Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Инвентаризация в аптеке — это периодическая проверка наличия и состояния имущества и обязательств фармацевтической организации, их оценка. Она проводится с целью сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта.

Порядок проведения в аптечных организациях регламентируется следующими нормативными документами:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
2. ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (обязателен с 1 апреля 2025 года, применяется вместо Методических указаний по инвентаризации, утверждённых Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, которые утратили силу);
3. ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчётность» (применяется к отчётности за 2025 год, взамен ПБУ 4/99 и положений Приказа Минфина № 34н);
4. ФСБУ 5/2019 «Запасы» — для правил оценки, уценки и списаний товарных остатков по результатам инвентаризации.

Аптечная организация вправе утвердить локальный нормативный акт (положение или регламент об инвентаризации), конкретизирующий порядок и формы документов с учётом требований указанных стандартов.

Виды инвентаризации в аптеке

Инвентаризация может быть плановой или неплановой. Даты проведения и количество плановых проверок в отчётном году, а также перечень имущества для проверки устанавливает руководитель аптечной организации.

Внеплановые (внезапные или дополнительные) инвентаризации проводятся для текущего контроля сохранности продукции у материально-ответственных лиц и оперативного выявления расхождения между данными бухгалтерской отчётности и фактическим наличием обязательств и запасов.

Обязательные случаи проведения инвентаризации устанавливаются действующим стандартом ФСБУ 28/2023 и законом о бухгалтерском учёте. Инвентаризация проводится обязательно:

• перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• при чрезвычайных ситуациях (пожар, затопление, стихийные бедствия и так далее);
• при реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение) или ликвидации организации;
• при передаче имущества (в том числе при его продаже, внесении в уставный капитал), а также в иных случаях, установленных законодательством и учётной политикой.

Годовую инвентаризацию активов разрешено проводить в IV квартале. Результаты инвентаризации, выполненной не ранее 1 октября отчётного года, допускается отражать в учёте и отчётности за этот год. Для дополнительных проверок аптека может определять свои сроки проведения инвентаризации.

По охвату объектов инвентаризация бывает:

• сплошной (все активы и обязательства выбранного участка);
• частичной или выборочной (отдельные группы: товары, денежные средства, бланк, товары в пути, комиссионные и так далее).

По назначению выделяют первичную, повторную (контрольную), тематическую (по конкретным рискам) и встречную (между подразделениями/точками).

Проверки в аптеке: что нужно знать фармацевтическому работнику

Вебинар по теме

Вячеслав Глухов,
эксперт проекта "Комьюнити" IQ Provision

Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Процесс условно может быть поделен на несколько этапов.

Формирование инвентаризационной комиссии. По умолчанию инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, утверждённая приказом руководителя, с указанием состава, сроков и объектов проверки. Допускается проведение процедур инвентаризации аудитором, если это прямо предусмотрено договором и внутренним регламентом.

Отсутствие члена комиссии при подсчётах — основание для оформления акта и замены участника. Результаты не признаются автоматически недействительными, но могут быть в дальнейшем оспорены.

Подготовка к осуществлению проверки. В ходе этого этапа необходима подготовка документов: приходных и расходных документов, отчётов о движении товара, денежных средств. Составляются инвентаризационные описи в аптеке.

Дополнительно:

• фиксируется «срез» на дату начала (останавливаются операции по учёту на период подсчёта либо организуется раздельный учёт движения);
• выгружаются отчёты для сопоставления с системой мониторинга движения лекарственных препаратов (маркированные лекарственные средства: сверка кодов, статусов, серий);
• утверждаются формы описи и сличительной ведомости (бумажные или электронные с ЭЦП);
• определяется порядок работы с товарами в пути, на комиссии, в удалённых точках и в сейф-ячейках или местах «карантина».

Проведение инвентаризации при обязательном участии материально ответственных лиц. Проверяется фактическое наличие материальных ценностей в аптеке, сведения о которых заносятся в инвентаризационные описи и акты.

У маркированных препаратов дополнительно сверяются коды маркировки и статусы в системе мониторинга движения лекарственных препаратов. Денежные средства, марки строгой отчётности и иные ценности проверяются отдельными описями.

Все корректировки, выявленные в процессе, оформляются только после завершения пересчёта и фиксации расхождений.

Документальное оформление результатов. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Составляются сличительные ведомости по тем позициям, по которым выявлены отклонения от учётных данных. Например, лекарства в аптеке по документам готовы к продаже, но фактически отсутствуют.

По просроченным, недоброкачественным или фальсифицированным лекарственным средствам оформляется изъятие и передача на утилизацию по установленной процедуре (с актами и договором со специализированной организацией). Такие позиции помещаются в «карантин» до уничтожения.

Для маркированных лекарств выполняется корректная фиксация статусов в системе мониторинга движения лекарственных препаратов (выбытие, списание, утилизация).

Учёт результатов инвентаризации, в том числе для целей бухгалтерского и налогового учёта. Результаты должны быть отражены в отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация в аптеке, а по годовой проверке — в годовом бухгалтерском отчёте. На данном этапе в случае обнаружения недостачи также решается вопрос об её учёте: за счёт норм естественной убыли, за счёт материально-ответственных лиц или за счёт хозяйствующего субъекта.

Если проверка длится несколько дней, то помещения с материальными ценностями опечатываются после ухода инвентаризационной комиссии. На время перерыва описи помещаются в шкаф или сейф, помещение закрывается.

Оценка физического состояния товаров

При проверке комиссия не только сопоставляет соответствие данных учёта фактическому наличию, но и выявляет товар с истёкшим сроком годности или признаками утраты потребительских свойств. Такие товары немедленно изымаются из продажи, помещаются в «карантинную» зону и маркируются. Для лекарственных препаратов дополнительно фиксируется статус в системе мониторинга движения лекарственных препаратов(выбытие, списание или утилизация).

Товары с истёкшим сроком годности подлежат уничтожению (утилизации) в порядке, установленном для соответствующей категории продукции. Для лекарственных препаратов применяются требования законодательства о лекарственных средствах, для изделий медназначения и прочих товарных групп — профильные санитарные регламенты.

Формы документов аптека разрабатывает самостоятельно (бумажные или электронные с ЭП). Они должны содержать обязательные реквизиты и ссылаться на локальный регламент (положение об инвентаризации, карантине, утилизации).

Также утилизации подлежат недоброкачественные, фальсифицированные и контрафактные лекарственные средства. Они подлежат изъятию, раздельному хранению и уничтожению через специализированную организацию, имеющую соответствующую лицензию/договор.

Комплект подтверждающих документов обычно включает:

• акт отбора, изъятия и помещения в карантин;
• заключение комиссии (с указанием причин списания, серий или партий, количества);
• договор со специализированной организацией;
• акт передачи;
• акт уничтожения;
• при необходимости — фотоматериалы и служебные записки.

Для маркированных лекарств — документы о корректном отражении операции в системе мониторинга движения лекарственных препаратов.

В бухгалтерском учёте такие списания отражаются в расходах организации. Порядок зависит от причин и категории товара:

• для запасов — по правилам ФСБУ 5/2019 (обесценение/списание),
• для раскрытия — по ФСБУ 4/2023.

Распределение между «естественной убылью», расходами организации или возмещением за счёт МОЛ фиксируется решениями комиссии и локальными нормами.

Выводы

• Инвентаризация — обязательный процесс для организаций в сфере торговли.
• Инвентаризация в аптеке предполагает проверку наличия и состояния имущества и обязательств фармацевтической организации.
• Цель инвентаризации заключается в сопоставлении фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учёта.
• Порядок проведения инвентаризации регламентируется нормативными документами.
• Процесс инвентаризации условно делится на несколько этапов.
• Оценка физического состояния товаров включает выявление товаров с истёкшим сроком годности и утилизацию некачественных, контрафактных и фальсифицированных средств.