Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Инвентаризация в аптеке — это периодическая проверка наличия и состояния имущества и обязательств фармацевтической организации, их оценка. Она проводится с целью сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Порядок проведения в аптечных организациях регламентируется следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н;
• Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утв. Приказом Минфина от 06.07.1999 № 43н;
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Кроме того, компания вправе издать собственный нормативный акт, который будет регламентировать порядок проверки.

Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Процесс условно может быть поделен на несколько этапов:

• Формирование инвентаризационной комиссии. Отметим, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
• Подготовка к осуществлению проверки. В ходе этого этапа необходима подготовка документов: приходных и расходных документов, отчетов о движении товара, денежных средств. Составляются инвентаризационные описи в аптеке.
• Проведение инвентаризации при обязательном участии материально ответственных лиц. Проверяется фактическое наличие материальных ценностей в аптеке, сведения о которых заносятся в инвентаризационные описи и акты.
• Документальное оформление результатов. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Составляются сличительные ведомости по тем позициям, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Например, лекарства в аптеке по документам готовы к продаже, но фактически отсутствуют.
• Учет результатов инвентаризации, в том числе для целей бухгалтерского и налогового учета. Результаты должны быть отражены в отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация в аптеке, а по годовой проверке — в годовом бухгалтерском отчете. На данном этапе в случае обнаружения недостачи также решается вопрос о ее учете: за счет норм естественной убыли, за счет материально-ответственных лиц или за счет хозяйствующего субъекта.

Если проверка длится несколько дней, то помещения с материальными ценностями опечатываются после ухода инвентаризационной комиссии. На время перерыва описи помещаются в шкаф или сейф, помещение закрывается.

Виды инвентаризации в аптеке

Инвентаризация может быть плановой или неплановой. Даты проведения и количество плановых проверок в отчетном году, а также перечень имущества для проверки устанавливает руководитель аптечной организации.

Внеплановые (внезапные или дополнительные) инвентаризации проводятся для текущего контроля сохранности продукции у материально-ответственных лиц и оперативного выявления расхождения между данными бухгалтерской отчетности и фактическим наличием обязательств и запасов.

Инвентаризация должна проводиться в следующих случаях (согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности):

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

Для дополнительных проверок аптека может определять свои сроки проведения инвентаризации.

Оценка физического состояния товаров

При проверке комиссия не только сопоставляет соответствие данных учета фактическому наличию, но и выявляет товар с истекшим сроком годности по причине утраченной ценности. Товар с истекшим сроком годности подлежат утилизации — для этого составляется специальный товарный документ. Форму документа аптека разрабатывает самостоятельно.

Также утилизации подлежат некачественные, контрафактные и фальсифицированные средства. Их также необходимо уничтожить.

В бухгалтерском учете такой расход включается в расходы организации. Чтобы документально подтвердить расходы, необходимо сохранять документы, подтверждающие утилизацию.