Делегирование полномочий в аптеке

Делегирование — передача рабочих задач, компетенций, полномочий и ответственности сотрудникам.

Это один из наиболее эффективных способов регулировки количества выполняемых задач.

Какие задачи можно, а какие нельзя делегировать?

Основная задача руководства — анализировать информацию, организовать деятельность аптеки, планировать и принимать стратегические решения, которые помогли бы в развитии организации.

Зачастую повседневные задачи отнимают у заведующего много времени, не позволяя сосредоточиться на более приоритетных вопросах. Делегирование помогает распределить время с максимальной отдачей и эффективностью.

Как правило делегируются следующие задачи:

• специализированные — задачи, которые фармацевты и провизоры смогут сделать лучше заведующего;
• рутинные — задачи, которые нужно делать на регулярной основе и которые не требуют большой ответственности;
• подготовительные — задачи, которые позволяют собрать информацию для более крупных работ.

Можно делегировать подчиненным такие задачи, как прием товара и проверка документов, возврат некачественного товара поставщику или товара с коротким или истекающим сроком годности.

Ряд обязанностей передавать не рекомендуется, так как от них напрямую зависит работа сотрудников и прибыльность аптеки. Рассмотрим более подробно задачи этого типа.

Генеральное планирование. Включает планирование деятельности аптеки на длительный период аптеки, определение планов для сотрудников.

Подбор и оценка компетенций будущих сотрудников. Можно учитывать мнение подчиненных, но окончательное решение должен принимать руководитель.

Контроль. Контролировать работу сотрудников аптеки — непосредственная обязанность заведующего.

Мотивация и стимулирование. Разрабатывать систему мотивации, а также поощрять или отчитывать сотрудников должен сам руководитель.

Задачи, связанные с конфиденциальной информацией. Не рекомендуется предоставлять сотрудникам личные и конфиденциальные данные, информацию, которая относится к коммерческой тайне.

Обязательства и ответственность за выполнение задач заведующего делегировать нельзя.

Преимущества делегирования

Делегирование задач в управлении накладывает на сотрудников меньше ограничений и предоставляет определённую свободу действий для достижения целей компании.

Как правило, сотрудники, которым руководство делегирует обязанности и полномочия, быстрее обучаются и развиваются как специалисты. Опора на таких сотрудников помогает компании быстрее достигать поставленных целей и оперативно реагировать на изменение во внешней среде. При этом сохраняется устойчивая организационная структура.

Преимущества делегирования для ­аптеки:

• уменьшение текучки ­кадров;
• рост квалификации персонала;
• новые идеи и подходы к решению ­проблем;
• раскрытие потенциала специалистов.

Преимущества делегирования для ­руководителя:

• более высокая эффективность работы за счет дополнительного ­времени;
• возможность заняться разработкой более долгосрочных и стратегически важных задач;
• возможность оценить способность сотрудника к новой для него деятельности;
• рост заинтересованности и самостоятельности персонала;
• дополнительная мотивация и стимул для ­сотрудников.

Преимущества делегирования для сотрудников:

• демонстрация веры в их ­способности;
• новые полномочия, ответственность и ­компетентность;
• обучение и повышение ­квалификации;
• повышение степени удовлетворенности ­работой;
• самореализация.

Как проверить навык делегирования

Многие руководители боятся или не умеют поручать сотрудникам свои задачи. Чтобы оценить наличие у себя этого навыка, можно заполнить простую таблицу.

К сожалению, далеко не каждый может поручать задания своим подчиненным, находя при этом самые разные оправдания. Давайте рассмотрим, ­какие.

Полученные результаты нужно проанализировать и определить, на какие был дан положительный ответ. Это позволит определить причины, по которым руководитель не готов делегировать свою работу, и определить способ, который поможет изменить ситуацию.

Основные препятствия. Что мешает делегировать задачи сотрудникам аптеки?

Давайте изучим самые типичные барьеры для успешного ­делегирования, с которыми сталкиваются заведующие и руководители в аптеках и аптечных сетях.

Сотрудник сделает много ошибок, а мне придется переделывать

Да, такая ситуация вполне может встретиться — начиная новую для себя работу, человек действительно может совершить ошибку. Это нормально, однако ошибившись один раз, в следующий раз сотрудник с большой вероятностью все сделает правильно. А на «длинной дистанции» это поможет существенно разгрузить график руководителя.

Многое зависит от постановки задачи. Заведующему важно правильно составить задание, делать промежуточный контроль и при необходимости помогать подчиненному на первых этапах работы. Если сотрудник допустил ошибку, не нужно ругать его и запрещать продолжать решать задачу — более полезно будет разобрать вместе с ним причину ошибки и исключить её повторение.

У меня нет времени, чтобы ставить задачи и рассказывать, как их делать

В этом случае обязательно нужно делегировать работу, так как это позволит освободить дополнительное рабочее время. В идеале, давать поручения следует еще до того, как текущих дел станет совсем много — в этом случае действительно останется мало времени на обучение и контроль, из-за чего вырастет вероятность совершения ошибок со стороны сотрудника.

При недостатке времени нужно постепенно проводить обучение подчинённых, начиная с маленьких заданий с минимальным риском совершения ошибок. По мере появления свободных минут, можно делегировать и более крупные задачи.

Я не знаю, что и как можно делегировать

Делегирование действительно является сложным процессом, навыки владения которым развиваются во время регулярной практики.

Начать можно с постоянных рутинных задач, например связанных с приемом товаров или возвратом некачественных товаров поставщику. При необходимости можно будет передавать более сложные задачи, например анализ оборота товара, заказ позиций для реализации и так далее.

У сотрудников слишком много задач, чтобы давать дополнительную работу

Конечно, работа в аптеке трудная и напряженная, каждый специалист выполняет свои непосредственные обязанности. Поэтому прежде чем поручить задачу, заведующий должен точно определить объем работы и предполагаемые затраты времени. При этом следует помнить: если руководитель сделает задачу за полчаса, подчинённому потребуется в 2 или 3 раза больше времени. Постепенно длительность выполнения задания будет сокращаться.

В каждой аптеке в течение дня возникают «окна», когда посетителей практически нет. Именно в это время сотрудник сможет выполнить задачу.

Мои фармацевты не способны выполнить задание

В этом случае следует подбирать задачи, которые им по силам, или провести обучение и предоставить помощь.

Сомнения в возможностях и компетенции сотрудников мешают освободить время руководителя и дать подчиненному попробовать что-то новое для себя, получить стимул для роста и развития.

Я не знаю, как поступить, если сотрудник откажется выполнять поручение

В этом случае важную роль играет умение руководителя правильно настроить сотрудника. Для этого нужно донести до специалиста, что именно он может справиться с этой задачей и только ему можно поручить такую ответственную задачу, так как он обладает необходимыми для неё навыками и умениями. Можно подчеркнуть, что это демонстрация личного доверия, и пообещать всестороннюю помощь и поддержку.

Если подчиненный все равно отказывается, можно узнать причину и уточнить, какие задачи он бы хотел получать в дальнейшем. Возможно его беспокоит неуверенность в своих силах, страх перед ошибками или ответственностью, негативный прошлый опыт.

Боюсь потерять свой авторитет, если мои обязанности будет выполнять мой сотрудник

Авторитетом пользуется сотрудник, который грамотно распределяет обязанности среди персонала и может хорошо организовать работу коллектива. Для положительной репутации не обязательно нести на себе всю работу.

При этом, делегируя полномочия, руководитель сможет потратить больше времени на анализ и развитие организации. Например, хорошо проработать список товарных позиций, продумать систему мотивации для сотрудников или акцию для покупателей.

Если делегировать подчинённым слишком много полномочий, их квалификация слишком быстро вырастет, а это может подвергнуть опасности мое положение руководителя

Идея вырастить из перспективного фармацевта или провизора своего заместителя не так плоха, как кажется. Ответственный и инициативный сотрудник может значительно разгрузить руководителя. Начиная с небольших заданий, можно постепенно повысить его профессиональные компетенции и поручать более ответственные и серьезные задачи.

Если заведующий выполняет свои задачи профессионально и действительно является хорошим сотрудником, ему не стоит опасаться своих подчиненных. Грамотные руководители отличаются от остальных тем, что их так просто не смещают.

Правила делегирования полномочий

Следует помнить, что ответственность за конечный результат при выполнении работы будет лежать на руководителе. Следовательно, в его сферу ответственности входят и решения подчиненных, которые они принимают во время работы. Чтобы снизить риск и получить хорошо сделанное задание следует использовать ряд правил — это поможет исключить основные ошибки делегирования.

1. Точная формулировка результата. Следует устно или письменно определить минимальные и оптимальные ожидания, которые нужно передать подчиненному.

2. Внимание на результат. После передачи полномочий и определения чётких требований к нужному результату, следует ограничить контроль за выполнением задания и позволить сотруднику работать самостоятельно. Нужно сосредоточить внимание на результате и контролировать его соответствие изначальным требованиям

3. Участие в обсуждении задачи. Следует дать сотруднику возможность высказывать свои идеи и предложения, оценивать возможности. Если он будет ждать постоянных указаний и ответов со стороны заведующего, это может отнимать у последнего слишком много времени, а выполнение задачи растянется на долгий срок.

4. Предоставление прав и ответственности. Подчинённый должен иметь права, которые могут потребоваться для выполнения задачи. При этом следует избегать предоставления избыточных прав — излишних ресурсов, информации, власти. Сотрудник должен нести ответственность за работу перед своим руководителем.

5. Всесторонняя передача полномочий. Сотрудник должен чётко понимать условия, в которых будет выполняться порученная ему работа. Сюда входят правила аптеки, необходимые ресурсы, график и сроки выполнения задания,рамки для проявления инициативы.

6. Адекватная поддержка. Делегируя работу, руководитель должен гарантировать подчиненным поддержку со своей стороны, включая предоставление ресурсов и информации.

7. Отсутствие возврата делегированных полномочий. Необходимо пресекать попытки сотрудников вернуть задачу. Один из способов предлагает объяснить сотрудникам, что они должны отвечать за свои решения, и обсудить проблемы, с которыми они столкнулись в процессе выполнения задачи. Для этого можно рассмотреть предлагаемые ими идеи, оценить возможности их реализации.

Будет полезно рассказать сотрудникам, какие перспективы и возможности даёт им выполнение поставленной задачи — премия, повышение квалификации, новые навыки для перспективы карьерного роста и так далее.

Основные принципы делегирования включают доверие к сотрудникам и готовность делиться полномочиями и ответственностью.

Источники:
Веснин В.Р. Основы менеджмента
Старобинский Э. Передача полномочий — один из важнейших принципов менеджмента
Научная работа — Делегирование полномочий на аптечном предприятии