Внутренний аудит в аптеке

Цели и задачи внутреннего аудита аптечной организации

Проверка позволяет удостовериться в том, что система оценки качества работы аптечного пункта и все производственные процессы эффективны и отвечают нормативным требованиям. Такая своеобразная форма самоконтроля решает следующие задачи:

• проверить, соответствуют ли рабочие процессы требованиям нормативно-правовых документов;
• выявить проблемы в работе и разработать план мероприятий по их устранению;
• получить актуальную обратную связь от работников;
• представить заведующему детальный отчет обо всех производственных процессах.

Важно понимать, что аудит не направлен на оценку деятельности конкретных сотрудников, чтобы наказать или уволить. У процедуры более глобальная стратегическая задача — своевременно предпринять корректирующие меры, чтобы устранить недочеты и нарушения в производстве. Это позволит быстро и с меньшими трудозатратами пройти внешние плановые и внеплановые проверки.

Кроме более легкого взаимодействия с надзорными органами внутренний аудит дает возможность контролировать конкурентные преимущества компании. А также отпускать посетителям качественные и безопасные фармацевтические товары.

С учетом цели и задач внутреннего аудита руководители не должны им пренебрегать. Наоборот, чем чаще он проводится, тем эффективнее работа аптечной организации.

Как организовать внутренний аудит в аптеке?

Ежегодно руководитель должен утверждать график проверок. Их частоту он определяет самостоятельно, с учетом сложившейся ситуации. Одни сферы, например, работу персонала, можно проверять раз в квартал, другие, например, нормативную документацию, — раз в год или по мере выхода новых приказов и постановлений.

При составлении графика надо учитывать результаты прошлых проверок. В каких сферах выявили больше замечаний, те проверять чаще.

Что подлежит проверке при внутреннем аудите?

Заведующий сам решает, какие объекты включить в контроль. Чаще всего программа внутреннего аудита должна учитывать следующие моменты:

• локальные нормативные акты;
• регистрационные журналы;
• бухгалтерская и финансовая отчетность;
• помещения и их соответствие санитарно-гигиеническим требованиям;
• производственные процессы — закупка, приемка, хранение и отпуск товаров;
• оборудование — его исправность и техническое состояние;
• квалификация персонала — отвечает ли она профстандарту, пройдены ли плановые курсы повышения квалификации;
• соблюдение персоналом правил торговли;
• работа коллектива с отзывами и предложениями для формирования имиджа аптеки и повышения лояльности покупателей;
• соблюдения требований ценообразования;
• работа по выявлению контрафактов и недоброкачественных товаров.

Чтобы правильно оценить перечисленные параметры, в компании должны быть прописаны критерии контроля. Именно для этих целей и разрабатывают стандарты операционных процедур (СОПы). В них описаны алгоритмы действий сотрудников при решении различных профессиональных задач.

Если в аптечной организации СОПы разработаны, проведение внутреннего аудита проходит легко. Достаточно оценить, соответствуют ли действия сотрудников прописанным алгоритмам.

При отсутствии стандартов можно ориентироваться на правовые документы. Однако в них перечислены не все требования к деятельности аптечной точки. Например, нет рекомендаций, как правильно работать с отзывами посетителей.

Кто проводит внутренний аудит в аптеке?

Руководитель назначает ответственного за проверку. Это может быть штатный сотрудник или приглашенный эксперт. Важно, чтобы он подошел к процессу объективно и беспристрастно. Желательно, чтобы у него был опыт аудиторской работы.

Если аптека сетевая, можно создать рабочую группу и включить в нее несколько аудиторов. Чтобы объективность оценки была выше, таким аудиторам не рекомендуется проверять подразделение, за которым они закреплены.

Этапы внутреннего аудита в аптеке

Проверка начинается с осмотра помещений и анализа нормативных документов. Далее аудитор оценивает работу персонала и составляет отчет. В нем он обязательно указывает, что соответствуют нормативам, а в каких сферах есть несоответствия или необходимость улучшений.

Продолжительность проверки прописывается в ее графике. В зависимости от объема работы она может проходить в максимально сжатые сроки или длиться несколько дней.

Что делать после внутреннего аудита

Отчет аудиторов не завершает проверку. После нее руководитель должен составить и утвердить график устранения замечаний, затем проверить, выполнен ли он. Аудиторская проверка считается завершенной после устранения всех недоработок и пробелов, указанных в отчете.