
Учёт в аптечных организациях является ключевым элементом эффективного управления их финансовыми и материальными ресурсами. Без чёткой и прозрачной системы невозможно обеспечить устойчивое развитие аптеки, оптимизировать её расходы и доходы, а также гарантировать соблюдение всех нормативных актов.
В статье мы рассмотрели общую информацию про ведение учёта и подготовку отчётности.
Содержание
Документы
Почему правильный учёт важен в работе аптеки?
Учёт в аптеке охватывает весь путь движения лекарственных средств и изделий медицинского назначения — от момента их поступления до отпуска покупателю. Именно через систему учёта осуществляется контроль за безопасностью препаратов, соблюдением сроков годности, условиями хранения и реализацией продукции. Ошибки в учёте могут привести не только к финансовым потерям, но и к серьёзным рискам для здоровья пациентов.
Фармацевт и провизор играют ключевую роль в этом процессе: они отвечают за точность первичных данных, оперативность отражения всех операций, соблюдение правил отпуска, особенно в отношении препаратов, подлежащих предметно-количественному учёту. Их ответственность включает не только ведение документации, но и соблюдение внутренних процедур, регламентов и стандартов фармацевтической деятельности.
Учёт напрямую связан с выполнением требований действующего законодательства. Федеральный закон № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», нормативные акты Минздрава России, предписания Росздравнадзора и санитарные правила (СанПиН) устанавливают жёсткие требования к порядку хранения, отпуска и учёта медикаментов. Нарушения в этой сфере чреваты административной ответственностью, штрафами и даже приостановкой деятельности аптеки. Поэтому грамотная организация учёта — это не только вопрос внутреннего контроля, но и правовая обязанность, обеспечивающая стабильную и безопасную работу аптечного учреждения.
Основные цели учёта в аптеке
Учёт в аптеке — это не только обязательная административная процедура, но и эффективный инструмент для обеспечения устойчивой, безопасной и прибыльной работы фармацевтического предприятия. Основные цели учёта охватывают сразу несколько направлений, каждое из которых играет критически важную роль в работе аптеки.
Прежде всего, учёт позволяет обеспечить контроль за движением товаров. Это значит, что каждая партия лекарств, изделий медицинского назначения и сопутствующих товаров отражается в системе — от момента приёмки до реализации покупателю или списания. Такая прозрачность помогает отслеживать запасы в режиме реального времени, выявлять недостачи и пересортицы, а также исключать ошибки при отпуске.
Вторая важная цель — предотвращение дефицита и излишков. Своевременная инвентаризация, анализ оборачиваемости и автоматические уведомления о минимальных остатках позволяют аптекам избегать ситуаций, когда востребованных препаратов нет в наличии. Одновременно это помогает не закупать избыточные объёмы товаров, которые рискуют испортиться или потерять актуальность.
Неотъемлемой частью учёта является отслеживание сроков годности. Благодаря системной фиксации каждой единицы товара и контролю по партиям сотрудники аптеки могут своевременно выявлять препараты, приближающиеся к окончанию срока хранения, и оперативно принимать меры — например, переместить их на витрину, оформить возврат поставщику или списать.
Отдельное внимание уделяется обеспечению прослеживаемости лекарственных препаратов, особенно в условиях обязательной маркировки. Система учёта должна позволять в любой момент установить путь конкретной упаковки от поставщика до покупателя. Это особенно актуально при проведении проверок, расследований или отзывов продукции, когда необходима быстрая реакция и прозрачность всех операций.
Наконец, грамотный учёт служит основой для ведения финансовой отчётности и анализа эффективности. Руководство аптеки может принимать управленческие решения на основе точных данных: какие группы товаров наиболее рентабельны, какова динамика продаж, где возможна оптимизация закупок и логистики. Это повышает не только экономическую устойчивость, но и конкурентоспособность аптеки.

Классификация учёта в аптеке
Для эффективной организации работы аптеки важно понимать, что учёт охватывает разные сферы деятельности и подразделяется на несколько видов в зависимости от задач, объектов и методов ведения. Такая классификация позволяет системно подходить к обработке информации, разделять функции между сотрудниками и точно выполнять требования нормативных документов.
В рамках аптечного предприятия учёт может вестись как на уровне движения товаров, так и в разрезе финансов, рецептов, маркировки, предметно-количественного контроля и других направлений.
Товарный учёт
Товарный учёт в аптеке — это основа для контроля над всей товарной номенклатурой, включающей лекарственные препараты, изделия медицинского назначения и сопутствующие товары. Он обеспечивает точное отслеживание движения каждой единицы продукции и помогает соблюдать требования законодательства, а также внутренние стандарты качества.
Основные задачи учёта движения товаров включают:
- Фиксацию приходных операций — регистрация поступления товаров в аптеку по накладным, отражение серий, сроков годности, отпускных и закупочных цен. Каждый товар должен быть правильно внесён в систему сразу при приёмке.
- Учёт расхода товаров — списание продукции при отпуске покупателю, возврате поставщику, списании по причине порчи или истечения срока годности. Расход должен быть документально подтверждён и соответствовать регламентам.
- Контроль остатков — регулярная инвентаризация и сверка фактических остатков с данными в учётной системе позволяют выявлять пересортицу, недостачи и ошибки при операциях.
Особое значение имеет учёт по сериям и срокам годности. Каждое поступление препаратов должно регистрироваться с указанием конкретной серии и срока хранения. Это позволяет отслеживать движение партий, своевременно списывать или утилизировать просроченные препараты, а также быстро реагировать на отзывы производителя.
В аптеке также ведётся учёт по международным непатентованным наименованиям (МНН), торговым наименованиям и формам выпуска. Такая детализация важна для корректного отпуска, формирования ассортимента и соблюдения требований рецептурного отпуска. Например, препарат с одним МНН может иметь несколько торговых наименований и форм (таблетки, капсулы, сироп), и каждая из этих позиций должна быть учтена отдельно.
Учёт движения товаров позволяет точно анализировать продажи, выявлять наиболее востребованные позиции, планировать закупки и минимизировать складские потери. Современные аптечные информационные системы автоматизируют этот процесс, повышая его точность и снижая нагрузку на сотрудников.
Финансовый учёт
Финансовый учёт в аптеке необходим для отслеживания экономических показателей, расчёта рентабельности и обеспечения прозрачной отчётности перед контролирующими органами. В отличие от товарного учёта, который фокусируется на физических единицах продукции, финансовый охватывает денежные потоки, ценообразование и финансовые результаты деятельности.
Одним из ключевых элементов финансового учёта является фиксация закупочных и отпускных цен. Для каждой товарной позиции в системе указывается цена приобретения у поставщика, а также отпускная цена — розничная или оптовая, в зависимости от формы реализации. Правильный учёт этих данных необходим для расчёта валовой прибыли и планирования закупок.
Финансовый учёт также позволяет анализировать рентабельность ассортимента — определять, какие позиции приносят прибыль, а какие требуют пересмотра условий закупки или ценообразования. Это особенно важно в условиях высокой конкуренции и регулирования цен на жизненно важные и необходимые лекарственные препараты (ЖНВЛП).
Важную роль играет учёт НДС, скидок и наценок. Аптека обязана корректно учитывать суммы налога на добавленную стоимость при операциях купли-продажи, особенно при работе с налоговыми органами и ведении бухгалтерской отчётности. Также необходимо точно фиксировать предоставленные покупателям скидки и применённые торговые наценки — как для внутренних расчётов, так и для соблюдения законодательства в части предельных наценок на препараты из списка ЖНВЛП.
Финансовый учёт обеспечивает руководство аптеки актуальными данными для принятия управленческих решений, позволяет корректно рассчитывать налоги, формировать отчётность и оценивать эффективность деятельности как в целом, так и по отдельным категориям товаров.
Учёт рецептурных и рецептурно-учитываемых препаратов
Работа с рецептурными и рецептурно-учитываемыми лекарственными средствами требует особого подхода и строгого соблюдения нормативных требований. Эти препараты находятся под особым контролем государства, а любые нарушения в их учёте могут повлечь серьёзные последствия — как для аптеки, так и для ответственных сотрудников.
Основные особенности учёта включают:
- Раздельный учёт ЖНВЛП (жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов). Все препараты, входящие в перечень ЖНВЛП, подлежат обязательному ценообразованию и государственному контролю. В системе учёта должна быть возможность выделения этих товаров для корректного расчёта предельной наценки, ведения аналитики и формирования отчётности. ЖНВЛП часто включают рецептурные препараты, отпуск которых осуществляется только при наличии действительного рецепта.
- Наркотические и психотропные вещества — отдельный порядок учёта. Эти препараты подлежат предметно-количественному учёту (ПКУ) и учитываются строго по сериям, с ведением специальных журналов, пломбированием помещений и сейфов, а также обязательной двойной подписью ответственных лиц при приёме, отпуске и списании. Все движения таких препаратов отражаются в специальных журналах.
- Учёт и хранение рецептов. Рецепты на лекарственные средства, подлежащие ПКУ, оформляются по формам строгой отчётности. Полученные рецепты хранятся в аптеке установленное количество времени (обычно 3-5 лет в зависимости от категории препарата) и подлежат регистрации в журнале. Подробнее про сроки хранения мы рассказали в статье «Сроки хранения рецептов на лекарственные препараты в аптеке. О чём нужно помнить?».
- Ежемесячная и квартальная отчётность. По препаратам, подлежащим ПКУ, аптека обязана сдавать отчёты в Росздравнадзор и иные контролирующие органы. Нарушения в сроках или полноте отчётности считаются грубым нарушением лицензионных требований.
Современные аптечные системы должны поддерживать функции автоматического контроля за отпусками по рецептам, формировать отчёты и напоминать о предстоящем списании или окончании срока хранения рецептурных форм.
Учёт движений по системе «Честный ЗНАК»
Система маркировки лекарственных препаратов «Честный ЗНАК» была введена в России для обеспечения полной прослеживаемости оборота лекарств — от производителя до конечного потребителя. Её основная цель — защита населения от фальсифицированной и нелегальной продукции, а также повышение прозрачности фармацевтического рынка. Для аптек участие в системе маркировки не является опцией — это обязательное требование законодательства.
Каждая упаковка лекарственного препарата, подлежащего обязательной маркировке, снабжается уникальным двумерным кодом DataMatrix, содержащим сведения о серии, сроке годности, производителе и маршруте следования. Сканирование этого кода при приёмке и отпуске позволяет отслеживать движение каждой конкретной упаковки в режиме реального времени.
Обмен данными осуществляется через электронный документооборот с использованием УПД (универсального передаточного документа), а также через операторы ЭДО и систему учёта аптеки, интегрированную с национальной системой «Честный ЗНАК».
Для корректной работы с маркированными препаратами аптека должна выполнять следующие действия:
- Проверка и ввод в оборот. При получении товара необходимо отсканировать каждую упаковку и подтвердить его приёмку в системе «Честный ЗНАК». Без этого товар считается непоступившим в законный оборот.
- Учёт и выбытие. При отпуске препарата покупателю (как по рецепту, так и без него) аптека обязана сканировать код и передавать сведения о выбытии упаковки из оборота. Это необходимо даже при продаже одного блистера, если он входит в состав единой упаковки.
- Возврат и корректировка. В случае возврата от покупателя препарат может быть повторно введён в оборот, если соблюдены условия хранения и срок годности. Все действия фиксируются через систему.
- Хранение и списание. Если срок годности истёк или упаковка повреждена, препарат подлежит списанию в «Честном ЗНАКе» с указанием причины. Аптека обязана передать такие данные в установленный срок.
- Регистрация и техническое оснащение. Аптека должна быть зарегистрирована в системе «Честный ЗНАК», иметь квалифицированную электронную подпись, подключённую товароучётную программу и сканеры, способные считывать коды DataMatrix.
Невыполнение требований по учёту маркированных препаратов может привести к штрафам, блокировке операций и даже аннулированию лицензии. Поэтому аптека обязана обеспечить постоянное соответствие всем требованиям системы маркировки, обучать сотрудников работе с ней и отслеживать своевременность передачи данных. Подробнее эту тему мы раскрыли в статье «Маркировка лекарственных препаратов в аптеках. О чём нужно знать в 2025 году?».
Складской учёт и инвентаризация
Складской учёт в аптеке обеспечивает точное и своевременное отражение движения товаров на всех этапах — от приёмки до списания. Он позволяет контролировать остатки, обеспечивать бесперебойную работу аптечного зала, выявлять расхождения и предотвращать потери.
В основе эффективного складского учёта лежит регулярная инвентаризация, учёт брака и автоматизация всех процессов.
Плановая инвентаризация проводится в соответствии с утверждённым графиком — как правило, раз в квартал, полугодие или год. Она охватывает весь ассортимент аптеки и позволяет выявить отклонения между фактическими и учётными остатками. Такая проверка — важный инструмент для оценки корректности учёта и выявления системных ошибок.
Внеплановая инвентаризация проводится в особых случаях — при смене материально ответственных лиц, по предписанию проверяющих органов, при выявлении несоответствий или хищений. Её задача — оперативно установить причины нарушений и принять меры для устранения последствий.
Любая аптека сталкивается с необходимостью списания товаров — по причине истечения срока годности, нарушения условий хранения, повреждения упаковки или выявленного производственного брака. Все такие случаи должны быть зафиксированы документально с указанием причины и подтверждены соответствующим актом.
Учёт потерь и списаний позволяет:
- своевременно изымать непригодную продукцию;
- избежать отпуска небезопасных товаров;
- корректно отразить движение в системе учёта;
- обеспечить достоверность данных при формировании финансовой и налоговой отчётности.
Важно, чтобы процедуры списания проводились в соответствии с внутренними регламентами и нормативными требованиями.
Современные аптечные предприятия активно используют специализированные программы для автоматизации складского и товарного учёта. Автоматизация снижает риск ошибок, ускоряет обработку операций, упрощает инвентаризацию и позволяет фармацевтам больше внимания уделять клиентскому сервису и качеству отпуска.
Фармаконадзор и учёт побочных реакций
Фармаконадзор — это система мероприятий, направленных на выявление, оценку, понимание и предотвращение побочных реакций и других проблем, связанных с применением лекарственных препаратов. Для аптек участие в системе фармаконадзора — это не только профессиональный и этический долг, но и нормативная обязанность, зафиксированная в Приказе Минздрава России № 1071н и ряде других документов.
Особую важность фармаконадзор приобретает на этапе реального применения препаратов в условиях широкой практики, когда возможны непредсказуемые реакции, особенно при сочетании с другими средствами или нарушении режима приёма.
В обязанности аптечных работников входит:
- Регистрация сообщений о побочных реакциях — фармацевты и провизоры обязаны принимать обращения от покупателей, фиксировать случаи нежелательных эффектов, возникших при применении ЛС, и передавать информацию в уполномоченные органы. Важно собирать как можно больше данных: наименование препарата, дозировка, сопутствующая терапия, характер побочной реакции, возраст и состояние пациента.
- Заполнение формы извещения — для сообщения о нежелательной реакции используется стандартная форма, установленная Росздравнадзором. Её можно подать в электронном виде через сайт Roszdravnadzor.gov.ru, систему Росдрагнадзор-МД, либо передать через локальные формы взаимодействия в аптечной сети.
- Информирование и консультирование — при поступлении жалоб на побочные действия фармацевт обязан не только зафиксировать случай, но и проконсультировать покупателя: прекратить приём препарата, обратиться к лечащему врачу, при необходимости — вызвать скорую помощь.
- Учёт и анализ — собранная информация должна сохраняться в аптеке в установленном порядке, при наличии фармаконадзорной службы — передаваться специалисту, ответственному за взаимодействие с регуляторными органами. Анализ таких сообщений помогает улучшить качество фармацевтической помощи и повысить безопасность пациентов.
Участие аптеки в системе фармаконадзора способствует формированию единой базы данных о побочных реакциях, которая используется для принятия решений об ограничении, отзыве или пересмотре условий применения конкретных препаратов. Таким образом, учёт побочных реакций — это важнейший элемент профессиональной ответственности аптечных работников, напрямую связанный с охраной здоровья и жизни пациентов.
Инструменты и системы автоматизации учёта
Автоматизация учёта стала неотъемлемой частью эффективного управления, позволяя снизить влияние человеческого фактора, ускорить обработку операций и обеспечить соответствие нормативным требованиям.
Наиболее востребованные инструменты и программные системы автоматизации учёта в аптечной практике включают:
- 1С: Аптека / 1С:Розница (аптечный модуль). Универсальная платформа, адаптированная для нужд аптек. Позволяет вести товарный и финансовый учёт, управлять остатками, контролировать сроки годности, формировать отчётность, отслеживать движения ПКУ-препаратов и работать с маркировкой «Честный ЗНАК». Поддерживает работу с ЕГАИС, ЭДО и интеграцию с онлайн-кассами.
- М-Аптека. Облачная система, популярная среди розничных аптек и небольших сетей. Обеспечивает учёт продаж, складской контроль, маркировку, инвентаризацию, управление скидками и лояльностью. Имеет удобный интерфейс и может работать на мобильных устройствах, что особенно полезно для выездной торговли и быстрой проверки остатков.
- АРМ провизора/фармацевта (автоматизированное рабочее место). Программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий удобную работу за первым столом. Включает функции сканирования маркировки, фиксации продаж, проверки корректности отпуска по рецепту и взаимодействия с системой «Честный ЗНАК».
- Системы электронного документооборота (ЭДО). Например, Диадок, Контур.Диадок, Такском. Используются для приёма накладных от поставщиков в электронном виде, подписания УПД и отправки данных в ФНС и ГИС МДЛП.
- Сканеры 2D-кодов и терминалы сбора данных (ТСД). Аптечное оборудование, без которого невозможна полноценная работа с маркированными товарами. Используются для приёмки, перемещений, инвентаризаций, контроля остатков и отпуска маркированных упаковок.
- BI-системы и модули аналитики. Дополнительные инструменты, интегрируемые с основными программами, для анализа продаж, оборачиваемости, рентабельности и эффективности ассортимента.
Выбор конкретной системы зависит от формата аптеки (розница, опт, сеть), объёма операций, требований законодательства и корпоративной политики. Однако вне зависимости от масштаба автоматизация учёта позволяет:
- сократить время на рутинные операции;
- минимизировать ошибки в учёте и отчётности;
- упростить взаимодействие с контролирующими органами;
- повысить прозрачность и управляемость бизнеса;
- обеспечить соответствие требованиям маркировки, фармаконадзора и НДС-отчётности.
Внедрение современных учётных систем — не просто шаг в сторону цифровизации, а необходимое условие устойчивой и безопасной работы аптеки в условиях жёсткого регулирования и высокой ответственности.
Ошибки и риски при ведении учёта
Ведение учёта в аптеке требует высокой точности, дисциплины и системности. Даже незначительные отклонения могут повлечь серьёзные последствия — от финансовых потерь до нарушений законодательства. Ошибки в учёте могут возникать на любом этапе — при приёмке товара, его хранении, отпуске или списании, особенно если процессы не автоматизированы или выполняются без должного контроля.
К наиболее распространённым ошибкам относятся:
- Неточности при приёмке товара. Ошибки при вводе данных по серии, сроку годности или количеству могут привести к искажению складских остатков, отпуску просроченных препаратов или несоответствию отчётности. Особенно критичны такие ошибки при работе с рецептурными и маркированными средствами.
- Нарушения при отпуске и списании. Неверное сканирование упаковки, отпуск товара без фиксации в системе, ошибка в выборе формы выпуска — всё это нарушает целостность учётных данных и может привести к штрафам со стороны контролирующих органов.
- Ошибки в учёте маркировки. Нарушение процедуры выбытия, несвоевременная фиксация данных в системе «Честный ЗНАК», дублирование кодов или их отсутствие в отчётах ведут к блокировке оборота товаров и административной ответственности.
- Недостаточная прослеживаемость ПКУ-препаратов. Нарушения в ведении журналов учёта, отсутствие подписей, списание без основания или утеря рецептурных форм могут быть расценены как грубые нарушения лицензионных требований.
- Ошибки в финансовом учёте. Неверная установка отпускной цены, неправильное применение наценки, ошибки в расчёте НДС и скидок влияют на рентабельность, налоговую отчётность и итоговые финансовые показатели.
Основные риски при допущении ошибок в учёте:
- финансовые потери — в результате пересортицы, списаний, недостач и возвратов;
- юридические последствия — штрафы, предписания, временное приостановление деятельности, аннулирование лицензии;
- утрата доверия со стороны покупателей — особенно в случаях отпуска просроченных или неучтённых препаратов;
- потеря контроля над ассортиментом — что может привести к дефициту ключевых препаратов или избыточным закупкам.
Снижение вероятности ошибок возможно при регулярной инвентаризации, автоматизации процессов, обучении персонала, чётком распределении зон ответственности и внедрении внутренних регламентов. В условиях жёсткого регулирования фармацевтической отрасли надёжный и точный учёт — это не просто требование, а основа репутации и стабильной работы аптеки.
Выводы
- Учёт в аптечных организациях является важным элементом управления финансовыми и материальными ресурсами.
- Без чёткой и прозрачной системы невозможно обеспечить устойчивое развитие аптеки, оптимизировать расходы и доходы.
- Важно сформировать правильную учётную политику для точности и прозрачности бухгалтерского учёта.
- Аптеки должны вести учёт лекарств и медицинских изделий по фактической себестоимости.
- Обучение и ответственность персонала важны для эффективности процесса учёта и соответствия нормам.
- Руководитель аптеки ответственен за организацию бухгалтерского учёта и может делегировать функции главному бухгалтеру или внешней компании.
- Учётная политика аптечной организации должна соответствовать принципам: приоритет содержания над формой, полнота, осмотрительность, непротиворечивость и рациональность.
Проверь знания по статье
Другие статьи по теме «Управление аптекой»
Смотреть всеКомментарии
Количество комментариев 5
Светлана Ц. ООО Элифант
Спасибо
Ольга С. Мелздрав Нижний Новгород
спасибо!
Людмила Ж. Эркафарм
Спасибо!
Наталья Ш. Планета здоровья
Спасибо за информацию.
Юлия Б.
Эксперт комьюнити АС "Здесь Аптека"
Благодарю за статью!
Сайт носит обучающий (информационный) характер и предназначен исключительно для обучения (информирования) фармацевтов и провизоров
Авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий.