Делопроизводство в аптеке

Информация — один из ключевых ресурсов любой фармацевтической организации, в основе которого лежит большое количество самых разных документов. Работа с ними входит в должностные обязанности руководителя. Важную роль в этом процессе играет грамотно налаженный документооборот.

Документооборот — это движение документов учреждения, начиная с этапа их создания и заканчивая завершением работы с ними.

Движение документов в аптеке должно быть строго целенаправленным, недопустимо их хаотичное перемещение, так как это может навредить управленческой деятельности руководителя. Общие требования по работе с документами, содержащими информацию, регламентирует Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г.

Определение документа и его функции

Документ — это информация, которая сохранена на материальных носителях и имеет реквизиты, позволяющие провести ее идентификацию и обеспечить юридическую силу.

Документирование — процесс, в ходе которого создаются документы.

Документооборот — работа с готовыми документами, которая включает регистрацию, систематизацию и хранение, контроль их исполнения.

На документы возложено множество важных функций, облегчающих работу руководителя организации. К ним относятся информационная, управленческая, коммуникативная, правовая и учётная функции.

В аптечной организации с помощью документов фиксируются управленческие ситуации, события и факты. Разработка и оформление документации производится в соответствии с действующими государственными стандартами и нормативно-правовыми актами.

Персональная ответственность за подготовку, оформление и сохранность документов лежит на руководителе аптеки.

Делопроизводство для решения проблемы информационной нагрузки

Само по себе создание документов не может решить проблемы с документальным обеспечением управления аптеки. Для этого требуется полноценное делопроизводство, в которое входит и документирование, и документооборот.

При реализации делопроизводства следует учитывать ряд обязательных для всех организаций требований:

• Перемещение должно быть обусловлено строго деловой необходимостью;
• Документы должны проходить через минимальное количество инстанций, т.е. документ должен дойти до получателя максимально быстро, минуя промежуточные отделы и специалистов, которым документ не приносит практической пользы;
• Документы следует распределять между сотрудниками аптеки с чётким соответствием их функциональным обязанностям.

Три основных типа документации

В процессе управленческой деятельности аптеки создаются организационно-распорядительные документы, которые имеют единые правила для оформления. Реализация этих правил обеспечивает юридическую силу документации, поддерживает порядок, своевременное и точное изготовление и исполнение. С их помощью можно оперативно найти нужную информацию, систематизировать документацию и организовать правильное хранение.

Для обеспечения работы аптечной организации документы разделяют на три типа:

• Организационные: уставы, правила, инструкции, положения и другие;
• Распорядительные: решения, приказы и другие;
• Справочно-информационные: протоколы, записки, письма, объяснительные или докладные записки и другие.

В организационных документах хранится основная информация по деятельности аптеки.

Задача распорядительных документов заключается в оформлении управленческих решений. Отдельно следует отметить приказы — правовые акты, которые издаёт руководство фармацевтической организации для решения оперативных и основных задач. Они бывают двух видов:

• По основной деятельности. Приказы отражают решения руководителя относительно планирования работы, управления аптекой, финансирования, отчётности, контроля, снабжения и реализации аптечных товаров;
• По личному составу. Приказы содержат информацию о приёме и увольнении сотрудников, переводе их на другие должности, предоставлении отпусков, назначении дисциплинарных взысканий или поощрений. Большинство приказов этого типа имеют удобные унифицированные формы, которые определены Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».

Документы по личному составу, такие как заявления или приказы, иногда выделяются отдельно.

Вебинар по теме

Культура деловой переписки / как правильно писать деловые письма

Яна Ганичева, эксперт компании Solopharm

В информационных документах содержится информация, которая облегчает работу сотрудников аптеки, но не является обязательной для исполнения. Например, к ним относятся письма или объяснительные записки.

В зависимости от вида, документ может иметь унифицированную форму в соответствии с Госстандартом России или создаваться в произвольной форме. Однако независимо от вида, каждый документ должен иметь соответствующий комплект реквизитов. Они могут иметь угловое или продольное расположение. При продольном размещении реквизиты находятся в центре верхней части листа, в то время как угловой предполагает размещение реквизитов в верхней левой части документа.

Организация документооборота в аптеке

Документооборот — технологический процесс, которые включает внутренний, входной и исходящий документопотоки. Каждый из них должен иметь свои продуманные маршруты.

Маршрут — передвижение документов в потоке. Каждый документопоток может иметь несколько маршрутов, которые зависят от особенностей работы организации.

Для каждого маршрута характерны свои стандартные операции. Например, маршрут письма от контролирующего государственного органа может происходить следующим образом: секретарь принимает, проводит первичное рассмотрение, регистрирует письмо и передает его заведующей; заведующая проводит рассмотрение, вынесение и исполнения решения по письму.

В ходе обработки входящих документов есть несколько стандартных последовательных этапов:

• Приёмка и первичная обработка;
• Предварительное распределение;
• Регистрация;
• Ведение справочно-информационной системы;
• Рассмотрение руководителями организации;
• Направление в структурные подразделения;
• Реализация.

Свои этапы предусмотрены и для исходящих документов — их необходимо зарегистрировать и отправить получателю.

Внутренние документы необходимо направить для исполнения, проверить их реализацию и передать на хранение.

Одной из ключевых процедур делопроизводства в аптечных организациях является регистрация документов — это основа делопроизводства в любой компании.

Регистрация документов — это сохранение даты создания или поступления документа, для чего на нем ставится регистрационный индекс и заносится информация в специальные регистрационные формы.

Необходимо зарегистрировать все документы, которые требуют учёта и реализации, использования в справочных целях. Регистрации подлежат исходящие, входящие и внутренние документы.

Для более эффективного документооборота в аптеке сегодня используются системы электронного документооборота — ЭДО. С их помощью можно организовать структурированное хранение документов и их лёгкий поиск по архиву. Они помогают обеспечить обмен и автоматическую отправку электронных документов, настроить автоподписание квитанций. При этом системы обладают высоким уровнем безопасности, который исключает риск подмены и перехвата информации.

Подготовка и архивация документов

После исполнения документов проводится подготовка дел и их передача в архив.

Дело — совокупность документов, помещенных в оформленные специальным образом папки с твердой обложкой. Заголовки дела должны быть краткими и включать название вида документов, краткое содержание и их период. В одно дело помещают не более 250 листов.

В ходе формирования дел информация группируется по действующей номенклатуре.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, в котором указаны сроки их хранения. Включает название аптечной организации, название документа, индекс, дату и место составления, заголовок и текст, подпись, грифы утверждения и согласования.

В деле находятся документы, содержание которых соответствует заголовку дела. Размещать можно только те документы, которые были исполнены и правильно оформлены в соответствии с номенклатурой. Документы, которые отвечают за реализацию одного вопроса, должны быть сгруппированы в одном месте. Все бумаги должны иметь подписи, индекс, ТУ и отметку «В дело».

При распределении документов учитывают сроки их хранения — постоянные или временные. Бумаги, которые требуют возврата, а также черновики и дублирующие экземпляры в дело не помещаются.

После заведения и передачи дела в архив, их хранят по месту формирования. Для этого необходимо подготовить запирающиеся шкафы в рабочих комнатах или специальных помещениях. Они должны обеспечить сохранность документов и исключить риск воздействия на них солнечного света или пыли. Для удобства дела следует располагать согласно номенклатуре дел, которую можно разместить на внутренней стороне шкафа.

Дальнейшее хранение и уничтожение документов

Как правило, после истечения календарного года аптечные документы сдаются в архив на длительное хранение или уничтожаются.

Для определения дальнейших действий относительно конкретных документов задействуется специальная экспертная комиссия, действующая постоянно. Она ежегодно проводит экспертизу, оценивает ценность документа, отбирает их для государственного хранения и установления сроков хранения.

В результате экспертизы составляется опись дел временного или постоянного хранения, составляются акты для направления дел для уничтожения. Опись не требуется для дел временного хранения (не больше 10 лет) — как только истекает срок хранения, документы следует уничтожить в соответствии с установленным порядком.

На государственное хранение передаются документы, которые имеют экономическое, политическое, социальное, научное или историческое значение.