассационные ведомости, сопроводительные акты, записи в кассовых журналах);
• передачу средств сотрудникам банка или специализированной службы с обязательной фиксацией даты, времени и суммы;
• контроль сохранности до момента поступления денег на расчётный счёт аптеки.

Правильная организация инкассации регулируется внутренними стандартами аптечной организации, а также требованиями законодательства в сфере кассовой дисциплины и бухгалтерского учёта.

Организация и контроль процесса

Чётко выстроенная система инкассации в аптеке начинается с грамотно организованного процесса. В первую очередь необходимо утвердить внутренние регламенты: определить график инкассации, лимит хранения наличности в кассе, порядок промежуточных выплат и правила оформления документов. Эти положения закрепляются в стандартных операционных процедурах (СОП) и доводятся до всех сотрудников, участвующих в работе с денежными средствами.

Для снижения рисков и исключения ошибок рекомендуется использовать принцип «двух сотрудников» — важные действия (упаковка денег, вскрытие конвертов, передача сейф-пакета) должны проводиться при участии не менее двух уполномоченных лиц.

Контроль за инкассацией также предполагает чёткую фиксацию всех операций в специальных журналах или в электронной системе учёта. В таких записях отражаются дата, время, сумма, номиналы купюр, номера пломб и пакетов, а также ФИО и подписи ответственных сотрудников.

При наличии видеонаблюдения рекомендуется архивировать ключевые фрагменты работы с наличностью, особенно моменты упаковки и передачи средств.

Воровство в аптеке: Как защитить свою аптеку от краж?

Вебинар по теме

Игорь Гавриш,
эксперт компании Solopharm

Чек-лист для фармацевтов и провизоров по правилам инкассации в аптеке

1. При расчёте с покупателем проверять купюры номиналом 1000, 2000 и 5000 рублей. Купюры 100, 200 и 500 рублей — при наличии подозрений. Это необходимо для выявления поддельных банкнот и предотвращения финансовых потерь.
2. После смены пересчитать кассу и оставить в ней кассовый лимит.
3. Остальные деньги пересчитать, разложить по номиналам и вложить в опечатываемый конверт. Это обеспечивает точность учёта и предотвращает подмену.
4. На конверте указать ФИО, дату, время, номиналы, количество и сумму, а затем подпись. Подпись фиксирует личную ответственность за правильность внесённых данных.
5. Опечатанный конверт поместить в сейф и сделать запись в кассовых и инкассационных журналах. Так обеспечивается сохранность и документальное подтверждение операции.
6. В день инкассации достать конверт из сейфа и проверить его целостность, дату и подпись. Это подтверждает, что деньги не вскрывались и не изменялись.
7. Вскрыть конверт, пересчитать деньги и сравнить с данными на конверте. При выявлении расхождений немедленно сообщить руководству.
8. В программе «Инкассация» заполнить и распечатать препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке. Документы являются обязательным сопровождением средств при передаче.
9. Заполнить в программе данные о сейф-пакете и вложить в него деньги. Это исключает возможность подмены.
10. Поместить запечатанный сейф-пакет и документы в сейф. Так все бумаги правильно хранятся до момента передачи.
11. Перед передачей средств проверить у инкассаторов доверенность, удостоверение и паспорт. Такая проверка оценивает законность действий представителей службы.
12. Заполнить документы у инкассаторов и проследить, чтобы они оформили квитанцию: дата, ФИО, подпись, печать. Квитанция станет подтверждением факта передачи денег.
13. Зарегистрировать операцию инкассации в системе учёта. Она отражает движение денежных средств в бухгалтерских записях.
14. Квитанции об инкассации убрать в отведённое место для хранения. Они формируют архив подтверждающих документов для проверок.

Документы по инкассации

Чтобы процесс инкассации в аптеке был безопасным и прозрачным, всё должно быть оформлено документально. Это защищает как организацию, так и сотрудников, работающих с денежными средствами.

Приказ о назначении ответственных лиц. Руководитель аптеки выпускает распоряжение, где прописываются сотрудники, которые имеют право заниматься инкассацией: принимать, хранить и передавать деньги. В приказе фиксируются их ФИО, должности и зона ответственности. Документ определяет, кто отвечает за каждую операцию с наличными.

Правила работы с денежными средствами. В аптеке должны быть внутренние инструкции, которые определяют:

• как пересчитываются и упаковываются деньги,
• где и как они хранятся,
• как оформляются журналы и ведомости,
• как действовать при передаче средств инкассаторам.

Ответственность за нарушение правил инкассации

Нарушение установленных правил инкассации в аптеке может повлечь серьёзные последствия как для самой организации, так и для сотрудников.

За несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность: аптека может быть оштрафована, а должностные лица — привлечены к ответственности за несвоевременную сдачу выручки, неправильное ведение журналов или передачу денег без оформления документов.

Кроме того, материальная ответственность возлагается на сотрудников, если из-за их действий или халатности возникли недостачи или потеря денежных средств. В отдельных случаях нарушения рассматриваются как служебные проступки и могут привести к дисциплинарным мерам — от выговора до увольнения.

Выводы

• Инкассация в аптеке — это часть системы внутреннего контроля, влияющая на финансовую безопасность и репутацию аптеки, а также скорость работы её сотрудников.
• Чек-лист помогает поддерживать единые правила для всей команды, ускоряет ежедневные операции и повышает прозрачность учёта.
• Важно фиксировать действия и соблюдать сроки, все действия должны быть зарегистрированы в журнале или специализированной системе.
• Контроль за инкассацией предполагает чёткую фиксацию всех операций в специальных журналах или в электронной системе учёта.
• При наличии видеонаблюдения рекомендуется архивировать ключевые фрагменты работы с наличностью, особенно моменты упаковки и передачи средств.