Учёт в аптеке — основные принципы и особенности

Учёт движения товаров мы раскрыли в отдельной статье «Учёт движения товара в аптеке».

Особенности учёта в аптечных организациях

Учёт в аптечных организациях — совокупность методов ведения бухгалтерского учёта, включающих первичное наблюдение, стоимостное измерение, группировку и итоговое обобщение данных.

Эти процессы имеют свои специфические особенности, обусловленные уникальными аспектами деятельности аптек:

• Аптеки могут заниматься не только реализацией готовых товаров, но и производством лекарственных средств по рецептам врачей. Это требует учёта как готовой продукции, так и компонентов, используемых для изготовления лекарств.
• Многие лекарственные препараты реализуются по строгим правилам и ценам, обусловленным социальной политикой государства. Это подразумевает наличие специальных ценовых регуляций и учётных процедур для таких товаров.
• Аптеки, имеющие лицензию на работу с наркотическими и психотропными веществами, обязаны вести специализированный журнал регистрации операций с этими средствами. Ежегодно они должны отчитываться перед территориальными органами МВД России, что требует дополнительного контроля и точности в ведении учёта.

Учётная политика аптечной организации формируется руководителем и должна соответствовать следующим принципам: приоритет содержания над формой, полнота, осмотрительность, непротиворечивость и рациональность. Важно, чтобы учётная политика была прописана и строго соблюдалась.

В аптечных организациях ведется учёт движения основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, денежных средств и расчётов, труда и заработной платы, а также доходов и расходов организации. Это охватывает весь спектр бухгалтерской деятельности и требует высокой степени организации и контроля.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011 года, ведение бухгалтерского учёта и хранение документов организует руководитель экономического субъекта. Индивидуальные предприниматели и частные медицинские практики также обязаны самостоятельно организовывать и вести учёт в соответствии с федеральным законодательством.

Особое внимание уделяется учёту лекарств и медицинских изделий, которые признаются товаром. Учёт товаров и готовой продукции проводится в соответствии с Федеральным Стандартом Бухгалтерского Учёта (ФСБУ) 5/2019, что подразумевает признание запасов по фактической себестоимости. В себестоимость могут включаться стоимость покупки (за вычетом налогов), дообработка, затраты на доставку и фасовку.

Таким образом, особенности учёта в аптечных организациях обусловлены спецификой их деятельности, включающей производство лекарств, соблюдение государственных регуляций и особые требования к учёту наркотических и психотропных средств. Все это требует от руководства аптек высокой степени внимания к деталям и строгого соблюдения нормативных актов.

Принципы организации учёта

Организация учёта на фармацевтическом предприятии играет ключевую роль в обеспечении эффективного и качественного контроля за использованием ограниченных ресурсов и производственного потенциала. Этот процесс направлен на удовлетворение потребностей населения в фармацевтической помощи в максимальной степени.

Принципы организации учёта основаны на необходимости строгого контроля и учёта, что позволяет организовать экономичное и рациональное использование материальных, трудовых, финансовых и других ресурсов. Это также способствует сохранности собственности предприятия и предотвращению непроизводительных потерь.

Успешная деятельность фармацевтического предприятия в значительной мере зависит от умелого руководства и профессиональной работы главного бухгалтера. Руководитель предприятия несёт ответственность за организацию бухгалтерского учёта и должен обладать следующими навыками и знаниями:

• Основы бухгалтерского учёта. Руководитель должен хорошо разбираться в основополагающих приёмах и методах бухгалтерского учёта, чтобы эффективно управлять финансовыми аспектами предприятия.
• Экономическая деятельность предприятия. Понимание особенностей экономической деятельности, связанных с социальным характером фармацевтических товаров и услуг, является критически важным. Это включает льготный и бесплатный отпуск лекарств, ценообразование, консультирование и совмещение различных функций, таких как маркетинг, снабжение, производство, реализация и реклама.
• Анализ и стратегия. Умение использовать данные учёта для анализа результатов хозяйственно-финансовой деятельности, оценки перспектив развития и выработки стратегии поведения на фармацевтическом рынке. Это позволяет руководителю видеть потенциал данных учёта для повышения конкурентоспособности предприятия и минимизации рисков.

Эти принципы помогают руководителю эффективно использовать данные учёта для принятия стратегических решений и улучшения управленческих процессов. Правильная организация учёта способствует экономичному и рациональному использованию ресурсов, что в конечном итоге приводит к стабильному развитию и успеху фармацевтического предприятия.

Обязательные журналы в аптеке и правила их ведения

Вебинар по теме

Вячеслав Глухов,
эксперт проекта "Комьюнити" IQ Provision

Правила ведения бухгалтерского учёта в аптеке

Бухгалтерский учёт в аптеке осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, в частности, Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и Положениями по бухгалтерскому учёту. Все способы и порядок ведения учёта должны быть четко прописаны в учётной политике аптеки.

Финансово-хозяйственная деятельность аптеки включает разнообразные операции, основной из которых является учёт товаров. Лекарственные средства и медицинские изделия, реализуемые в аптеках, признаются товаром. Информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей фиксируется на счёте 41, который обобщает данные о товарах, приобретённых для продажи. В тех аптеках, где осуществляется производство лекарств на месте, учёт готовой продукции ведётся на счёте 43.

Учёт запасов, включающий как товары, так и готовую продукцию, осуществляется в соответствии с Федеральным стандартом бухгалтерского учёта (ФСБУ) 5/2019. Запасы принимаются к учёту по фактической себестоимости, которая может включать стоимость покупки (или затраты на изготовление), затраты на доставку, дообработку, фасовку и другие расходы, связанные с доведением товаров до состояния, пригодного для продажи.

Руководитель аптечной организации отвечает за организацию бухгалтерского учёта и может поручить его ведение главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу. Также возможен вариант заключения договора с внешней организацией на ведение бухгалтерского учёта.

Особенности хранения документов

Все бухгалтерские регистры, первичные документы и финансовая отчётность должны храниться не менее пяти лет после отчётного года, что соответствует правилам и требованиям организации архивного дела.

Документы учётной политики, стандарты экономической деятельности и средства, обеспечивающие получение электронных документов и проверку подлинности подписи, также подлежат хранению в течение минимум пяти лет после отчётного года.

Сроки хранения отчётов

• Месячные отчёты хранятся 1 год.
• Квартальные отчёты хранятся 3 года.
• Годовые отчёты хранятся 10 лет.

Отчётность в аптечных организациях

Отчётность аптечных организаций представляет собой совокупность показателей учёта, которые отражают финансовое состояние и хозяйственную деятельность аптеки за определённый период времени. Эта информация завершает учётный процесс и является основой для анализа и планирования дальнейшей деятельности.

Отчётность в аптечных организациях подразделяется на годовую и внутригодовую (декадную, квартальную, месячную и т.д.). Юридические лица самостоятельно определяют конечные финансовые результаты и составляют соответствующие балансы (годовой, девятимесячный, полугодовой, квартальный).

В годовой отчетности аптечных организаций включаются следующие документы:

1. Годовой баланс.
2. Статистические формы отчётности:
   1. Норматив оборотных средств.
   2. Отчёт о движении уставного фонда (капитала).
   3. Отчёт о выполнении плана по труду.
   4. Наличие и движение основных средств и амортизационного фонда.

Все отчёты составляются в двух экземплярах, к которым должны быть приложены первичные оправдательные документы. Документы подписывают директор и бухгалтер, а к отчёту прилагается объяснительная записка.

Составленные отчёты проверяются по всем приходным и расходным операциям, корректируются и утверждаются в течение 15 дней. Месячные и квартальные отчёты должны быть представлены не позднее 12 числа следующего месяца, годовые — не позднее 20 января следующего года.

Основные задачи анализа

По результатам собранных отчётов можно провести анализ финансовой и хозяйственной деятельности аптечной организации. Он выполняет следующие задачи:

1. Научное обоснование перспективных и текущих планов.
2. Экономический анализ результатов деятельности за прошлые годы (5-10 лет).
3. Контроль выполнения управленческих решений и планов.
4. Оценка результатов деятельности в сравнении с достигнутым уровнем развития экономики, выполнение планов и использование имеющихся возможностей.
5. Диагностика положения аптечной организации на рынке медицинских продуктов и услуг.
6. Оценка финансовых и предпринимательских рисков, разработка механизмов управления рисками для укрепления рыночных позиций и повышения доходности бизнеса.
7. Изучение влияния внешних и внутренних факторов на результаты хозяйствования и функционирования аптеки.
8. Поиск резервов для повышения эффективности деятельности.
9. Разработка рекомендаций по использованию выявленных резервов.

Выводы

• Учёт в аптечных организациях является важным элементом эффективного управления финансовыми и материальными ресурсами.
• Особенности учёта в аптечных организациях обусловлены спецификой их деятельности, включая производство лекарств и соблюдение государственных регуляций.
• Учётная политика формируется руководством аптеки и обеспечивает точность и прозрачность бухгалтерского учёта.
• Аптеки должны вести учёт лекарств и медицинских изделий, признавая их стоимость на основании фактической себестоимости.
• Организация учёта на фармацевтическом предприятии играет ключевую роль в обеспечении эффективного контроля за использованием ограниченных ресурсов и производственного потенциала.
• Отчётность аптечных организаций представляет собой совокупность показателей учёта, которые отражают финансовое состояние и хозяйственную деятельность аптеки за определённый период времени.