Как проводить собеседование? Рекомендации для заведующей аптеки

Цель собеседования заключается в определении того, насколько соискатель соответствует требованиям организации в личностном и профессиональном смысле. Во время общения с кандидатом можно оценить его умения и навыки, определить потенциал роста в фармацевтической организации.

Чтобы получить как можно больше полезной информации и заинтересовать возможного сотрудника, нужно правильно построить процесс проведения собеседования.

Его можно разделить на три основные части: подготовка, проведение и подведение итогов с обратной связью.

Подготовка к собеседованию

Подготовка к проведению собеседования включает определение требований к будущему сотруднику и создание описания вакансии, которая будет размещена на сайтах по поиску работы, в социальных сетях и в других местах, где ее увидят заинтересованные лица.

В идеале руководителю следует заранее описать требования к образованию, личностным и профессиональным качествам соискателя, его психотипу и отношению к работе. Исходя из этого нужно подготовить инструменты для оценки потенциального сотрудника аптеки, которые могут включать стандартные и нестандартные вопросы, примеры ситуаций с их разбором и так далее.

После публикации вакансии будут поступать резюме кандидатов.

При их изучении следует оценить:

• насколько подробно заполнены пункты;
• как соискатель описывает выполняемую работу и свои функции;
• как оценивает результат своей деятельности;
• как отмечает свои достижения (и отмечает ли их) и так далее.

Пример: в резюме указано пять аптечных организаций, в которых работал соискатель, подробно расписаны обязанности и достижения. Но длительность работы на каждом месте всего 3-4 месяца. Частая смена работы может быть вызвана самыми разными причинами — об этом стоит уточнить на собеседовании.

Будет полезно найти страницы соискателя в социальных сетях. Особенности ведения аккаунта могут многое рассказать о человеке, его личности, отношении к жизни и работе, увлечениях.

Следует заранее подобрать тихое и спокойное место для проведения собеседования. При общении с кандидатом важно не беспокоить сотрудников или покупателей аптеки, и исключить частое обращение первостольников к руководителю. Каждое собеседование — стресс для соискателя, поэтому важно создать комфортную и спокойную обстановку, которая позволила бы человеку чувствовать себя уверенно и не бояться раскрыться.

Если в аптеке нет такого места, пообщаться с потенциальным сотрудником можно в расположенной недалеко кофейне.

Проведение собеседования

Важно! Залог успешного собеседования — правильные установки и объективная оценка кандидата. Нужно помнить, что участники встречи равны друг перед другом и имеют взаимный интерес.

Встретив соискателя, важно поприветствовать его и представиться, обозначить проведение собеседования на конкретную должность сотрудника аптеки.

В первые две-три минуты общения создаётся первое впечатление руководителя о соискателе и мнение потенциального сотрудника об аптеке в целом

Собеседования для большинства соискателей — это серьёзный стресс и дискомфорт. Этот момент можно сгладить, с самого начала расположив к себе собеседника и разрядив обстановку. Для этого можно задать нейтральный вопрос (например, как он добрался), предложить чай или кофе.

После этого можно обозначить регламент собеседования и основные его этапы. Например, в начале соискатель расскажет о себе, а затем представитель аптеки расскажет об организации и предлагаемой вакансии.

Вебинар по теме

Современные технологии управления: как мотивировать сотрудников без денег, как просто ставить задачи, легко контролировать и экологично влиять на команду

Андрей Останин, бизнес-тренер

Что необходимо узнать о кандидате

Есть ряд стандартных вопросов, которые помогают определить квалификацию, профессиональные навыки и личные качества человека. Рекомендуется узнать об образовании кандидата, его умениях, навыках и знаниях — базовой и расширенной компетенциях, которые будут полезны в его работе в аптеке.

Много полезной информации можно узнать, если попросить подробнее рассказать о трудовых обязанностях на предыдущих местах работы. Особое внимание можно уделить сложностям, с которыми ему приходилось сталкиваться ранее, и способах их решения.

Следует обратить внимание на то, как соискатель отзывается о предыдущих работодателях и руководстве в частности. Если он позволяет себе выраженные негативные высказывания, можно задать уточняющие вопросы — возможно у него присутствуют завышенные требования к трудовым обязанностям. Можно спросить об отношениях с предыдущим коллективом — это поможет выявить «токсичного» человека, способного внести разлад в существующую команду.

Отдельно стоит спросить про мотивацию, которая лежит в основе его стремления к достижению целей. У каждого человека может быть своя мотивация: денежная премия, комфортные условия труда, развитие как специалиста, признание знаний и компетенций.

Этот момент важно соотнести со способами мотивации, уже принятыми в аптечной организации.

Какие вопросы не стоит задавать

Есть ряд вопросов, которые спрашивать на собеседовании неэтично. Они определяются социальными и моральными нормами. «Неудобные» вопросы являются достаточно личными и могут оттолкнуть потенциального сотрудника от аптеки. В соответствии с действующим законодательством, соискатель может не отвечать на вопросы о семейном положении.

Пример: в вашем возрасте вы же уже не собираетесь заводить детей и уходить в декрет?

Как провести презентацию компании и вакансии

После рассказа соискателя и получения ответов на вопросы, рекомендуется подробнее рассказать об аптеке и должности, раскрыть их возможности, особенности и перспективы.

Важно! Во время собеседования кандидат на вакансию может иметь и другие предложения о работе. По результатам нескольких интервью он тоже будет делать выбор в пользу той или иной организации.

Это необходимо помнить, проводя презентацию. Важно подчеркнуть её сильные стороны, преимущества сотрудничества для будущего сотрудника, положение на фармацевтическом рынке в целом. Рекомендуется подготовиться к этому заранее, чтобы рассказ был интересным.

После рассказа об аптеке следует подробно рассказать про должностные обязанности будущего сотрудника. Важно раскрыть принципы формирования зарплаты, особенности графика, работу на испытательном сроке, наличие льгот и бонусов, рассказать про социальный пакет и другие важные моменты сотрудничества.

Методика проведения собеседования STAR

При собеседовании можно использовать поведенческую методику STAR, которая позволяет более подробно оценить реакцию и действия человека в различных ситуациях.

Методика STAR (situation, target, action, result) — это структура для проведения собеседования. Она содержит поведенческие вопросы в соответствии с готовым шаблоном.

Для этого соискателя должности просят поделиться опытом и рассказать о конкретных случаях из его жизни. Методика включает 4 основных этапа:

Situation — ситуация. На этом этапе нужно попросить соискателя описать личную или рабочую ситуацию, требующую от него принятия решения и выполнения определенных действий. Он должен рассказать про конкретный случай, не про обязанности в целом.

Пример: «Были ли у вас ситуации, когда клиент провоцировал конфликт при покупке лекарства? Чем он был вызван? Были ли затронуты другие посетители аптеки? Сотрудники?»

Target — цель. Важно узнать, какая цель стояла перед соискателем в данной ситуации, и на что он ориентировался при принятии решений. Ответ на такой вопрос может многое рассказать о человеке, как о сотруднике. Например, ответ «сгладить конфликтную ситуацию» или «постараться успокоить клиента» скорее говорит о желании сохранить клиента аптеки и оставить приятное впечатление. А ответ «сделать все, что клиент ушел» скажет о неумении решать конфликты.

Пример: «Какую цель в решении конфликта вы ставили перед собой?»

Action — действия. Нужно попросить соискателя описать действия, которые были предприняты для достижения этой цели. Важно отразить личный вклад в ситуацию.

Пример: «Какие действия Вы предприняли, чтобы достичь этой цели? Важно рассказать про личный влад, не нужно говорить про действия других участников. Используйте, пожалуйста, местоимение «Я», не «Мы».

Result — результат. Следует попросить соискателя описать результат, к которому привели описанные ранее действия.

Пример: «Расскажите, как Вы повлияли на ситуацию? Какой был результат? Чему вы смогли научиться?»

Дополнительные моменты, на которые следует обратить внимание

Помимо непосредственных ответов на вопросы, собеседуя соискателя, важно обратить внимание на дополнительные факторы, к которым относится:

• Пунктуальность (вовремя ли пришёл на собеседование? Предупредил ли об опоздании?);
• Внешний вид (опрятно ли одет? Нет вызывающего макияжа?);
• Физическое состояние;
• Знание компании (изучил ли заранее место будущей работы?);
• Манера разговора (как излагает свои мысли?);
• Ошибки в резюме (есть ли расхождения между информацией из резюме и личным рассказом?);
• Поведение (как ведет себя в стрессовой ситуации? Справляется ли с волнением?).

Как завершить собеседование с кандидатом

После презентации аптеки и вакансии запросите у соискателя обратную связь, узнайте его мнение. Если его заинтересовала вакансия, скорее всего у него появятся уточняющие вопросы. В конце собеседования и сам руководитель может задать дополнительные вопросы, которые возникли в процессе общения.

Важно поблагодарить кандидата и сообщить, когда будут известны результаты собеседования.

Следует сразу оговорить, какие действия будут следовать при принятии положительного результата. К ним относится увольнение будущего сотрудника с предыдущего места работы (при необходимости с последующей отработкой), его оформление в штат, дата и задачи на первый рабочий день и так далее.

Что делать после проведения собеседования

В ходе собеседования важно делать тезисные заметки о кандидате, отмечая, чем он понравился, а что заставило насторожиться: кандидатов может быть много, запомнить все моменты бывает сложно.

После собеседования можно проверить рекомендации специалистов, которые аптека была бы готова видеть в числе своих сотрудников. Для этого можно связаться с их бывшими работодателями и получить комментарии по компетенции и качеству выполнения трудовых обязанностей.

Если соискатель — идеальный кандидат для команды аптечной организации, медлить с принятием решения не стоит.