Недостача, излишки и пересортица в аптеке - что делать?

Ежедневно сотрудники аптеки осуществляют огромное количество операций, связанных с товаром. В их числе приемка, сортировка, реализация. На любой из стадий работы с товаром могут возникнуть пересортица, недостача и излишки.

Почему возникают проблемы с товарными остатками?

Казалось бы, почти полная автоматизация всех процессов продажи медикаментов должна исключить подобные ситуации, но от этого не застрахован ни один даже самый честный и ответственный сотрудник. К сожалению, в аптеке недостача встречается довольно часто.

Итак, откуда берется пересортица в аптеке и в чем причины несоответствия?

  1. Ошибки при приемке товара. Процесс приемки автоматизирован частично. Даже при считывании штрих-кода каждой упаковки сотрудник аптеки может ошибиться — например, при пересчете количества упаковок. Особенно часто такая ситуация возникает при приемке блистерных товарных позиций, если в аптеку они поступают в больших количествах. С введением маркировки эта проблема должна разрешиться, так как аптекам будет необходимо сканировать каждую упаковку.

  2. Недочеты работы складской программы учета. Технический фактор также может играть свою роль — при считывании штрих-кода при приемке или при отпуске товара клиенту. Программа может неверно произвести списание или учет товарной позиции.

  3. Человеческий фактор. Это наиболее распространенная причина пересортиц, излишков и недостачи. Почему?

    • делимые упаковки — при отпуске только части упаковки (например, саше с противопростудными препаратами) сотрудник аптеки может неправильно ввести «долю» упаковки при продаже, или ошибиться в количестве

    • похожие упаковки — например, у перевязочных материалов, или препаратов, дизайн упаковок которых схож друг с другом

    • халатность при пересчете товара, который обычно отпускается в большом количестве (гематогенки, перевязочные материалы, блистерные упаковки и т.д.)

  4. Кражи. К счастью, это встречается редко. Чаще всего это происходит в аптеках с открытой выкладкой, где пренебрегают муляжами препаратов и выставляют настоящие лекарственные средства. Воровство может встречаться как со стороны покупателей, так и со стороны самих сотрудников.

В целом, воровство обычно незначительно влияет на пересортицу. В группу риска входят аптеки, где на витрину выставляются не пустые коробки, а заполненные медикаментами. Встречаются также случаи воровства среди сотрудников, такие моменты должны строго пресекаться руководством.

Как аптека должна поступить?

В настоящее время «свести» излишки с недостачей в аптеке практически невозможно — все данные о реализации по закону сразу же поступают в Федеральную Налоговую Службу. Аптечная организация заинтересована в том, чтобы максимально четко вести учет движения препаратов.

Что делать и какие меры может предпринять аптека?

  1. Разработать СОПы с тщательно прописанными последовательностями действий для работы с товаром: на стадии приемки, сортировки, реализации.

  2. При приемке перепроверять серии каждой упаковки товара.

  3. Обеспечить хранение поступающего товара по партиям — допустить пересорт товара по серии будет сложнее.

  4. Обеспечить своевременное обновление программного обеспечения учета товародвижения в аптеке — порядок в этом вопросе позволит избежать технических ошибок.

  5. Соблюдать гигиену труда сотрудников, работающих за первым столом — большинство ошибок возникает из-за усталости и невнимательности сотрудника.

В случае, если несоответствие товара уже обнаружено, необходимо выяснить, на каком этапе и кто из сотрудников это допустил. Обычно погашение недостачи проводит сам сотрудник — в соответствии с договором о материальной ответственности. В случае, если установить виновного невозможно, материальную ответственность несут все сотрудники. Объяснительную по недостаче товара должен писать весь коллектив.

Если в аптечной организации при инвентаризации выявлены недостачи, излишки и пересортица, не следует волноваться, винить себя или коллег. Все сотрудники должны сделать выводы и продолжать работу, стараясь не допускать повторения ситуации. Фармацевты и провизоры должны быть внимательнее, лишний раз рекомендуется все проверить. Следует избегать эмоциональных перегрузок, волнений.

Скрыть
Зарегистрируйтесь
И станьте участником нашей программы. Проходите уроки, получайте бонусы и подарки
Ведущая платформа для провизоров и фармацевтов
Бесплатный доступ ко всем курсам
Преподают ведущие специалисты в своей области
Участвуйте в балльно-рейтинговой системе и получайте призы