Невидимая угроза: где теряются деньги в аптеке и как это остановить?

Что такое финансовые риски?

Финансовые риски в аптечном бизнесе — это любые ситуации, которые могут привести к убыткам, снижению прибыли или нарушению устойчивости аптеки. И речь идёт не только о масштабных кризисах, вроде инфляции или санкций, но и о рутинных процессах, с которыми аптека сталкивается каждый день: от выбора поставщика до оформления возврата по кассе.

Финансовые риски делятся на внутренние (те, что зависят от работы самой аптеки) и внешние (экономическая ситуация, изменения законодательства, рыночные колебания). Если внутренние можно предугадать и контролировать, то внешние требуют готовности быстро адаптироваться.

Главная опасность рисков в том, что они часто проявляются постепенно и не сразу заметны. Именно поэтому важно не просто решать проблемы по мере их появления, а строить систему управления рисками — с анализом, планированием, контролем и обучением персонала.

Риски, связанные с закупками и товарным остатком

Управление товарным запасом — одна из самых тонких и уязвимых сторон аптечного бизнеса. От того, какие препараты и в каком количестве находятся на складе, зависит не только ассортимент на витрине, но и оборачиваемость средств, прибыль и даже выживание аптеки в условиях высокой конкуренции.

Проблема № 1. «Замороженные» деньги на складе

Чрезмерные закупки — частая ошибка, особенно при работе с бонусными системами или стремлении «запастись на сезон». В результате на полках оказывается избыточный товарный запас, а оборотные средства замораживаются. Эти деньги уже не работают на бизнес, а просто «лежат» в коробках.

Проблема № 2. Просроченные препараты

Один из самых чувствительных рисков — списание товара из-за истёкшего срока годности. Особенно это касается дорогостоящих позиций, которые реализуются медленно. Даже один такой случай может обернуться серьёзными финансовыми потерями. А если таких товаров накапливается много — речь идёт уже о системной проблеме в закупочной политике.

Проблема № 3. Дефицит ходовых позиций

Иногда аптека страдает не от избытка, а от нехватки — например, нет популярных жаропонижающих в сезон простуд или противоаллергических весной. Потенциальная прибыль уходит конкурентам, а лояльность покупателей падает. Пропущенный спрос — это тоже риск, хоть и менее заметный на первый взгляд.

Проблема № 4. Зависимость от одного поставщика

Работа с одним-двумя крупными дистрибьюторами может показаться удобной, но в условиях перебоев поставок, роста цен или задержек логистики это превращается в уязвимость. Если нет альтернатив, аптека теряет гибкость и не может оперативно реагировать на рыночные колебания.

Риски, связанные с ценообразованием

Ценообразование в аптечном бизнесе — это не просто арифметика наценок, а тонкий баланс между рентабельностью, конкурентоспособностью и нормативным регулированием. Ошибка в этом процессе может стоить не просто нескольких рублей — она может подорвать экономику всей аптеки.

Проблема № 1. Потеря маржи из-за конкуренции

Конкуренция на фармацевтическом рынке высока, особенно если аптека находится в густонаселённом районе или рядом с торговыми центрами. В борьбе за клиента аптеки иногда снижают цены до минимума, забывая учитывать фактические издержки.

Результат — продажи есть, но прибыль исчезает. Это особенно опасно, когда низкие цены устанавливаются «вслепую», без анализа.

Проблема № 2. Ошибки при работе с ЖНВЛП

Лекарства из перечня ЖНВЛП (жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов) подлежат государственному регулированию. Предельные надбавки, установленные для каждого региона, строго контролируются.

Нарушение ценовой дисциплины — даже неумышленное — может привести к штрафам. С другой стороны, слишком заниженные цены по ЖНВЛП могут лишить аптеку необходимой прибыли.

Проблема № 3. Непрозрачные или устаревшие алгоритмы ценообразования

Если цены формируются вручную или с помощью устаревших программ, легко допустить технические ошибки — от неправильного округления до применения неверной ставки НДС. Такие мелочи накапливаются и сказываются на общей финансовой картине.

Особенно страдают аптеки с большим ассортиментом, где точность расчётов имеет решающее значение.

Проблема № 4. Отсутствие гибкости в цене

Фиксированная ценовая стратегия не учитывает сезонные колебания спроса, маркетинговые акции или специфические группы товаров, где возможна более высокая наценка. Без гибкого подхода аптека теряет возможность увеличить доход в периоды высокого спроса или эффективно распродать медленно реализуемые позиции.

Обязательные журналы в аптеке и правила их ведения

Вебинар по теме

Вячеслав Глухов,
эксперт проекта "Комьюнити" IQ Provision

Кассовые и операционные риски

Даже при грамотно выстроенных закупках и адекватной ценовой политике аптека может столкнуться с потерями. Источник — внутри, в повседневной операционной деятельности. Кассовая дисциплина, учёт, взаимодействие персонала и точность документооборота — всё это влияет на итоговую финансовую устойчивость.

Проблема № 1. Кассовые ошибки и недостачи

Ошибки при работе с кассой — не редкость. Человеческий фактор, спешка, усталость, неопытность нового сотрудника — всё это может привести к недостаче. Даже небольшие расхождения, если они регулярны, в сумме дают значительные потери. Добавим сюда случаи, когда фармацевт «забыл» провести товар по кассе — и мы уже имеем нарушения налоговой дисциплины и риск штрафов.

Проблема № 2. Злоупотребления и махинации

К сожалению, случаи внутреннего хищения встречаются и в аптеках. Это может быть продажа «мимо кассы», списание товара под видом уценки или порчи, возвраты по фиктивным чекам. Особенно уязвимы аптеки без внутреннего контроля, где отсутствует раздельный учёт, ревизии и видеонаблюдение.

Проблема № 3. Ошибки в учёте и документообороте

Некорректное оформление накладных, пересортица, несвоевременное списание просроченного товара, ошибки в складском учёте — всё это влияет на реальные финансовые показатели. Нарушение логики между приходом и реализацией может привести к искажению остатков, потере контроля над товарами и сбоям при пересчётах.

Проблема № 4. Задержки в расчётах с контрагентами

Просрочка платежей по договорам с поставщиками может повлечь за собой штрафы, отказ в дальнейших поставках или перевод на предоплату. Также страдает кредитная история аптечной сети, что может ограничить доступ к льготным условиям у дистрибьюторов или банков.

Проблема № 5. Отсутствие регламентов и стандартов

Когда нет чётко прописанных процедур — кто, как и что делает в течение смены — велика вероятность хаоса. Персонал действует «по наитию», не фиксируются важные действия, не соблюдаются правила хранения, допускаются ошибки в возвратах и скидках. Без стандартизации бизнес не может быть стабильным.

Рыночные и макроэкономические риски

Не все риски можно контролировать изнутри. Даже если в аптеке всё налажено — от закупок до учёта — внешняя среда может внести серьёзные коррективы. Рыночные и макроэкономические факторы часто развиваются стремительно и непредсказуемо, и аптечный бизнес особенно чувствителен к их колебаниям.

Проблема № 1. Падение покупательской способности

Финансовое поведение покупателей напрямую влияет на аптечные продажи. В периоды экономической нестабильности население чаще отказывается от брендовых препаратов в пользу дженериков или и вовсе откладывает лечение, пытаясь «перетерпеть». Снижается спрос на дорогие средства, витамины, БАДы, косметику — и аптеки недополучают прибыль.

Проблема № 2. Рост курсов валют и импортозависимость

Многие лекарственные препараты, медицинские изделия и даже упаковка — импортного производства. Колебания валют напрямую влияют на закупочную цену. Иногда аптеки вынуждены продавать товар с минимальной наценкой, чтобы не отпугнуть покупателя, а иногда — при высоком росте цен — и вовсе временно отказываются от закупки отдельных позиций.

Проблема № 3. Инфляция и рост издержек

Аренда, коммунальные платежи, логистика, зарплаты — всё дорожает. А вот установить наценку выше допустимого порога — особенно для ЖНВЛП — невозможно. Получается: расходы растут, а прибыль — нет. Это сужает финансовый коридор и делает бизнес менее устойчивым.

Проблема № 4. Изменения в государственном регулировании

Фармацевтический рынок жёстко регулируется. Любые изменения в законодательстве — новые правила маркировки, налоговые нововведения, ограничение рекламы, требования к лицензированию — требуют времени, инвестиций и адаптации. Аптеки, не успевающие вовремя реагировать, теряют конкурентные преимущества и подвергаются санкциям.

Проблема № 5. Экстренные ситуации — пандемии, санкции, сбои в поставках

Последние годы показали, насколько уязвимы даже самые стабильные рынки. COVID-19, логистические сбои, ограничения на импорт, санкции — всё это может вызвать дефицит препаратов, резкое изменение спроса или увеличение сроков поставок. Аптеки, не имеющие запаса прочности, тяжело справляются с такими волнами.

Методы минимизации финансовых рисков

Риски в аптечном бизнесе невозможно исключить полностью — но ими можно управлять. Профессиональный подход к закупкам, финансам, учёту и работе с персоналом способен значительно снизить вероятность убытков и повысить устойчивость аптеки.

Контроль товарных остатков и закупочной политики

Грамотно выстроенная закупочная политика — основа финансовой устойчивости аптеки. Избыточные запасы на складе приводят к заморозке оборотных средств, а дефицит ходовых позиций — к упущенной прибыли и потере лояльности клиентов. Чтобы найти баланс, необходимо не просто интуитивно формировать заказы, а использовать системный подход.

Один из эффективных инструментов — ABC- и XYZ-анализ, который позволяет классифицировать ассортимент по степени значимости и предсказуемости спроса. Это помогает определить, какие позиции приносят наибольшую выручку, какие — стабильны, а какие подвержены резким колебаниям. Такая сегментация упрощает принятие решений о закупках, позволяет избавиться от низкооборачиваемого товара и сосредоточиться на действительно нужных и прибыльных категориях.

Следующий шаг — оптимизация объёмов закупок. Планировать поставки необходимо на основе реальных данных: статистики продаж, сезонности, оборачиваемости. Использование современных аналитических модулей в аптечных ERP-системах позволяет выявить тренды, избежать переизбытка или нехватки товара и поддерживать сбалансированный склад.

Дополнительной мерой защиты от финансовых потерь становятся договоры с правом возврата. При сотрудничестве с поставщиками стоит по возможности предусматривать возможность возврата нераспроданных или просроченных препаратов. Это особенно важно при заказе новых, слабоизученных позиций или препаратов с ограниченным сроком реализации.

Финансовое планирование и бюджетирование

Финансовая устойчивость аптеки напрямую зависит от того, насколько чётко и осознанно ведётся планирование. Даже если оборот высокий, отсутствие финансового контроля может привести к кассовым разрывам, нерациональным расходам и нехватке средств в критический момент.

Первый и самый доступный инструмент — план доходов и расходов. Простая таблица с прогнозами на месяц или квартал помогает увидеть, сколько средств поступит в аптеку и на что они будут потрачены. Это позволяет заранее оценить нагрузку на бюджет, скорректировать планы закупок или оптимизировать затраты. Главное — план должен быть живым документом, который регулярно пересматривается по мере поступления новой информации.

Не менее важно проводить анализ движения денежных средств — так называемый кэш-флоу-анализ. Он позволяет определить периоды, когда денежных поступлений будет недостаточно для покрытия всех расходов, и заранее подготовить меры: перенести платежи, сократить издержки или привлечь временное финансирование. Такой подход особенно актуален для аптек, работающих с отсрочкой платежей или сезонными колебаниями спроса.

Дополнительно стоит позаботиться о финансовом резерве — пусть даже небольшом. Наличие подушки безопасности поможет аптеке сохранить стабильность при возникновении внеплановых расходов: от экстренного ремонта оборудования до задержки поставки или форс-мажора. Лучше предусмотреть такой фонд заранее, чем пытаться решать проблему в условиях нехватки ресурсов.

Цифровые инструменты и автоматизация

Современные технологии стали неотъемлемой частью эффективного управления аптекой. Там, где раньше все держалось на бумажных журналах и ручных расчётах, сегодня на помощь приходят цифровые решения, позволяющие точно контролировать финансы, оптимизировать процессы и минимизировать ошибки.

Ключевую роль играют аптечные ERP-системы — такие как «М-Аптека», «МойСклад», «1С:Розница» и другие. Эти программы помогают организовать прозрачный учёт товарных остатков, автоматизировать процессы закупки, задать корректные наценки и своевременно обновлять цены. Вместо того чтобы тратить время на рутинные расчёты, заведующий может сосредоточиться на анализе и принятии управленческих решений.

Автоматизация процессов значительно снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором. Это особенно важно при кассовых операциях, инвентаризациях, списании просроченных препаратов и пересчёте ассортимента. Автоматические напоминания, встроенные регламенты и логика работы системы помогают соблюдать порядок даже в периоды высокой нагрузки.

Отдельного внимания заслуживают системы онлайн-аналитики, которые работают в режиме реального времени. Они позволяют видеть, какие препараты продаются лучше всего, какие позиции «зависают» на складе, как изменяется оборачиваемость, сколько свободных средств доступно в кассе. Это даёт возможность оперативно реагировать на изменения спроса и корректировать стратегию без запоздания.

Обучение и контроль персонала

Даже самая совершенная система управления не даст результата, если персонал не понимает, как с ней работать и зачем это важно. Именно поэтому обучение сотрудников и регулярный контроль — одни из ключевых инструментов снижения финансовых рисков в аптечном бизнесе.

Первое, с чего стоит начать, — это развитие финансовой грамотности среди заведующих, старших фармацевтов и ключевых сотрудников. Понимание таких понятий, как рентабельность, оборачиваемость, маржинальность и принципы ценообразования, позволяет принимать более точные и обоснованные решения, а также видеть риски ещё на этапе планирования закупок или акций.

Второй важный аспект — обучение работе с программным обеспечением. Современные аптечные ERP-системы дают мощные инструменты, но требуют базовой цифровой грамотности. Чем увереннее сотрудники работают в системе, тем меньше вероятность ошибок при оформлении продаж, списаниях, возвратах и работе с отчётами.

Не менее важно внедрить систему регулярного контроля и ревизий. Прозрачность в кассовой зоне, чёткие регламенты, ежемесячные проверки остатков и внутренние аудиты не только помогают выявлять нарушения, но и формируют у сотрудников понимание: в аптеке контроль не эпизодический, а системный. Это снижает риски махинаций, недостач и халатности.

Обученный и вовлечённый персонал — это ресурс, который напрямую влияет на финансовую устойчивость аптеки. Чем выше уровень компетенции и ответственности в команде, тем меньше рисков и тем надёжнее бизнес.

Диверсификация бизнеса и доходов

В условиях растущей конкуренции и нестабильного спроса аптека не может полагаться исключительно на продажу рецептурных препаратов. Чтобы повысить устойчивость и снизить зависимость от колебаний в основной категории, стоит расширять источники дохода. Это и есть диверсификация — один из эффективных способов минимизации финансовых рисков.

В первую очередь внимание заслуживают сопутствующие товары: парафармацевтика, косметика, средства по уходу, товары для детей и даже продукты специализированного питания. Эти позиции часто имеют более высокую наценку и стабильный спрос. Кроме того, их выбор проще для покупателя, что способствует импульсным покупкам и увеличивает средний чек.

Следующий стратегический шаг — развитие онлайн-продаж и доставки. В периоды снижения посещаемости, сезонных спадов или ограничений на передвижение, собственная интернет-платформа или участие в маркетплейсах помогает сохранить продажи и привлечь новых клиентов за пределами привычной географии.

Отдельное направление — партнёрские связи с врачами, клиниками, лабораториями, сервисами телемедицины. Такие партнёрства не только повышают узнаваемость аптеки, но и дают дополнительный трафик, особенно если аптека специализируется на узком, редком или дорогостоящем ассортименте.

Несколько слов в заключение

Финансовая грамотность сегодня — одна из ключевых компетенций заведующего аптекой. А системный подход к управлению рисками — это путь не только к сохранению, но и к развитию бизнеса.

Выводы

• Финансовые риски в аптечном бизнесе могут привести к убыткам и нарушению устойчивости аптеки.
• Риски делятся на внутренние и внешние, и требуют готовности быстро адаптироваться.
• Важно строить систему управления рисками с анализом, планированием, контролем и обучением персонала.
• Рыночные и макроэкономические риски могут повлиять на аптечный бизнес и снизить его устойчивость.
• Методы минимизации финансовых рисков включают контроль товарных остатков, закупочной политики, финансовое планирование и бюджетирование, автоматизацию процессов, обучение и контроль персонала, диверсификацию бизнеса и доходов.