Отсроченное обслуживание рецепта. Что важно знать сотрудникам аптеки?

Отсроченное обслуживание рецепта помогает аптеке правильно действовать в ситуации, когда покупателю нужен назначенный препарат, но в момент обращения его нет в наличии. Покупатель должен понимать, что его рецепт принят, обращение зафиксировано, а аптека контролирует дальнейшее обеспечение препаратом.

Что такое отсроченное обслуживание рецепта?

Отсроченное обслуживание рецепта — это порядок действий аптеки при отсутствии лекарственного препарата, который назначен по действительному рецепту. В такой ситуации аптека не просто сообщает, что препарата нет, а фиксирует обращение покупателя, принимает рецепт на обслуживание и обеспечивает отпуск препарата в установленный срок.

Для покупателя это означает, что обращение не будет потеряно, а препарат должен быть предоставлен после поступления. Для аптеки — что нужно правильно проверить рецепт, сделать отметку или внести сведения в информационную систему, проконтролировать срок обслуживания и уведомить пациента, его законного представителя или уполномоченное лицо.

Важно, что отсроченное обслуживание применяется не только к льготным рецептам. В соответствии с Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 7 марта 2025 г. № 100н «Об утверждении Правил отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения аптечными организациями ...» на обслуживание можно поставить и рецепт на рецептурный препарат, который покупатель приобретает самостоятельно, за полную стоимость. Если такого препарата нет в аптеке, рецепт также принимается на обслуживание, а аптека должна обеспечить отпуск в установленные сроки.

При этом порядок оформления отличается. Для препарата, отпускаемого за полную стоимость, на бумажном рецепте делают отметку о принятии на обслуживание и указывают дату. Для льготного рецепта дополнительно фиксируют номер записи в журнале учёта рецептов, находящихся на обслуживании.

Отсроченное обслуживание возможно только по рецепту, который оформлен корректно и действует на дату обращения. Если рецепт заполнен с нарушениями или срок его действия уже истёк, его нельзя принимать на обслуживание: покупателю нужно объяснить причину и рекомендовать обратиться в медицинскую организацию для корректного оформления назначения.

Нормативная база. Какими документами руководствоваться?

Порядок отсроченного обслуживания связан с правилами отпуска лекарственных препаратов, оформлением рецептов, льготным лекарственным обеспечением, с электронными рецептамиЭлектронный рецепт — это рецепт на лекарственный препарат, оформленный в электронном виде с использованием государственной или региональной информационной системы здравоохранения. По своей юридической силе он равнозначен бумажному рецепту и содержит те же обязательные сведения о пациенте, назначенном препарате, способе применения, дозировке, сроке действия и враче, выписавшем рецепт.Подробнее и внутренними процедурами аптеки. Поэтому в работе нужно учитывать не один документ, а несколько нормативных источников.

Основные нормативные документы:

1. Приказ Минздрава России от 07.03.2025 № 100н «Об утверждении Правил отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения аптечными организациями, индивидуальными предпринимателями, имеющими лицензию на осуществление фармацевтической деятельности...». Это основной документ для темы отсроченного обслуживания рецепта. В нём установлены сроки обслуживания рецептов при отсутствии препарата, порядок отметки «Рецепт принят на обслуживание», правила ведения журнала для льготных рецептов и порядок уведомления покупателя о поступлении препарата.
2. Приказ Минздрава России от 24.11.2021 № 1094н «Об утверждении Порядка назначения лекарственных препаратов, форм рецептурных бланков на лекарственные препараты, Порядка оформления указанных бланков, их учёта и хранения...». Документ нужен фармацевту для проверки рецепта: формы бланка, срока действия, обязательных реквизитов, правил оформления бумажных и электронных рецептов.
3. Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации». Для аптеки важны положения, связанные с обязанностью медицинских и фармацевтических работников предоставлять достоверную информацию, в том числе о наличии лекарственных препаратов с одинаковым международным непатентованным наименованием и препаратов с более низкой ценой.
4. Региональные нормативные акты и правила работы региональной информационной системы здравоохранения. Они особенно важны при отпуске лекарственных препаратов по электронным рецептам и при льготном лекарственном обеспечении. Порядок работы с электронными рецептами, обменом сведениями и снятием рецепта с обслуживания может зависеть от конкретного субъекта РФ.

Дополнительно аптеке стоит использовать локальные документы: СОП по рецептурному отпуску, форму журнала учёта рецептов, порядок обработки персональных данных и инструкции для сотрудников первого стола.

Мастер общения: Как строить успешные взаимоотношения?

Вебинар по теме

Олег Гончаров,
бизнес-тренер, специалист в области фарммаркетинга

В каких случаях рецепт ставится на отсроченное обслуживание?

Рецепт ставится на отсроченное обслуживание, если покупатель предъявил действительный рецепт, но назначенного препарата нет в аптеке. Чаще всего отсроченное обслуживание применяется в следующих случаях:

• препарата нет в аптеке в момент обращения покупателя;
• покупатель предъявил рецепт на препарат, который приобретает самостоятельно за свой счёт;
• покупатель обратился по льготному рецепту, по которому препарат отпускается бесплатно или со скидкой;
• на рецепте есть пометка «cito»Пометка «Cito» — это латинское слово, означающее «срочно». В аптечной практике такая отметка встречается на рецептах и указывает, что лекарственный препарат необходимо отпустить в приоритетном порядке.Подробнее;
• для отпуска препарата требуется закупка;
• рецепт оформлен в электронном видеЭлектронный рецепт — это рецепт на лекарственный препарат, оформленный в электронном виде с использованием государственной или региональной информационной системы здравоохранения. По своей юридической силе он равнозначен бумажному рецепту и содержит те же обязательные сведения о пациенте, назначенном препарате, способе применения, дозировке, сроке действия и враче, выписавшем рецепт.Подробнее, и сведения нужно внести в региональную информационную систему.

Сроки отсроченного обслуживания рецепта

Срок отсроченного обслуживания зависит от причины, по которой препарат не был отпущен сразу. Отсчёт ведётся с даты обращения покупателя, его законного представителя или уполномоченного лица в аптеку.

Сроки удобно фиксировать не только в журнале или информационной системе, но и во внутреннем рабочем контроле: например, в аптечной программе, таблице или ежедневном списке рецептов на обслуживании.

Что делать, если срок действия рецепта истекает?

Если срок уже истёк, препарат по нему не отпускают и на отсроченное обслуживание не ставят.

Если рецепт ещё действует, но препарата нет в наличии, его можно принять на обслуживание. В этом случае важно сразу зафиксировать дату обращения, дату постановки на обслуживание и контрольную дату исполнения с учётом срока действия рецепта и предельного срока отсроченного обслуживания. Таким образом, основанием для постановки рецепта на обслуживание является его действительность на дату обращения покупателя.

Для льготных рецептов срок действия отражают в журнале. Там указывают дату окончания действия рецепта и дату окончания обслуживания. Если срок близок к окончанию, информацию лучше сразу передать ответственному сотруднику, чтобы проверить возможность заказа, перемещения препарата или другого допустимого способа обеспечения покупателя.

Алгоритм действий фармацевта: пошаговая инструкция

Когда покупатель обращается в аптеку с рецептом, а назначенного препарата нет в наличии, фармацевту важно действовать по единому алгоритму.

Шаг 1. Проверить рецепт. Нужно убедиться, что рецепт оформлен корректно: проверить форму бланка или электронный рецептЭлектронный рецепт — это рецепт на лекарственный препарат, оформленный в электронном виде с использованием государственной или региональной информационной системы здравоохранения. По своей юридической силе он равнозначен бумажному рецепту и содержит те же обязательные сведения о пациенте, назначенном препарате, способе применения, дозировке, сроке действия и враче, выписавшем рецепт.Подробнее, срок действия, обязательные реквизиты, читаемость записи, подписи и печати при бумажном рецепте. Если рецепт недействителен, его нельзя ставить на обслуживание.

Шаг 2. Проверить наличие препарата. Фармацевт уточняет наличие препарата с учётом торгового наименования или МНН, дозировки, лекарственной формы, количества в упаковке и возможности отпуска по предъявленному рецепту.

Шаг 3. Определить тип ситуации. Нужно понять, относится ли рецепт к обычному отсутствию препарата, срочному назначению с пометкой «cito»Пометка «Cito» — это латинское слово, означающее «срочно». В аптечной практике такая отметка встречается на рецептах и указывает, что лекарственный препарат необходимо отпустить в приоритетном порядке.Подробнее, льготному отпуску или электронному рецепту. От этого зависит срок обслуживания и порядок оформления.

Шаг 4. Принять рецепт на обслуживание. Если рецепт действителен, а препарат отсутствует, фармацевт принимает рецепт на отсроченное обслуживание. При бумажном рецепте на обратной стороне делают отметку «Рецепт принят на обслуживание» и указывают дату постановки рецепта на обслуживание.

Если препарат отпускается за полную стоимость, этой отметки и даты достаточно для фиксации постановки рецепта на обслуживание. Если рецепт льготный, дополнительно указывают номер записи в журнале учёта рецептов, находящихся на обслуживании.

По электронному рецепту сведения о постановке на обслуживание вносят в региональную информационную систему. Для электронного льготного рецепта также указывают номер записи в журнале.

Шаг 5. Оформить льготный рецепт в журнале. Если препарат отпускается бесплатно или со скидкой, сведения вносят в журнал учёта рецептов, находящихся на обслуживании. На бумажном рецепте дополнительно указывают номер записи в журнале.

Шаг 6. Объяснить покупателю порядок дальнейших действий. Фармацевт сообщает, что рецепт принят на обслуживание, препарат будет отпущен после поступления, а аптека уведомит о возможности получения. Корректная формулировка: «Сейчас препарата нет в наличии. Мы принимаем рецепт на обслуживание, фиксируем дату обращения и уведомим вас, когда препарат поступит».

Шаг 7. Получить контакт для уведомления. Если нужен номер телефона, его получают у пациента, законного представителя или уполномоченного лица. Сотрудники должны понимать, что телефон относится к персональным данным и используется для уведомления о поступлении препарата.

Шаг 8. Проконтролировать поступление, уведомить и закрыть рецепт. После поступления препарата покупателя уведомляют по телефону и/или SMS. При льготном рецепте дату уведомления фиксируют в журнале. После отпуска препарата указывают дату отпуска, а при бумажной форме журнала получают подпись лица, получившего препарат.

Если рецепт оформлен правильно, действует на дату обращения, а назначенного препарата нет в наличии, сотруднику аптеки следует принять его на отсроченное обслуживание в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 7 марта 2025 г. № 100н «Об утверждении Правил отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения аптечными организациями ...».

Журнал учёта рецептов, находящихся на обслуживании

Журнал учёта рецептов, находящихся на обслуживании, ведут для льготных рецептов, по которым лекарственные препараты отпускаются бесплатно или со скидкой. Его можно оформить на бумаге или в электронном виде. Форма свободная, но в журнале должны быть сведения, позволяющие контролировать каждый рецепт.

В журнале рекомендуется указывать:

• дату обращения пациента, его законного представителя или уполномоченного лица;
• дату и номер рецепта, если номер предусмотрен;
• дату окончания действия рецепта;
• дату окончания обслуживания рецепта;
• МНН или торговое наименование лекарственного препарата;
• ФИО пациента, законного представителя или уполномоченного лица;
• номер телефона для уведомления;
• дату уведомления о поступлении препарата;
• дату отпуска препарата;
• подпись лица, получившего препарат, если журнал ведётся на бумаге.

Для удобства внутреннего контроля можно добавить рабочие графы: «контрольная дата», «статус рецепта», «ответственный сотрудник», «попытки связи», «комментарий по закупке или поставке». Они не заменяют обязательные сведения, но помогают отслеживать рецепты, по которым приближается срок обслуживания.

После поступления препарата дату уведомления фиксируют в журнале. После отпуска указывают дату выдачи, а при бумажной форме журнала — подпись получившего лица. Так аптека может подтвердить, что рецепт был принят и фактически обслужен.

Разница при отсроченном обслуживании бумажного и электронного рецепта

Смысл процедуры одинаковый: если препарат отсутствует, но рецепт действителен, обращение нужно зафиксировать, определить срок обслуживания и обеспечить отпуск после поступления. Отличается только способ фиксации сведений.

Порядок работы с бумажными и электронными рецептамиЭлектронный рецепт — это рецепт на лекарственный препарат, оформленный в электронном виде с использованием государственной или региональной информационной системы здравоохранения. По своей юридической силе он равнозначен бумажному рецепту и содержит те же обязательные сведения о пациенте, назначенном препарате, способе применения, дозировке, сроке действия и враче, выписавшем рецепт.Подробнее лучше отдельно закрепить в СОП. Это снижает риск ошибок: например, когда сотрудник верно определил отсутствие препарата, но не сделал отметку на бумажном рецепте, не внёс сведения в систему или забыл указать номер записи в журнале по льготному рецепту.

Выводы

• Отсроченное обслуживание применяется, когда рецепт действителен и правильно оформлен, но нужного препарата временно нет в аптеке. Это касается не только льготных рецептов, но и рецептов на самостоятельно приобретаемые рецептурные препараты.
• Если рецепт просрочен, заполнен с ошибками или не соответствует требованиям, принимать его на отсроченное обслуживание нельзя.
• Срок обслуживания зависит от ситуации: обычное отсутствие препарата, пометка «cito»Пометка «Cito» — это латинское слово, означающее «срочно». В аптечной практике такая отметка встречается на рецептах и указывает, что лекарственный препарат необходимо отпустить в приоритетном порядке.Подробнее или льготный отпуск.
• Для обычного отсутствия препарата действует срок до 10 рабочих дней, для рецепта с пометкой «cito» — до 3 рабочих дней, при необходимости закупки — до 30 рабочих дней.
• Бумажный рецепт оформляют отметкой «Рецепт принят на обслуживание» с указанием даты.
• По электронному рецептуЭлектронный рецепт — это рецепт на лекарственный препарат, оформленный в электронном виде с использованием государственной или региональной информационной системы здравоохранения. По своей юридической силе он равнозначен бумажному рецепту и содержит те же обязательные сведения о пациенте, назначенном препарате, способе применения, дозировке, сроке действия и враче, выписавшем рецепт.Подробнее сведения о постановке на обслуживание вносят в региональную информационную систему.
• Льготные рецепты требуют отдельного учёта в журнале рецептов, находящихся на обслуживании.
• После поступления препарата аптека должна уведомить пациента, законного представителя или уполномоченное лицо в течение 1 рабочего дня.
• Внутренний алгоритм работы помогает сотрудникам не пропустить сроки, правильно оформить рецепт и избежать спорных ситуаций.
• Отсроченное обслуживание защищает интересы пациента и одновременно помогает аптеке подтвердить, что обращение было принято, зафиксировано и обработано по установленным правилам.