Программное обеспечение для аптек

Аптечная деятельность — один из крупнейших сегментов розничной торговли, для которого характерна высокая конкуренция и множество сложных внутренних процессов. Чтобы сохранять высокую конкурентоспособность, необходимо тщательно проработать ключевые бизнес-процессы и исключить критические ошибки, вызванные человеческим фактором.

В этом будут полезны автоматизированные системы и программное обеспечение для аптек.

Зачем нужна автоматизация аптеки?

Автоматизация работы в аптечной организации предполагает использование специальных компьютерных программ, которые позволяют контролировать все ключевые процессы работы сотрудников. Чаще всего аптечные программы отслеживают и регулируют этапы движения товаров от поставщиков организации к конечному потребителю, минимизируя при этом ручной труд.

Рассмотрим основные преимущества использования специализированных программ для аптек.

Наглядная информация о товарообороте

Автоматизация рабочего процесса предполагает использование информации для подготовки различных отчётов, в том числе позволяющих проанализировать оборот товаров аптечного ассортимента, определить наиболее продаваемые и прибыльные позиции, исключить длительное нахождение определенных товаров на складе, выявить оптимальный размер и срок заказов.

Как показывает практика, автоматизированные системы позволяют упростить работу с бесплатными и льготными рецептами, ввести программы лояльности и дисконтную систему.

Уменьшение нагрузки на сотрудников

Внедрение специального программного обеспечения (ПО) обеспечивает контроль каждого этапа, связанного с заказом, получением, хранением и реализацией товара.

Программы отслеживают наличие лекарственных препаратов и их аналогов в ассортименте аптек, составляя отчёты о поступлении и реализации торговых позиций. Как только нужные товары заканчиваются, программа формирует заявку на поставку, которая содержит недостающие товары. При этом другие программы для заказа могут провести анализ уровня продаж для выявления дефицитных позиций и сравнить актуальную стоимость лекарственных препаратов у разных поставщиков, составляя для каждого из них свою заявку. Некоторые автоматизированные системы позволяют при этом учитывать информацию о дефектуре, сезонности и других важных факторах.

Процесс инвентаризации становится более простым и быстрым. В единой базе находится информация остатков по складу и ячейки, в которых должны быть расположены товары. Сотрудникам аптеки больше не потребуется тратить много времени на проверку и сверку позиций.

Снижаются затраты времени на обслуживание покупателей, которым не потребуется долго ждать, пока фармацевт сможет найти информацию о препарате. На экране программа отобразит все нужные данные: остатки товара и существующие аналоги, место хранения, инструкцию по применению, состав, показания и противопоказания.

Отчётность для руководителя аптеки

Установка специальной программы для автоматизации аптек позволяет руководству получать подробную информацию о реальном положении дел в организации. Система учета в аптеке автоматически просчитывает данные, используя сложные формулы и исключая вероятность появления ошибок.

Таким образом, руководитель сможет определить эффективность каждого сотрудника, оценить уровень продаж и качество выполнения поставленных планов. В свою очередь, это позволяет скорректировать работу персонала и подготовить новые планы для повышения экономической эффективности организации.

Проведение анализа движения товаров позволяет руководству аптеки своевременно реагировать на потребности покупателей, принимая решения о разнообразии и составе ассортимента, особенностях выкладки продукции на витринах, проведении рекламных акций.

Критерии выбора программного обеспечения

Как показывает практика, для автоматизации аптеки не очень подходят универсальные решения, не учитывающие специфику работы фармацевтической организации. Такие системы позволяют вести бухгалтерский учет, но не подходят для товарного или складского учета. Поэтому при выборе ПО стоит обратить внимание на узкоспециализированные, адаптированные к фармацевтической отрасли варианты.

Рассматривая решения следует заранее определить функционал, который потребуется для конкретной аптеки. Где-то будет достаточно базового бухгалтерского учета, где-то потребуются формирование отчётов по товарообороту, подготовка заявок для поставщиков и другие функции. При этом программа должна быть совместима с оборудованием, установленным в аптеке.

Важную роль играет стоимость программного обеспечения и его дальнейшего обслуживания. В фармацевтической отрасли часто бывают нововведения, которые могут потребовать изменения функций рабочей программы. Поэтому следует учитывать возможные расходы на внесение изменений и модернизацию системы.

Источники:
Информационные технологии в фармации