Эффективное управление аптекой

Работа аптеки — это множество одновременно протекающих процессов, грамотное планирование и организация которых ведут к увеличению прибыли и слаженной работе предприятия в целом. Этому способствуют правильно выбранная стратегия и система управления.

Что такое менеджмент?

В разных источниках можно встретить различные определения «менеджмента». Одно из них такое:

Управлением (менеджментом (от англ. „manage“ — управлять)) называют деятельность, направленную на эффективное использование ресурсов для достижения заданных целей.

Несмотря на то, что объекты управления (организации, процессы) могут быть разными, можно выделить общие черты:

• получение информации о задачах управления для правильного формирования целей и критериев результатов;
• выработку управленческих решений;
• реализацию принятых решений;
• корректировку выбранных форм управления по сигналам обратной связи.

На практике управление — это деятельность, направленная на создание оптимальных условий функционирования объекта.

Современные подходы к управлению фармацевтическими организациями

В ходе длительной практики в сфере обращения фармацевтических товаров и услуг на базе общей теории сформировалось более узкое понятие фармацевтического менеджмента.

Фармацевтический менеджмент — это эффективное использование и координация ресурсов фармацевтической отрасли в целом и фармацевтической организации в частности для достижения социальных и экономических целей деятельности.

С учетом знаний о внутренних и внешних факторах, влияющих на работу организации, были определены три основных подхода к управлению:

1. Процессный: подразумевает, что управление — это система связанных друг с другом функций, процессов и операций.
2. Системный: подразумевает, что предприятие является сложной открытой социально-экономической системой.
3. Ситуационный: подразумевает, что организация постоянно взаимодействует с внешней средой, поэтому методы управления должны подстраиваться к каждой конкретной ситуации.

Организация работы аптек проводится в соответствии со следующими законами управления:

• Закон единства и целостности. Заключается в том, что любая организация, в том числе фармацевтическая, содержит все необходимые элементы, которые определяют единство всей системы и объективно обозначены целями и задачами управления.
• Закон обеспечения необходимого числа степеней свободы. Заключается в необходимости оптимального сочетания жесткости и гибкости всех элементов системы, которые накладывают объективные или субъективные ограничения на деятельность каждой организации.
• Закон необходимого разнообразия систем управления. Предусматривает необходимость структурного и функционального разнообразия систем управления из-за влияния различных факторов (разные формы собственности, внешняя среда, внутренние распорядки организации и т.д.)
• Закон соотносительности пропорциональности управляющих и управляемых подсистем. Означает, что для каждого этапа развития системы должна быть выбрана своя, адекватная форма управления.

Из законов управления вытекают принципы управления — исходные, базовые, фундаментальные идеи управленческой деятельности. Уже на их основе формируются цели достижения конечных результатов.

Выделяют следующие принципы управления:

• Единоначалия — работник получает распоряжения от одного непосредственного начальника.
• Распределения труда — заключается в специализации выполнения конкретных видов работ.
• Мотивации — должна быть разработана система поощрений и наказаний.
• Лидерства — «люди идут за теми, кто способствует удовлетворению их личных потребностей».
• Ответственности — должна соблюдаться ответственность в рамках предоставленных полномочий.
• Правильного подбора и расстановки кадров.
• Обратной связи — получения информации о процессе и результатах работы, чтобы внести необходимые коррективы.
• Состоятельности — получение положительного результата деятельности.
• Целесообразности — должны выполняться самые необходимые процедуры, действия и операции.
• Последовательности действий — необходимо последовательно реализовывать функции управления (планирование, организация, мотивация, контроль и координация).

Процесс управления имеет ряд особенностей: он осуществляется непрерывно, является целенаправленным, а конечным результатом этого процесса является эффективность управления.

Вебинар по теме

Ситуационное управление: что важно знать руководителям и заведующим аптеки

Константин Лысенко, эксперт компании Solopharm

Другими словами, эффективность менеджмента характеризуется через результативность основной деятельности. Ее критериями являются:

• Действенность (достигаются ли цели организации и в какой мере?).
• Экономичность (какое соотношение у необходимого и фактического расхода ресурсов?).
• Качество (соответствуют ли качество услуг/продукции требованиям потребителей?).
• Прибыльность (доходы больше издержек?).
• Продуктивность (соответствует ли объем продукции или услуг затраченным ресурсам?)
• Качество условий труда работников, инновационная активность (внедряются ли какие-либо новшества в деятельность организации?) .

Системный подход к управлению

Для эффективного управления руководитель рассматривает организацию как систему — совокупность взаимосвязанных элементов, ориентированных на достижение целей в условиях меняющейся внешней среды.

Для применения этого метода организации необходимо определить, что должно быть «параметром» результата. Например, для аптечной организации это могут быть степень удовлетворенности потребностей населения в товарах аптечного ассортимента, уровень затрат, рентабельность и так далее.

После этого определяют, какие ресурсы у организации уже есть: финансовые, материальные, информационные, трудовые и прочее.

Таким образом, главной задачей управленца является верный анализ и преобразование «исходных данных» в «результаты деятельности».

Аптека — совокупность бизнес-процессов

Системный подход к управлению также раскрывает идею того, что аптека — это совокупность всех процессов, протекающих в аптеке. Невозможно уделять внимание только их части, необходимо действовать на всех уровнях сразу.

Условно можно выделить три ключевых бизнес-процесса в управлении аптекой:

• Сбыт товара
• Управление персоналом аптеки
• Эффективность руководителя

Сбыт товара

Для бесперебойного поступления товара в аптеку необходимо правильное планирование товарооборота. Необходимо учитывать различные факторы, которые на него влияют: расположение аптеки, проходимость, возрастная категория, ценовая политика и так далее.

Но процесс сбыта включает в себя и другие важные пункты:

• Знание методов ценообразования и ценового стимулирования продаж.
• Выявление предпочтений клиентов и их учет в планировании товарооборота аптеки.
• Использование в практике правил мерчандайзинга в аптеке.
• Проведение рекламных акций.
• Качественное обслуживание покупателей с учетом их особенностей и потребностей.

Управление персоналом аптеки

От качества и слаженности работы сотрудников аптеки зависят многие параметры деятельности аптечной организации, например ее прибыльность, узнаваемость и имидж в глазах покупателей, возможность планирования внутренних работ.

Для того, чтобы персонал аптеки сохранял энтузиазм и эффективность работы, проявлял инициативу и стремился к развитию, руководителю аптеки необходимо:

• Осознанно подходить к формированию штата аптеки, учитывая потребности самой организации и принимая во внимание особенности каждого из членов команды.
• Применять техники мотивации персонала.
• Уметь создавать эффективную систему оплаты труда с премированием и поощрением.
• Формировать цели работы сотрудников, оказывать поддержку для их достижения и определять результаты по различным методикам.
• Уметь выявлять «слабые места» своих сотрудников и проводить с ними работу
• Выявлять потенциалы каждого сотрудника и проводить работу для их развития
• Управлять изменениями в организации.

Эффективность руководителя

Даже в случае, если персонал аптеки работает максимально эффективно, выполняет поставленные цели и задачи, то, как руководитель выполняет свою работу, является одним из самых главных фактором успешности организации.

Ответственность руководителя лежит в плоскости большого количества одновременно протекающих процессов. От того, как он выстраивает свою работу, принимает решения, делает выводы, планирует деятельность предприятия и подстраивается под изменения внутренней и внешней среды, зависит успех организации.

Эффективность работы руководителя оценивается по результатам деятельности предприятия, которые напрямую зависят от его умения видеть всю картину целиком. Для этого ему нужно знать методы стратегического планирования, рыночного анализа и маркетинговых исследований, а также владеть инструментами тайм-менеджмента, командообразования, навыками переговоров.

Эффективное управление начинается с понимания, что работа организации и ее структурных подразделений — это совокупность процессов, протекающих в одно время, которым необходимо уделять внимание равномерно. В случае, если один из процессов деятельности останется без внимания — под угрозу могут попасть все остальные части системы.