Учет и отчетность в аптечных организациях

Учёт — упорядоченная система для обработки и передачи информации об обязательствах и имуществе организации, особенностях функционирования внешней среды, предназначенная для реализации управленческих функций.

Если рассматривать сущность учёта, можно сделать вывод, что он является своего рода «языком бизнеса» — системой для описания и представления данных для проведения анализа и оценки финансово-хозяйственной деятельности организации и её финансового положения.

Функции учёта и отчётности аптеки

Правильная организация учёта в аптеке позволяет принимать экономически обоснованные управленческие решения, снижает вероятность финансовых рисков и отклонений в работе сотрудников. Как правило, выделяют следующие функции:

1. Отображение количественных и качественных результатов хозяйственной деятельности аптеки.
2. Контроль состояния аптеки: оценка экономической целесообразности и правовой обоснованности операций, проверка сохранности имущества.
3. Снижения риска отрицательных результатов по итогам деятельности аптеки, при определении внутренних резервов для сохранения финансовой устойчивости.
4. Предоставление необходимой информации разным группах людей, которые связаны с аптечной организацией и так или иначе участвуют в её управлении.

Учёт имеет свои показатели-измерители, которые могут быть денежными, трудовыми или натуральными.

Виды учёта в аптеке

Управление аптечной организацией требует вести сразу несколько видов: оперативный, бухгалтерский, налоговый и статистический. Рассмотрим подробнее их особенности.

Оперативный учёт

Оперативный или оперативно-технический учёт — система контроля за отдельными хозяйственными процессами, которая отслеживает их в момент совершения. Благодаря этому виду учета руководитель аптеки быстро и своевременно получает информацию, необходимую для оперативного управления.

Как правило, эту форму ведут сотрудники компании, работающие в отделе кадров, снабжения, маркетинга и так далее — в зависимости от структурных особенностей аптеки. Для наглядной демонстрации данные отражаются в трудовых или натуральных измерителях. Это могут быть сведения о количестве проданных за день товаров аптечного ассортимента или о выполнении фармацевтами плана продаж.

Бухгалтерский учёт

Бухгалтерский учёт ведёт бухгалтерия аптеки. Это постоянный и непрерывный контроль, в ходе которого оценке и проверке подвергаются все хозяйственные процессы и явления. Каждая операция, фиксируемая в бухучёте, должна иметь документальное подтверждение, придающее ей юридически доказательную силу.

Для обработки данных в бухгалтерском учёте применяются специфические способы, к которым относится калькулирование, бухгалтерский баланс и так далее. Контроль может быть направлен на все три вида измерителей, при этом важнейшая роль отводится денежному измерителю.

Общий бухгалтерский отчёт включает контроль основных средств, обязательств и активов аптеки. Он проводится в соответствии с действующими положениями. Обязательна инвентаризация, которую следует проводить в сроки и в порядке, определенными законодательством.

Особое внимание необходимо уделить проверке целесообразности расходов. Несоответствия могут привести к неприятным финансовым последствиям, например доначислению налогов или штрафам.

Налоговый учёт

Налоговый учёт — система, которая регистрирует данные обо всех операциях налогоплательщика, в результате которых появляются расходы или доходы, важные для расчёта налогов. В этом случае оцениваются показатели, которые косвенно или напрямую влияют на налоговую базу.

Как правило, в аптеках используются общий и специальные режимы налогообложения в виде ОСНО или УСН. К объектам налогового учёта относятся операции аптеки, её имущество и обязательства, от которых зависит размер налоговой базы.

При продаже лекарств действует льготная ставка НДС в размере 10% — этот момент закреплен в ст. 164 Налогового Кодекса РФ. Помимо лекарственных препаратов в аптеке могут продаваться и другие товары, которые не попадают под льготную ставку. К ним относятся пищевые добавки (БАД), косметика и так далее. На них действует стандартная ставка в размере 20%.

Систему налогового и бухгалтерского учёта регулирует учётная политика аптечного предприятия, от которой во многом зависит деятельность организации. Она содержит предъявляемые к отчётности требования, а также методы и порядок учёта. Учётная политика разрабатывается и утверждается отдельно для каждого направления.

Для бухгалтерского учёта издаётся приказ или распоряжение лица, ответственного за организацию и ведение бухгалтерии. Учётная политика для налогообложения утверждается приказом или распоряжением руководителя организации.

Статистический учёт

Статистика отражает массовые социально-экономические события и позволяет в дальнейшем их анализировать для определения закономерностей. В основе лежат данные бухгалтерского и оперативного учёта. Помимо этого проводятся выборочные или сплошные обследования, ведётся статистическая отчётность в аптечных организациях.

На основе этой информации проводится оценка развития фармацевтической отрасли, экономических районов, количественных и качественных показателей хозяйственной деятельности аптеки, уровня реализации лекарств, динамики товарооборота и других факторов.

Особенности учёта лекарств

В любой аптечной организации ведётся учёт лекарственных препаратов. В соответствии с Письмом Министерства здравоохранения РФ от 12 марта 2021 г. № 25-4/3020598-2468 можно определить три документа, которые регулируют требования к учётной политике расчёта лекарств:

• правила отпуска лекарственных препаратов, утвержденные приказом Минздрава России № 403н от 11 июля 2017 г.;
• правила изготовления и отпуска лекарственных препаратов, утвержденные приказом Минздрава России № 751н от 26 октября 2015 г.;
• правила регистрации операций, связанные с обращением лекарственных средств, утвержденные приказом Минздрава России № 378н от 17 июня 2013 г.

Для учёта движения товаров в аптеке можно использовать инструкцию по применению Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти или управления государственными внебюджетными фондами, МСУ, которая была утверждена приказом Минфина России № 157н от 1 декабря 2010 г.

Источники:
Учет и анализ хозяйственно-финансовой деятельности аптеки