Как проводится и для чего нужен анализ продаж в аптеке?

Анализ и прогнозирование продаж имеет смысл рассматривать в виде полноценного анализа товарооборота организации.

Товарооборот — процесс обращения товаров, начиная от их поступления и заканчивая продажей, который измеряется в абсолютных показателях: сумме в рублях.

Изучая товарооборот, можно определить размер фармацевтической организации, объем её выручки, размер расходов покупателей на покупку товаров определенной группы, общее потребление товарной массы организации. К качественным показателям товарооборота относится реализация товаров на одного покупателя и на одного сотрудника, реализация по отдельным группам товаров.

Факторы влияния на уровень продаж

Факторы, влияющие на товарооборот аптеки, при их классификации можно разделить на две группы — факторы внешней среды и факторы внутренней.

Факторы внешней среды включают:

• общее количество аптек в городе и конкретном районе;
• количество медицинских учреждений и врачей, которые выписывают рецепты на лекарства;
• количество жителей города и конкретного района;
• характеристики потенциальных покупателей и так далее.

Факторы внутренней среды включают:

• объем товаров;
• номенклатура аптечной организации;
• число работников первого стола;
• методики продаж, которые используют сотрудники аптеки;
• уровень цен;
• интенсивность и эластичность спроса и так далее.

Некоторые факторы сдерживают продажи товаров аптечного ассортимента, в то время как под влиянием других товарооборот может увеличиваться.

Увеличению количества продаж способствует следование правилам мерчандайзинга, расширение номенклатуры, увеличение доходов населения в целом, рост объёма высокоэффективных лекарственных препаратов в стране и прочее.

В группу факторов, негативно влияющих на объем товарооборота в аптеке, можно отнести ограничение и запрет на рекламу определенных групп лекарств, большое количество рецептурных препаратов, общественный тренд на здоровый образ жизни и так далее.

Анализ розничного товарооборота аптеки

Аптеки отпускают товары конечным покупателям — такой вид продаж называется розничным товарооборотом.

Розничный товарооборот — продажа товаров населению для личного использования. Она включает реализацию товара для организаций, например детских садов или санаториев, для последующего потребления лекарств отдельными лицами. Продажа такого типа проводится за наличный или безналичный расчёт.

Базисный период — момент времени, с данными которого сравнивают данные другого (отчетного) периода. В экономических расчетах обычно используют период в год, квартал или месяц.

Отчетный период — текущий период, по которому нужно получить оценку деятельности организации.

Подготовка к анализу и прогнозированию розничного товарооборота включает проверку показателей для сравнения — они должны иметь общую основу. Если сравнивать разные товары, проданные в разное по уровню спроса время, можно получить недостоверный результат, который будет сложно использовать.

Поэтому показатели нужно определить исходя из трех основных направлений:

• По ценам. Расчет товарооборота в отчётный период должен проводиться по ценам базисного периода;
• По времени. Для оценки необходимо сравнивать товарооборот за одинаковые промежутки времени в отчётном и базисном периоде. Если промежутки различаются, следует рассчитать среднедневной товарооборот;
• По сопоставимости в пространстве. Данные по продажам необходимо рассчитывать по одной и той же торговой площади.

Как правило, анализ структуры товарооборота состоит из нескольких основных этапов:

• Оценка динамики объёма товарооборота;
• Анализ уровня выполнения поставленного плана;
• Изучение факторов, которые влияют на уровень выполнения плана и его динамику;
• Определение резервов для повышения объёма и качества товарооборота.

В качестве исходной информации для проведения аналитики можно использовать данные оперативного и бухгалтерского учёта, планов продаж и бизнес-планов.

Например, информация о розничном товарообороте может содержаться в регистрах бухгалтерского учёта. Отпуск аптечных товаров покупателям может фиксироваться в Рецептурном журнале, Товарном отчете материально-ответственного лица, Кассовой книге и так далее.

Изучение динамики объема

Динамика товарооборота рассчитывается при расчёте темпов прироста, среднегодового уровня изменения объёма продаж товаров. С их помощью можно получить коэффициент для тенденций в изменении динамики объема — улучшается, остается на одном уровне или ухудшается.

При этом будет полезно учитывать инфляцию и повышение стоимости аптечных товаров. По этой причине изменения объёма товарооборота имеет смысл рассчитывать в ценах базисного года.

Оценка степени выполнения плана за отчетный период

Оценка степени выполнения плана может проводиться по общему объему продаж или по составным частям, по способу продажи. Анализ общего объем помогает составить прогноз товарооборота в целом, оценить эффективность деятельности организации.

Интересную информацию может предоставить оценка плана по продажам препаратов отдельных групп. Изменения в товарных группах могут существенно повлиять на экономические показатели аптеки, положительно или отрицательно влияя на прибыль. Поэтому важно отмечать любые негативные предпосылки, своевременно изменяя процесс ценообразования и формирования ассортимента.

Анализ товарооборота аптечной организации по способу продажи помогает выявить слабые места в работе сотрудников. Например, если в аптечной организации ведется учет товаров, которые были реализованы в комплексной или дополнительной продажах, можно определить эффективность как всех сотрудников, так и отдельных фармацевтов.

Показатели могут быть абсолютными (для сравнения прибыли в целом), так и относительными (сравнение разных периодов). Для сравнения степени выполнения плана обычно используются фактические и плановые показатели базисного и отчетного года.

Анализ влияния на динамику товарооборота и выполнение плана

При определении уровня влияния на плановые продажи и товарооборот необходимо учитывать факторы, которые связаны с товарными ресурсами и персоналом.

Важным моментом является фактор наличия в аптеке всех необходимых товарных ресурсов и их правильное использование. Периодичность поступления и отпуска аптечных товаров напрямую влияют на показатели розничного товарооборота. Например, отсутствие, пусть и временное, популярных позиций может оттолкнуть покупателей. В свою очередь, это отрицательно влияет на прибыль аптеки.

Чтобы определить влияние, которое оказывает на продажи численность сотрудников аптечной организации и производительность их труда, нужно рассчитать производительность их труда за отчетный и базисный годы. Это позволит оценить эффективность работы фармацевтов и сопоставить её с затратами, определить слабые места и возможности для их исправления.

Рост производительности труда позволяет сделать больший объем продаж при той же или меньшей численности сотрудников. Повлиять на этот фактор можно при помощи дополнительного обучения фармацевтов техникам продаж, использовании принципов маркетинга и мерчандайзинга при оформлении пространства аптеки.

Выявление резервов для увеличения товарооборота

После проведения аналитики и определения факторов, которые влияют на товарооборот, нужно подготовить план для исправления существующих недостатков и использования обнаруженных резервов для повышения объёма продаж.

При большом количестве остатков нереализованных товаров следует определить товарные группы, которые пользуются наименьшим спросом, и пересмотреть ассортиментную политику, разработать схемы для их более эффективной продажи. Например, можно обучить фармацевтов, как осуществлять дополнительные продажи, или составить стандартные фразы, которые помогут чаще предлагать не пользующиеся спросом лекарства. Если отсутствует возможность предлагать товар в качестве альтернативы запросам покупателей, возможно стоит убрать его из ассортимента.

Увеличить товарооборот можно за счёт более высокой производительности фармацевтов. В этом может помочь увеличение численности персонала, уменьшение потерь рабочего времени или изменение графика аптеки. Полезно регулярно проводить обучение сотрудников, помогая им лучше использовать техники продаж и находить подход к посетителям, повышать свою квалификацию.

В качестве резерва для повышения товарооборота могут выступать основные фонды аптечной организации — существующие стандарты обслуживания, помещения аптеки, использование торгового оборудования. Например, проработка стандартов обслуживания и добавление новой информации может помочь фармацевтам лучше работать с определенными группами покупателей. Перестановка витрин и использование открытой выкладки может упростить ориентирование посетителей в ассортименте — им не придется обращаться к фармацевтам за консультацией, они смогут самостоятельно взять все необходимые товары и пройти на кассу.

На товарный оборот влияет множество факторов. Если они сохраняются в течение длительного времени, его развитие становится инерционным — темп не увеличивается, а со временем может снизиться. Анализ продаж помогает обнаружить слабые места и поправить их, повышая результативность работы сотрудников и прибыль аптеки в целом.