Чек-лист по работе с маркированным товаром в аптеке

Цель маркировки — исключение из оборота контрафактных, фальсифицированных и недоброкачественных товаров

Главная цель системы маркировки лекарственных препаратов и БАД — исключение из оборота фальсифицированных, недоброкачественных и контрафактных товаров. Маркировка делает рынок прозрачным, защищает здоровье граждан и позволяет контролировать движение каждого препарата от производителя до конечного потребителя.

Каждой единице товара присваивается уникальный код маркировки в формате двумерного кода Data Matrix. Он наносится прямо на упаковку и представляет собой контрастный тёмно-светлый квадрат (возможно и прямоугольное исполнение). Даже если упаковки принадлежат к одной серии и партии — код у каждой будет свой, и второго такого в системе не существует. Это делает подделку невозможной: при любом несоответствии система сразу зафиксирует ошибку.

При продаже упаковки код Data Matrix попадает в чек отдельной строкой, что подтверждает законность товара и факт его выбытия из оборота. Таким образом, каждый покупатель получает препарат с проверенным происхождением, а аптека — подтверждённую операцию в общей системе маркировки.

Важно! Не путайте код маркировки Data Matrix с другими кодами на упаковке:

• QR-код производителя — может вести на сайт или инструкцию,
• технический код производителя — используется для внутренней логистики.

Они не связаны с системой маркировки и не освобождают от обязательного сканирования именно Data Matrix-кода.

Сканировать обязательно каждую упаковку с маркировкой — как при приёмке и продаже, так и при возврате на склад. Даже если в накладной числится 10 упаковок одного наименования, сканировать нужно все 10 кодов маркировки поштучно. Только так система может проконтролировать оборот, а аптека — выполнить требования закона и избежать серьёзных нарушений.

Правила приёмки маркированного товара

Если в приходной накладной присутствует маркированный товар, товар принимается по стандартной схеме:

• Сверьте накладную и проверьте наличие маркировки. Если в приходной накладной указаны маркированные позиции, проверьте физическое наличие кода Data Matrix на каждой упаковке. Отсутствие маркировки при обязательности — основание для оформления акта.
• Отсканируйте штрих-код и маркировку каждой упаковки. Если есть код Data Matrix — сканируем каждую единицу товара, независимо от количества.
• Разместите товар по адресации. После сканирования и приёмки разместите товар по местам выкладки, в соответствии с адресным хранением (торговый зал, холодильник, склад и пр.). Это ускорит дальнейшую инвентаризацию и продажу.
• Сверьте фактическое наличие с накладной. По завершении сканирования и раскладки проверьте соответствие накладной фактическому наличию. Если всё верно — проводите накладную в системе. После этого товар отображается на остатках аптеки и доступен к продаже.
• Обнаружили бракованный товар — оформите претензионный акт. Если упаковка повреждена или не соответствует требованиям, сформируйте претензионный акт. Товар необходимо переместить в зону карантина с соответствующей пометкой.
• Обнаружен недовоз — зафиксируйте расхождение. Если по накладной числится больше товара, чем фактически пришло, составьте акт о расхождении. Документ направляется в отдел претензий поставщика вместе с копией накладной.
• Повреждён или нечитаем код Data Matrix — товар возвращается поставщику. Если маркировка есть, но сканер её не считывает (затёрт, смазан, повреждён), оформите претензионный акт с комментарием: «В претензионном акте №... от ... присутствует позиция ... с бракованным кодом маркировки Data Matrix». Такой товар не принимается на остаток и возвращается поставщику.

Реализация маркированного товара в аптеке

• Соблюдайте порядок расчёта с покупателями. Всегда начинайте с правильной последовательности действий на кассе — это помогает избежать ошибок и поддерживать финансовую дисциплину.
• Сканируйте оба кода: штрих-код и Data Matrix. Если есть код Data Matrix — сканируем каждую единицу товара.
• Удаление позиции по маркировке при отказе покупателя. Если товар уже внесён в чек, но клиент передумал — удалите позицию, просканировав Data Matrix этой упаковки.
• Проверьте заказ перед пробитием чека. Перед финальным расчётом убедитесь в правильности собранного заказа — соответствие наименований, количества и упаковок.
• Завершите продажу и передайте товар. При наличном расчёте: передайте покупателю чек, сдачу и товар. При оплате картой или по СБП: передайте чек и товар.

Соблюдение правил надлежащей аптечной практики в части реализации лекарственных препаратов: отдельные аспекты фармацевтического консультирования и отпуска, в том числе при отпуске лекарственных препаратов по рецептам.

Вебинар по теме

Валентина Августовна Чугунова,
ведущий инспектор ААУ СоюзФарма

Что делать при проблемах с кодом Data Matrix?

Если при продаже система не может считать код маркировки (например, он повреждён), такая упаковка не может быть продана. Её нужно изъять из оборота, отложить в карантин с пометкой «Брак маркировки» и переместить в специально отведённую зону для хранения контрафактных, фальсифицированных или недоброкачественных лекарственных средств.

Иногда при сканировании Data Matrix система может сообщить, что товар уже был реализован. Это значит, что данный код уже выводился из оборота — такая упаковка также не может быть повторно продана. Её необходимо сразу поместить в карантин с пометкой «Маркировка» и физически переместить в зону хранения проблемных товаров.

Возврат купленного товара

Возврат лекарственного средства, которое уже было продано и не имеет признаков заводского брака, не допускается. Даже если упаковка не вскрыта и внешний вид не нарушен, повторная реализация такого товара невозможна — это противоречит правилам обращения маркированной продукции. Отмена чека также запрещена.

После пробития чека информация о коде маркировки сразу передаётся в систему «Честный ЗНАК», и вернуть такой препарат в легальный оборот уже нельзя. Поэтому в случае возврата по инициативе покупателя аптека не имеет права принять товар обратно. Это важно разъяснять клиенту, ссылаясь на действующие требования законодательства и систему учёта маркированных лекарственных средств.

Информационное письмо от контрольных организаций

Если в аптеку поступило информационное письмо от контролирующих органов — например, от Росздравнадзора — о запрете на реализацию определённого лекарственного средства, важно немедленно отреагировать. Такие уведомления могут быть связаны с выявленными случаями фальсификации, брака, истечения срока годности или нарушений в маркировке.

В этом случае следует:

• убрать товар из прайс-листа, пометить в системе как «запрет на реализацию» и физически переместить в карантинную зону аптеки;
• сформировать возвратную накладную, подготовить товар к возврату и вернуть товар поставщику.

Недопустимые процессы при работе с маркированным товаром

При работе с маркированными лекарственными препаратами необходимо строго соблюдать установленные правила. Любые отклонения могут повлечь за собой не только внутренние нарушения, но и административную или уголовную ответственность. Ниже перечислены действия, которые категорически запрещены:

1. Пропуск сканирования кода маркировки. Продажа или приём товара без сканирования Data Matrix нарушает правила прослеживаемости и делает оборот продукции непрозрачным.
2. Подмена упаковок. Недопустимо сканировать код с одной упаковки, а продавать другую — даже если препарат и серия совпадают. У каждого кода — уникальная история движения, и любое несоответствие фиксируется системой.
3. Отмена пробитого чека. После формирования кассового чека отмена операции запрещена, в том числе по просьбе клиента. Такие действия нарушают финансовую дисциплину и правила оборота маркированной продукции.
4. Формирование накладных без сканирования маркировки. При любом внутреннем перемещении или возврате товара его код также должен быть отсканирован. Иначе такая позиция считается невыведенной из оборота.
5. Попытки замещения недостающего товара. Нельзя компенсировать недостачу покупкой товара в другой аптеке или его самостоятельным внесением в оборот — это грубое нарушение учётной политики.
6. Возврат от клиента, не связанный с заводским браком. Такие препараты не подлежат повторной продаже и должны быть списаны в установленном порядке. Приём таких возвратов запрещён.
7. Использование фотографий маркировки. Фото кода не заменяет фактическое сканирование с упаковки. Их пересылка между аптеками также запрещена.
8. Самовольный вынос товара. Запрещается брать препараты для личного пользования без оформления покупки через кассу — даже если это временно или по согласованию.

Выводы

• Маркировка лекарственных препаратов и БАД — ключевой элемент фармацевтической безопасности.
• Уникальный двухмерный код Data Matrix позволяет отслеживать путь товара от производителя до потребителя.
• Сканировать код маркировки обязательно при приёмке, продаже и возврате товара.
• Чек-лист и рекомендации помогают быстро разобраться в правилах работы с маркированной продукцией.
• Важно размещать чек-лист на рабочем месте и использовать его пошагово при инвентаризации.