Учёт в аптеке — основные принципы и особенности

Почему правильный учёт важен в работе аптеки?

Учёт в аптеке охватывает весь путь движения лекарственных средств и изделий медицинского назначения — от момента их поступления до отпуска покупателю. Именно через систему учёта осуществляется контроль за безопасностью препаратов, соблюдением сроков годности, условиями хранения и реализацией продукции. Ошибки в учёте могут привести не только к финансовым потерям, но и к серьёзным рискам для здоровья пациентов.

Фармацевт и провизор играют ключевую роль в этом процессе: они отвечают за точность первичных данных, оперативность отражения всех операций, соблюдение правил отпуска, особенно в отношении препаратов, подлежащих предметно-количественному учёту. Их ответственность включает не только ведение документации, но и соблюдение внутренних процедур, регламентов и стандартов фармацевтической деятельности.

Учёт напрямую связан с выполнением требований действующего законодательства. Федеральный закон № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», нормативные акты Минздрава России, предписания Росздравнадзора и санитарные правила (СанПиН) устанавливают жёсткие требования к порядку хранения, отпуска и учёта медикаментов. Нарушения в этой сфере чреваты административной ответственностью, штрафами и даже приостановкой деятельности аптеки. Поэтому грамотная организация учёта — это не только вопрос внутреннего контроля, но и правовая обязанность, обеспечивающая стабильную и безопасную работу аптечного учреждения.

Основные цели учёта в аптеке

Учёт в аптеке — это не только обязательная административная процедура, но и эффективный инструмент для обеспечения устойчивой, безопасной и прибыльной работы фармацевтического предприятия. Основные цели учёта охватывают сразу несколько направлений, каждое из которых играет критически важную роль в работе аптеки.

Прежде всего, учёт позволяет обеспечить контроль за движением товаров. Это значит, что каждая партия лекарств, изделий медицинского назначения и сопутствующих товаров отражается в системе — от момента приёмки до реализации покупателю или списания. Такая прозрачность помогает отслеживать запасы в режиме реального времени, выявлять недостачи и пересортицы, а также исключать ошибки при отпуске.

Вторая важная цель — предотвращение дефицита и излишков. Своевременная инвентаризация, анализ оборачиваемости и автоматические уведомления о минимальных остатках позволяют аптекам избегать ситуаций, когда востребованных препаратов нет в наличии. Одновременно это помогает не закупать избыточные объёмы товаров, которые рискуют испортиться или потерять актуальность.

Неотъемлемой частью учёта является отслеживание сроков годности. Благодаря системной фиксации каждой единицы товара и контролю по партиям сотрудники аптеки могут своевременно выявлять препараты, приближающиеся к окончанию срока хранения, и оперативно принимать меры — например, переместить их на витрину, оформить возврат поставщику или списать.

Отдельное внимание уделяется обеспечению прослеживаемости лекарственных препаратов, особенно в условиях обязательной маркировки. Система учёта должна позволять в любой момент установить путь конкретной упаковки от поставщика до покупателя. Это особенно актуально при проведении проверок, расследований или отзывов продукции, когда необходима быстрая реакция и прозрачность всех операций.

Наконец, грамотный учёт служит основой для ведения финансовой отчётности и анализа эффективности. Руководство аптеки может принимать управленческие решения на основе точных данных: какие группы товаров наиболее рентабельны, какова динамика продаж, где возможна оптимизация закупок и логистики. Это повышает не только экономическую устойчивость, но и конкурентоспособность аптеки.

Обязательные журналы в аптеке и правила их ведения

Вебинар по теме

Вячеслав Глухов,
эксперт проекта "Комьюнити" IQ Provision

Классификация учёта в аптеке

Для эффективной организации работы аптеки важно понимать, что учёт охватывает разные сферы деятельности и подразделяется на несколько видов в зависимости от задач, объектов и методов ведения. Такая классификация позволяет системно подходить к обработке информации, разделять функции между сотрудниками и точно выполнять требования нормативных документов.

В рамках аптечного предприятия учёт может вестись как на уровне движения товаров, так и в разрезе финансов, рецептов, маркировки, предметно-количественного контроля и других направлений.

Товарный учёт

Товарный учёт в аптеке — это основа для контроля над всей товарной номенклатурой, включающей лекарственные препараты, изделия медицинского назначения и сопутствующие товары. Он обеспечивает точное отслеживание движения каждой единицы продукции и помогает соблюдать требования законодательства, а также внутренние стандарты качества.

Основные задачи учёта движения товаров включают:

1. Фиксацию приходных операций — регистрация поступления товаров в аптеку по накладным, отражение серий, сроков годности, отпускных и закупочных цен. Каждый товар должен быть правильно внесён в систему сразу при приёмке.
2. Учёт расхода товаров — списание продукции при отпуске покупателю, возврате поставщику, списании по причине порчи или истечения срока годности. Расход должен быть документально подтверждён и соответствовать регламентам.
3. Контроль остатков — регулярная инвентаризация и сверка фактических остатков с данными в учётной системе позволяют выявлять пересортицу, недостачи и ошибки при операциях.

Особое значение имеет учёт по сериям и срокам годности. Каждое поступление препаратов должно регистрироваться с указанием конкретной серии и срока хранения. Это позволяет отслеживать движение партий, своевременно списывать или утилизировать просроченные препараты, а также быстро реагировать на отзывы производителя.

В аптеке также ведётся учёт по международным непатентованным наименованиям (МНН), торговым наименованиям и формам выпуска. Такая детализация важна для корректного отпуска, формирования ассортимента и соблюдения требований рецептурного отпуска. Например, препарат с одним МНН может иметь несколько торговых наименований и форм (таблетки, капсулы, сироп), и каждая из этих позиций должна быть учтена отдельно.

Учёт движения товаров позволяет точно анализировать продажи, выявлять наиболее востребованные позиции, планировать закупки и минимизировать складские потери. Современные аптечные информационные системы автоматизируют этот процесс, повышая его точность и снижая нагрузку на сотрудников.

Финансовый учёт

Финансовый учёт в аптеке необходим для отслеживания экономических показателей, расчёта рентабельности и обеспечения прозрачной отчётности перед контролирующими органами. В отличие от товарного учёта, который фокусируется на физических единицах продукции, финансовый охватывает денежные потоки, ценообразование и финансовые результаты деятельности.

Одним из ключевых элементов финансового учёта является фиксация закупочных и отпускных цен. Для каждой товарной позиции в системе указывается цена приобретения у поставщика, а также отпускная цена — розничная или оптовая, в зависимости от формы реализации. Правильный учёт этих данных необходим для расчёта валовой прибыли и планирования закупок.

Финансовый учёт также позволяет анализировать рентабельность ассортимента — определять, какие позиции приносят прибыль, а какие требуют пересмотра условий закупки или ценообразования. Это особенно важно в условиях высокой конкуренции и регулирования цен на жизненно важные и необходимые лекарственные препараты (ЖНВЛП).

Важную роль играет учёт НДС, скидок и наценок. Аптека обязана корректно учитывать суммы налога на добавленную стоимость при операциях купли-продажи, особенно при работе с налоговыми органами и ведении бухгалтерской отчётности. Также необходимо точно фиксировать предоставленные покупателям скидки и применённые торговые наценки — как для внутренних расчётов, так и для соблюдения законодательства в части предельных наценок на препараты из списка ЖНВЛП.

Финансовый учёт обеспечивает руководство аптеки актуальными данными для принятия управленческих решений, позволяет корректно рассчитывать налоги, формировать отчётность и оценивать эффективность деятельности как в целом, так и по отдельным категориям товаров.

Учёт рецептурных и рецептурно-учитываемых препаратов

Работа с рецептурными и рецептурно-учитываемыми лекарственными средствами требует особого подхода и строгого соблюдения нормативных требований. Эти препараты находятся под особым контролем государства, а любые нарушения в их учёте могут повлечь серьёзные последствия — как для аптеки, так и для ответственных сотрудников.

Основные особенности учёта включают:

1. Раздельный учёт ЖНВЛП (жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов). Все препараты, входящие в перечень ЖНВЛП, подлежат обязательному ценообразованию и государственному контролю. В системе учёта должна быть возможность выделения этих товаров для корректного расчёта предельной наценки, ведения аналитики и формирования отчётности. ЖНВЛП часто включают рецептурные препараты, отпуск которых осуществляется только при наличии действительного рецепта.
2. Наркотические и психотропные вещества — отдельный порядок учёта. Эти препараты подлежат предметно-количественному учёту (ПКУ) и учитываются строго по сериям, с ведением специальных журналов, пломбированием помещений и сейфов, а также обязательной двойной подписью ответственных лиц при приёме, отпуске и списании. Все движения таких препаратов отражаются в специальных журналах.
3. Учёт и хранение рецептов. Рецепты на лекарственные средства, подлежащие ПКУ, оформляются по формам строгой отчётности. Полученные рецепты хранятся в аптеке установленное количество времени (обычно 3-5 лет в зависимости от категории препарата) и подлежат регистрации в журнале. Подробнее про сроки хранения мы рассказали в статье «Сроки хранения рецептов на лекарственные препараты в аптеке. О чём нужно помнить?».
4. Ежемесячная и квартальная отчётность. По препаратам, подлежащим ПКУ, аптека обязана сдавать отчёты в Росздравнадзор и иные контролирующие органы. Нарушения в сроках или полноте отчётности считаются грубым нарушением лицензионных требований.

Современные аптечные системы должны поддерживать функции автоматического контроля за отпусками по рецептам, формировать отчёты и напоминать о предстоящем списании или окончании срока хранения рецептурных форм.

Учёт движений по системе «Честный ЗНАК»

Система маркировки лекарственных препаратов «Честный ЗНАК» была введена в России для обеспечения полной прослеживаемости оборота лекарств — от производителя до конечного потребителя. Её основная цель — защита населения от фальсифицированной и нелегальной продукции, а также повышение прозрачности фармацевтического рынка. Для аптек участие в системе маркировки не является опцией — это обязательное требование законодательства.

Каждая упаковка лекарственного препарата, подлежащего обязательной маркировке, снабжается уникальным двумерным кодом DataMatrix, содержащим сведения о серии, сроке годности, производителе и маршруте следования. Сканирование этого кода при приёмке и отпуске позволяет отслеживать движение каждой конкретной упаковки в режиме реального времени.

Обмен данными осуществляется через электронный документооборот с использованием УПД (универсального передаточного документа), а также через операторы ЭДО и систему учёта аптеки, интегрированную с национальной системой «Честный ЗНАК».

Для корректной работы с маркированными препаратами аптека должна выполнять следующие действия:

1. Проверка и ввод в оборот. При получении товара необходимо отсканировать каждую упаковку и подтвердить его приёмку в системе «Честный ЗНАК». Без этого товар считается непоступившим в законный оборот.
2. Учёт и выбытие. При отпуске препарата покупателю (как по рецепту, так и без него) аптека обязана сканировать код и передавать сведения о выбытии упаковки из оборота. Это необходимо даже при продаже одного блистера, если он входит в состав единой упаковки.
3. Возврат и корректировка. В случае возврата от покупателя препарат может быть повторно введён в оборот, если соблюдены условия хранения и срок годности. Все действия фиксируются через систему.
4. Хранение и списание. Если срок годности истёк или упаковка повреждена, препарат подлежит списанию в «Честном ЗНАКе» с указанием причины. Аптека обязана передать такие данные в установленный срок.
5. Регистрация и техническое оснащение. Аптека должна быть зарегистрирована в системе «Честный ЗНАК», иметь квалифицированную электронную подпись, подключённую товароучётную программу и сканеры, способные считывать коды DataMatrix.

Складской учёт и инвентаризация

Складской учёт в аптеке обеспечивает точное и своевременное отражение движения товаров на всех этапах — от приёмки до списания. Он позволяет контролировать остатки, обеспечивать бесперебойную работу аптечного зала, выявлять расхождения и предотвращать потери.

В основе эффективного складского учёта лежит регулярная инвентаризация, учёт брака и автоматизация всех процессов.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с утверждённым графиком — как правило, раз в квартал, полугодие или год. Она охватывает весь ассортимент аптеки и позволяет выявить отклонения между фактическими и учётными остатками. Такая проверка — важный инструмент для оценки корректности учёта и выявления системных ошибок.

Внеплановая инвентаризация проводится в особых случаях — при смене материально ответственных лиц, по предписанию проверяющих органов, при выявлении несоответствий или хищений. Её задача — оперативно установить причины нарушений и принять меры для устранения последствий.

Любая аптека сталкивается с необходимостью списания товаров — по причине истечения срока годности, нарушения условий хранения, повреждения упаковки или выявленного производственного брака. Все такие случаи должны быть зафиксированы документально с указанием причины и подтверждены соответствующим актом.

Учёт потерь и списаний позволяет:

• своевременно изымать непригодную продукцию;
• избежать отпуска небезопасных товаров;
• корректно отразить движение в системе учёта;
• обеспечить достоверность данных при формировании финансовой и налоговой отчётности.

Важно, чтобы процедуры списания проводились в соответствии с внутренними регламентами и нормативными требованиями.

Современные аптечные предприятия активно используют специализированные программы для автоматизации складского и товарного учёта. Автоматизация снижает риск ошибок, ускоряет обработку операций, упрощает инвентаризацию и позволяет фармацевтам больше внимания уделять клиентскому сервису и качеству отпуска.

Фармаконадзор и учёт побочных реакций

Фармаконадзор — это система мероприятий, направленных на выявление, оценку, понимание и предотвращение побочных реакций и других проблем, связанных с применением лекарственных препаратов. Для аптек участие в системе фармаконадзора — это не только профессиональный и этический долг, но и нормативная обязанность, зафиксированная в Приказе Минздрава России № 1071н и ряде других документов.

Особую важность фармаконадзор приобретает на этапе реального применения препаратов в условиях широкой практики, когда возможны непредсказуемые реакции, особенно при сочетании с другими средствами или нарушении режима приёма.

В обязанности аптечных работников входит:

1. Регистрация сообщений о побочных реакциях — фармацевты и провизоры обязаны принимать обращения от покупателей, фиксировать случаи нежелательных эффектов, возникших при применении ЛС, и передавать информацию в уполномоченные органы. Важно собирать как можно больше данных: наименование препарата, дозировка, сопутствующая терапия, характер побочной реакции, возраст и состояние пациента.
2. Заполнение формы извещения — для сообщения о нежелательной реакции используется стандартная форма, установленная Росздравнадзором. Её можно подать в электронном виде через сайт Roszdravnadzor.gov.ru, систему Росдрагнадзор-МД, либо передать через локальные формы взаимодействия в аптечной сети.
3. Информирование и консультирование — при поступлении жалоб на побочные действия фармацевт обязан не только зафиксировать случай, но и проконсультировать покупателя: прекратить приём препарата, обратиться к лечащему врачу, при необходимости — вызвать скорую помощь.
4. Учёт и анализ — собранная информация должна сохраняться в аптеке в установленном порядке, при наличии фармаконадзорной службы — передаваться специалисту, ответственному за взаимодействие с регуляторными органами. Анализ таких сообщений помогает улучшить качество фармацевтической помощи и повысить безопасность пациентов.

Участие аптеки в системе фармаконадзора способствует формированию единой базы данных о побочных реакциях, которая используется для принятия решений об ограничении, отзыве или пересмотре условий применения конкретных препаратов. Таким образом, учёт побочных реакций — это важнейший элемент профессиональной ответственности аптечных работников, напрямую связанный с охраной здоровья и жизни пациентов.

Инструменты и системы автоматизации учёта

Автоматизация учёта стала неотъемлемой частью эффективного управления, позволяя снизить влияние человеческого фактора, ускорить обработку операций и обеспечить соответствие нормативным требованиям.

Наиболее востребованные инструменты и программные системы автоматизации учёта в аптечной практике включают:

1. 1С: Аптека / 1С:Розница (аптечный модуль). Универсальная платформа, адаптированная для нужд аптек. Позволяет вести товарный и финансовый учёт, управлять остатками, контролировать сроки годности, формировать отчётность, отслеживать движения ПКУ-препаратов и работать с маркировкой «Честный ЗНАК». Поддерживает работу с ЕГАИС, ЭДО и интеграцию с онлайн-кассами.
2. М-Аптека. Облачная система, популярная среди розничных аптек и небольших сетей. Обеспечивает учёт продаж, складской контроль, маркировку, инвентаризацию, управление скидками и лояльностью. Имеет удобный интерфейс и может работать на мобильных устройствах, что особенно полезно для выездной торговли и быстрой проверки остатков.
3. АРМ провизора/фармацевта (автоматизированное рабочее место). Программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий удобную работу за первым столом. Включает функции сканирования маркировки, фиксации продаж, проверки корректности отпуска по рецепту и взаимодействия с системой «Честный ЗНАК».
4. Системы электронного документооборота (ЭДО). Например, Диадок, Контур.Диадок, Такском. Используются для приёма накладных от поставщиков в электронном виде, подписания УПД и отправки данных в ФНС и ГИС МДЛП.
5. Сканеры 2D-кодов и терминалы сбора данных (ТСД). Аптечное оборудование, без которого невозможна полноценная работа с маркированными товарами. Используются для приёмки, перемещений, инвентаризаций, контроля остатков и отпуска маркированных упаковок.
6. BI-системы и модули аналитики. Дополнительные инструменты, интегрируемые с основными программами, для анализа продаж, оборачиваемости, рентабельности и эффективности ассортимента.

Выбор конкретной системы зависит от формата аптеки (розница, опт, сеть), объёма операций, требований законодательства и корпоративной политики. Однако вне зависимости от масштаба автоматизация учёта позволяет:

• сократить время на рутинные операции;
• минимизировать ошибки в учёте и отчётности;
• упростить взаимодействие с контролирующими органами;
• повысить прозрачность и управляемость бизнеса;
• обеспечить соответствие требованиям маркировки, фармаконадзора и НДС-отчётности.

Ошибки и риски при ведении учёта

Ведение учёта в аптеке требует высокой точности, дисциплины и системности. Даже незначительные отклонения могут повлечь серьёзные последствия — от финансовых потерь до нарушений законодательства. Ошибки в учёте могут возникать на любом этапе — при приёмке товара, его хранении, отпуске или списании, особенно если процессы не автоматизированы или выполняются без должного контроля.

К наиболее распространённым ошибкам относятся:

1. Неточности при приёмке товара. Ошибки при вводе данных по серии, сроку годности или количеству могут привести к искажению складских остатков, отпуску просроченных препаратов или несоответствию отчётности. Особенно критичны такие ошибки при работе с рецептурными и маркированными средствами.
2. Нарушения при отпуске и списании. Неверное сканирование упаковки, отпуск товара без фиксации в системе, ошибка в выборе формы выпуска — всё это нарушает целостность учётных данных и может привести к штрафам со стороны контролирующих органов.
3. Ошибки в учёте маркировки. Нарушение процедуры выбытия, несвоевременная фиксация данных в системе «Честный ЗНАК», дублирование кодов или их отсутствие в отчётах ведут к блокировке оборота товаров и административной ответственности.
4. Недостаточная прослеживаемость ПКУ-препаратов. Нарушения в ведении журналов учёта, отсутствие подписей, списание без основания или утеря рецептурных форм могут быть расценены как грубые нарушения лицензионных требований.
5. Ошибки в финансовом учёте. Неверная установка отпускной цены, неправильное применение наценки, ошибки в расчёте НДС и скидок влияют на рентабельность, налоговую отчётность и итоговые финансовые показатели.

Основные риски при допущении ошибок в учёте:

• финансовые потери — в результате пересортицы, списаний, недостач и возвратов;
• юридические последствия — штрафы, предписания, временное приостановление деятельности, аннулирование лицензии;
• утрата доверия со стороны покупателей — особенно в случаях отпуска просроченных или неучтённых препаратов;
• потеря контроля над ассортиментом — что может привести к дефициту ключевых препаратов или избыточным закупкам.

Выводы

• Учёт в аптечных организациях является важным элементом управления финансовыми и материальными ресурсами.
• Без чёткой и прозрачной системы невозможно обеспечить устойчивое развитие аптеки, оптимизировать расходы и доходы.
• Важно сформировать правильную учётную политику для точности и прозрачности бухгалтерского учёта.
• Аптеки должны вести учёт лекарств и медицинских изделий по фактической себестоимости.
• Обучение и ответственность персонала важны для эффективности процесса учёта и соответствия нормам.
• Руководитель аптеки ответственен за организацию бухгалтерского учёта и может делегировать функции главному бухгалтеру или внешней компании.
• Учётная политика аптечной организации должна соответствовать принципам: приоритет содержания над формой, полнота, осмотрительность, непротиворечивость и рациональность.