Неиспользованные дни отпуска при работе в аптеке — что с ними можно сделать?

Ежегодный оплачиваемый отпуск — это гарантированное законом число свободных от работы дней, которое ежегодно предоставляется всем работникам для непрерывного отдыха и восстановления работоспособности с сохранением места работы и должности, средней заработной платы.

В ст. 122 ТК РФ отмечено, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам в каждом рабочем году.

Неиспользованные дни отпуска у сотрудников — профилактические меры

Как показывает практика, проблема с неиспользованными днями отпуска зачастую связана с тем, что сотрудники аптеки не знакомы с правилами предоставления отпусков. Рассмотрим несколько способов, которые помогут исправить ситуацию.

Своевременное информирование

Прежде всего, следует ознакомить сотрудников аптеки с правилами предоставления отпусков. Многие работники не ориентируются в Трудовом кодексе или неправильно трактуют его статьи, в результате чего появляется недопонимание.

Яркий пример — заблуждение, которое говорит, что сотрудник может по своему выбору вместо отпуска получить оплату деньгами. На самом деле, выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск — это право руководства организации, но ни в коем случае не обязанность. Этот момент определён в ст. 126 ТК РФ. Из-за этого заблуждения часть сотрудников предпочитает откладывать отпуск, надеясь в удобное время получить денежную компенсацию.

Фактически же, компенсация за неиспользованный отпуск обязательно предоставляется только в двух ситуациях:

• при увольнении — если у сотрудника остались дни отпуска;
• по письменному заявлению работника можно заменить деньгами часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ работодателям запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск на протяжении двух лет подряд. Таким образом, предоставление своевременного отдыха сотрудникам в интересах аптеки.

Однако им не обязательно тратить все положенные дни. Стоит ли беспокоиться, что неотгулянные за два и более года дни отпуска просто пропадут? Нет. Письмо Минтруда от 25.01.2021 № 14-2/ООГ-521, со ссылкой на ст. 127 ТК РФ, отмечает, что сотрудник при увольнении имеет право получить денежные компенсации за все неиспользованные дни отпуска. За ним сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков. При этом основание для увольнения не играет никакой роли.

Строгое следование графику отпусков

Информация о том, как распределяется время на отпуска сотрудников аптеки, находится в графике отпусков. Этот документ утверждается не позже, чем за две недели до начала нового календарного года. График содержит конкретные даты отпусков. Будет полезно напоминать о них сотрудникам, которые не берут отпуск выбранное им время.

По правилам работодатель должен ознакомить всех сотрудников с графиком под роспись, а также не позднее чем за две недели до начала уведомить работника о предстоящем отпуске.

Во внутренних документах аптеки будет полезно закрепить положение о предоставлении отпусков, в котором следует чётко указать правила предоставления отпуска и деления дней, отметить лицо, принимающее решение о делении и переносе отпуска. Этот регламент можно прописать в правилах трудового распорядка, что позволит минимизировать риск накопления дней отдыха со стороны работников компании.

При этом следует помнить, что в обязанности работодателя не входит предоставление отпусков в удобное для сотрудников время. Однако чаще всего даты распределяются удобным для всех способом. При этом есть приоритетные категории, которые могут выбирать даты ежегодного оплачиваемого отпуска в зависимости от своих потребностей и пожеланий. К ним относятся несовершеннолетние работники, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и так далее.

Внесение остатков отпуска в график отпусков

При утверждении графика отпусков на предстоящий год, в него следует включить неиспользованные остатки за предыдущие периоды. Рекомендуется проявлять осторожность в том случае, если у сотрудника накопилось очень большое количество дней.

Как мы говорили ранее, Трудовое законодательство РФ запрещает работодателям не предоставлять ежегодно оплачиваемый отпуск на протяжении двух и более лет. Таким образом, по закону, в графике максимальное количество отпускных дней не должно превышать 56 (сюда входит 28 дней за первый год работы и 28 за второй). Большее количество может привлечь внимание трудовых инспекторов в ходе проверки.

Замена отпуска денежной компенсацией

Трудовое законодательство позволяет работодателю выплачивать сотрудникам компенсации за неиспользованный отпуск. Если аптека решает воспользоваться такой возможностью, работнику потребуется предоставить соответствующее заявление. Российское законодательство не предъявляет особых требований к заявлению. Его нужно написать на имя руководителя аптеки, в остальном содержание и форма остаются на усмотрение сотрудника.

После получения заявления руководство аптечной организации принимает решение о факте предоставления компенсации. Если решено заменить сотруднику неиспользованный отпуск денежной суммой, то руководитель аптеки должен будет подготовить в произвольной форме соответствующий приказ. В нём в обязательном порядке нужно указать информацию о сотруднике аптеки, а также отметить количество дней отпуска, подлежащих денежной компенсации. Необходимо приложить ссылку на основание для проведения подобной выплаты. Основанием будет выступать соответствующее заявление работника.

Факт выполненной замены неиспользованных дней отпуска на денежные средства следует отразить в личной карточке сотрудника (форма № Т-2), а также зафиксировать в графике отпусков. Это позволит исключить риск появления путаницы в дальнейшем.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Если работодатель не станет контролировать излишки дней отпуска у сотрудников, одним из неприятных последствий станет выплата им денежной компенсации за все неиспользованные дни отпуска при увольнении. В судебной практике есть случаи, когда сумма компенсационных выплат достигала 500 000-700 000 рублей — когда дни копились на протяжении нескольких лет, и даже десятилетий.

Компенсацию необходимо предоставить за каждый неиспользованный день отпуска. В среднем её размер равен среднему заработку работника. Таким образом, количество неиспользованных дней на момент увольнения следует умножить на средний дневной заработок сотрудника аптеки. В ТК РФ нет указаний на строгий размер компенсации, однако есть методика расчёта.

Компенсация рассчитывается на основании информации о заработке сотрудника аптеки в среднем за один рабочий день по формуле:

Кнеотг.отп. = Кзам.дн.. × СРЗП

Кнеотг.отп. — размер денежной компенсации;

Кзам.дн.. — количество отпускных дней, вместо которых будут выплачены деньги;

СРЗП — средняя заработная плата сотрудника за один рабочий день.

Как показывает практика, наибольшую трудность представляет расчёт среднего заработка работника в день. Для этого применяется следующая формула:

СРЗП = ЗПначисл. / Куч.дн.

СРЗП — средняя заработная плата сотрудника за один рабочий день;

ЗПначисл. — совокупный размер выплат (зарплата, премии и другие), которые работодатель начислил сотруднику за рассматриваемый период;

Куч.дн. — количество календарных дней, которые принимаются в расчет при исчислении средней заработной платы сотрудника за 1 рабочий день.

Трудность объяснима тем, что в разных месяцах меняется количество рабочих дней, что влияет на размер среднего заработка сотрудника в день.

Штрафы за непредоставление отпуска

В случае выявления нарушений при предоставлении отпусков сотрудникам аптечной организации, трудовой инспектор может в предписании установить условие об исправлении задолженности отпуска конкретными работниками. Таким образом, работодатель будет обязан предоставить им накопившиеся дни отпуска или предоставить денежную компенсацию.

Ответственность за задолженность по отпускам определена в ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
• для ИП: штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
• для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение может привести к административному штрафу в размере:

• для должностных лиц: от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• для ИП: штраф от 10 000 до 20 000 руб. ;
• для юридических лиц: штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Выплату компенсации за неиспользованные отпуска работодатель должен производить самостоятельно, без дополнительных заявлений со стороны сотрудника. Отказ в выплате компенсации чреват обращением работника в трудовую инспекцию и наложением санкций.

Источники:
ТК РФ Статья 122. «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»;
ТК РФ Статья 124. «Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска»;
ТК РФ Статья 126. «Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией»;
ТК РФ Статья 127. «Реализация права на отпуск при увольнении работника
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 25 января 2021 г. N 14-2/ООГ-521 «О компенсации неиспользованного отпуска при увольнении работника»;
«Неиспользованный отпуск не сгорает» // Журнал «Актуальная бухгалтерия»;
Крицкая М. «Что делать с неиспользованными отпусками сотрудников».

Проверь знания по статье