Как сократить расходы в аптеке и не потерять эффективность?

Издержки в аптеке формируются на множестве уровней: от аренды помещения и закупки товара до организации работы персонала и применения программного обеспечения. При отсутствии системного контроля даже незначительные перерасходы в каждой из этих категорий могут складываться в значительную финансовую нагрузку.

На практике проблема усугубляется тем, что лишние расходы не всегда очевидны. Они могут маскироваться под «привычные» статьи затрат, не вызывать вопросов в отчётности и не восприниматься как источник убытков. Поэтому важна не только регулярная проверка показателей, но и аналитический подход, позволяющий выявлять и устранять неэффективные процессы.

Основные статьи расходов в аптеке

Для эффективного управления затратами необходимо чётко понимать, из каких компонентов они складываются. Ниже представлены ключевые статьи расходов, характерные для большинства аптечных организаций. Каждая из них требует регулярного анализа и контроля.

Аренда и коммунальные платежи. Аренда помещения — одна из самых значительных постоянных статей расходов. Особенно это актуально для аптек, расположенных в торговых центрах, на первых этажах жилых домов и вблизи оживлённых магистралей. Дополнительно следует учитывать коммунальные услуги, обслуживание инженерных систем, охрану, вывоз мусора.

Закупка товаров и логистика. Основной оборот аптечного бизнеса связан с реализацией лекарственных средств и сопутствующих товаров. Условия закупки напрямую влияют на наценку, скорость оборачиваемости и доходность. Также в данную категорию включаются расходы на доставку, хранение и возможные потери при транспортировке.

Фонд оплаты труда (ФОТ). Заработная плата сотрудников — вторая по величине статья после закупок. Она включает оклады, премии, компенсации, налоги и отчисления в фонды. Рациональная организация графиков и численности персонала позволяет удерживать ФОТ в пределах разумного уровня.

Лицензии, налоги, обязательные платежи. Аптека обязана ежегодно оплачивать налоги, страховые взносы, продлевать лицензии, выполнять требования контролирующих органов. Эти расходы относятся к фиксированным, однако при несвоевременной подаче документов или нарушениях могут возникать штрафы.

Программное обеспечение и техподдержка. Современная аптека использует кассовые программы, электронные системы учёта, инструменты взаимодействия с ЕГИСЗ. Затраты включают лицензии, обновления, поддержку ИТ-инфраструктуры, закупку и обслуживание оборудования.

Реклама и продвижение. Маркетинговые бюджеты часто недооцениваются или расходуются без оценки эффективности. Размещение наружной рекламы, участие в акциях, печатные материалы, продвижение в интернете — всё это требует чёткой оценки отдачи.

Прочие расходы. Сюда относятся хозяйственные нужды, канцелярия, упаковочные материалы, униформа, обучение персонала, банковское обслуживание. Хотя они могут казаться незначительными, в совокупности дают заметную сумму.

Понимание структуры расходов — первый шаг к их оптимизации. Следующим этапом становится анализ: какие из этих статей работают эффективно, а какие требуют пересмотра.

Как распознать лишние расходы? Признаки и инструменты анализа

Выявление лишних расходов — это не разовая задача, а часть регулярной управленческой работы. Важно не только фиксировать затраты, но и оценивать их оправданность, соотнося с результатами деятельности.

Эффективность начинается с прозрачности. И чем точнее и регулярнее проводится анализ, тем выше шанс своевременно выявить неэффективные статьи расходов и пересмотреть их.

Разберём основные подходы, которые позволяют определить неэффективные траты в аптеке.

Сравнительный анализ показателей (бенчмаркинг)

Сопоставление ключевых финансовых метрик с усреднёнными отраслевыми данными помогает выявить отклонения. Например, если расходы на аренду составляют 20% от оборота, тогда как средний показатель по региону — 8–12%, есть повод для пересмотра условий. Аналогично анализируются ФОТ, расходы на логистику, маркетинг и т.д.

Что анализировать:

1. Расходы в % от выручки по каждой статье.
2. Оборачиваемость товарного запаса.
3. Маржинальность в разрезе групп товаров.

АВС- и XYZ-анализ товарных остатков

Эти инструменты позволяют определить, какие товары приносят наибольшую выручку (А-группа), а какие — «зависают» на складе, занимая место и замораживая средства (С-группа). XYZ-анализ, в свою очередь, помогает оценить стабильность спроса.

Цель этих видов анализа заключается в снижении доли неликвидов, минимизации списания по сроку годности, оптимизации объёма закупок.

Анализ отчёта о прибылях и убытках (P&L)

Классический управленческий инструмент, позволяющий увидеть, как формируется финансовый результат. Важно отслеживать не только абсолютные цифры, но и динамику по месяцам и категориям.

Показательные сигналы:

1. Рост издержек при стабильной выручке.
2. Уменьшение прибыли при неизменной марже.
3. Увеличение прочих расходов без видимого эффекта.

Обязательные журналы в аптеке и правила их ведения

Вебинар по теме

Вячеслав Глухов,
эксперт проекта "Комьюнити" IQ Provision

Проверка эффективности персонала

Чрезмерная нагрузка на штат может быть столь же неэффективной, как и недозагрузка. Если число сотрудников не соответствует трафику или должностные обязанности нерационально распределены, возникает перерасход фонда оплаты труда.

Инструменты:

1. Табели учёта рабочего времени.
2. Сравнение ФОТ на одного сотрудника с выручкой.
3. Анализ продуктивности по сменам.

Анализ маркетинговой отдачи (ROMI)

Реклама и продвижение требуют обязательной оценки эффективности. Необходимо сравнивать затраты на конкретную акцию с реальным приростом трафика, продаж и среднего чека.

Что учитывать:

1. Стоимость привлечения одного клиента.
2. Конверсию из рекламных каналов.
3. Возврат инвестиций (ROMI).

Работа с цифровыми инструментами

Многие аптечные программы позволяют формировать наглядные отчёты по продажам, остаткам, срокам годности, эффективности персонала и оборачиваемости. Важно использовать их функциональность в полном объёме, а не ограничиваться базовым учётом.

Будет полезно внедрить регулярную практику анализа отчётов с участием заведующего и бухгалтера (или управляющего).

Внутренний аудит: пошаговый план оценки затрат

Проведение регулярного внутреннего аудита позволяет своевременно выявлять неэффективные расходы, корректировать бизнес-процессы и улучшать общую финансовую устойчивость аптеки. Такой аудит не требует привлечения сторонних специалистов — при правильном подходе его можно реализовать силами управленческой команды. Ниже представлен пошаговый алгоритм, рекомендованный для аптек любого масштаба.

Шаг 1. Формирование перечня статей расходов

На первом этапе необходимо собрать полную картину текущих затрат. Для этого формируется перечень всех расходов, включая как прямые (товар, аренда, ФОТ), так и косвенные (обслуживание техники, реклама, банковские комиссии и пр.).

Шаг 2. Сравнительный анализ и поиск отклонений

После фиксации статей расходов проводится их анализ в динамике (по месяцам или кварталам) и в сравнении с ключевыми показателями: выручкой, рентабельностью, средним чеком.

Что искать:

1. Непропорциональный рост определённых статей.
2. Затраты, не сопровождающиеся ростом эффективности.
3. Повторяющиеся «разовые» расходы.

Шаг 3. Оценка эффективности каждой статьи

Для каждой категории затрат важно ответить на три вопроса:

1. Является ли этот расход обязательным для функционирования аптеки?
2. Можно ли его сократить без потери качества?
3. Пропорциональна ли сумма получаемому результату?

Если хотя бы на один из вопросов ответ — «нет», расход требует пересмотра.

Шаг 4. Выявление приоритетных зон для оптимизации

На основе предыдущего шага формируется список приоритетных направлений для снижения затрат. Это могут быть, например, аренда, логистика, закупки, реклама или фонд оплаты труда.

Шаг 5. Разработка и реализация корректирующих мероприятий

Для каждой из выбранных зон разрабатываются конкретные шаги: пересмотр условий договоров, изменение графиков, внедрение автоматизации, сокращение избыточных функций и т.д.

Шаг 6. Контроль результатов и корректировка стратегии

После внедрения изменений необходимо отслеживать, как они повлияли на финансовые показатели. При необходимости стратегия корректируется.

Инструменты контроля:

1. Сравнение показателей «до» и «после».
2. Ведение отдельного отчёта по сэкономленным средствам.
3. Регулярные отчёты заведующего и/или бухгалтера.

Внутренний аудит — это не просто цифры. Это инструмент, который позволяет видеть аптеку как живую систему: где возникают перегрузки, где «теряются» ресурсы, и где есть возможности для роста. Вовлечение коллектива в этот процесс способно значительно повысить его эффективность.

Практические методы сокращения затрат

Оптимизация расходов в аптеке должна быть целенаправленной и аккуратной. Резкие сокращения без анализа могут привести к ухудшению сервиса, потере клиентов и снижению эффективности работы команды. Поэтому подход должен быть системным: расходы пересматриваются с точки зрения целесообразности, соотносятся с результатами и корректируются с учётом приоритетов бизнеса.

Давайте ознакомимся с проверенными методами, применимыми в большинстве аптечных организаций.

Оптимизация закупочной политики. Цель — сбалансировать объёмы закупок, улучшить условия поставок и минимизировать потери.

1. Работа с ассортиментом. Исключение малодоходных и слабооборачиваемых позиций, упрощение товарной матрицы.
2. Переход на более выгодных поставщиков. Пересмотр условий, сравнение цен и сроков отсрочки.
3. Снижение складских остатков. Поддержание минимального, но достаточного запаса с учётом сезонности и спроса.

Эффективное распределение нагрузки и контроль за фондом оплаты труда. Цель — обеспечить соответствие затрат на персонал фактической загрузке аптеки.

1. Оптимизация графиков. Применение гибкого расписания, учёт «часов пик», сокращение простоев.
2. Совмещение функций. Кросс-обучение фармацевтов и провизоров для покрытия отпусков и выходных.
3. Контроль продуктивности. Анализ выручки на одного сотрудника, ротация при необходимости.
4. Снижение текучести кадров. Экономия на обучении и адаптации за счёт удержания опытных специалистов.

Работа с товарными остатками. Цель — избежать замораживания средств в неходовом товаре и сократить списания.

1. Регулярная инвентаризация. Отслеживание реальных остатков и коррекция данных учёта.
2. Анализ сроков годности. Приоритетная продажа близких к истечению серий.
3. АВС/XYZ-анализ. Выявление «тормозящих» позиций и корректировка ассортимента.
4. Внедрение автоматического заказа. На базе статистики продаж и сезонных колебаний.

Оптимизация операционных и технических расходов. Цель — исключить избыточные расходы на обслуживание, технику и повседневные нужды.

1. Переход на энергосберегающие решения. Светодиодное освещение, техника с низким энергопотреблением.
2. Аутсорсинг функций. Передача на сторону клининга, охраны, ИТ-поддержки.
3. Использование облачных решений. Снижение затрат на ПО, обновления и оборудование.
4. Централизация закупок канцелярии и хозтоваров. Закупка по графику, из проверенных источников, с оптовыми скидками.

Повышение эффективности рекламы и маркетинга. Цель — сократить затраты на продвижение без потери трафика и узнаваемости.

1. Оценка рентабельности каналов. Прекращение затрат на неэффективные форматы.
2. Промо внутри аптеки. Фокус на перекрёстные продажи, рекомендации у кассы.
3. Локальный маркетинг. Сотрудничество с рядом расположенными организациями, ЖК и так далее.
4. Использование бесплатных каналов. Яндекс-карты, Яндекс.Справочник, соцсети, рассылки.

Выводы

• Расходы в аптеке могут влиять на рентабельность бизнеса.
• Важно анализировать и соотносить расходы с результатами.
• Финансовый контроль — управленческий инструмент для оптимизации процессов.
• Отчёты о прибылях, бенчмаркинг и анализ товарных остатков помогают увидеть картину целиком.
• Внутренний аудит — главный инструмент аптечной устойчивости.
• Оптимизация расходов должна быть целенаправленной и аккуратной.