Особенности инвентаризации товаров в аптеке. Почему её не нужно бояться?

Инвентаризация — это периодическая проверка наличия и состояния имущества и обязательств фармацевтической организации, их оценка. Она проводится с целью сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

С видами инвентаризации и нормативно-правовыми актами, которые регулируют процесс проверки, можно ознакомиться в статье «Порядок проведения инвентаризации в аптеке».

Когда нужно проводить инвентаризацию в аптеке

Ситуации, при которых аптеке следует выполнять инвентаризацию, определены в п. 27 Приказа Минфина России № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998. К ним относится:

• смена материально-ответственных лиц в аптеке (например, при увольнении заведующей аптеки, перед заключением нового договора);
• обнаружение факта порчи или хищения имущества;
• подготовка годовой бухгалтерской отчетности, исключение — имущество, инвентаризация которого была проведена после 1 октября отчетного года;
• передача имущества в аренду, его продажа и выкуп;
• чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (например, пожар или потоп);
• реорганизация или ликвидация организации;
• преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия.

Аптека может проводить инвентаризацию и в других случаях, предусмотренных законодательством.

Соответственно, обязательной является ежегодная инвентаризация, проводимая с 1 октября по 31 декабря. При необходимости аптека может определить свои сроки для проведения дополнительных инвентаризаций. Например, можно проводить плановую проверку имущества каждый квартал.

Особенности проведения

Инвентаризация имеет несколько ключевых целей, которые помогают сохранять порядок в деятельности аптеки:

• определение фактического наличия имущества;
• сопоставление наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты и обоснованности отражения в учете обязательств.

Во время инвентаризации специалисты не только пересчитывают количество и стоимость товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и денежных средств аптеки, но и оценивают обоснованность определения их стоимости, зафиксированной в бухгалтерском учете.

Какие документы нужно оформить перед инвентаризацией в аптеке

Процесс инвентаризации начинается с создания инвентаризационной комиссии, состав которой утверждается приказом. В документе нужно указать:

• состав комиссии — ФИО и должности членов и председателя комиссии;
• сроки проведения;
• объем инвентаризируемого имущества;
• дату сдачи материалов в бухгалтерию.

Для подготовки приказа можно разработать собственную форму или воспользоваться готовой формой № ИНВ-22 (утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88).

Порядок проведения инвентаризации в аптеке. Основные шаги

Подготовка к инвентаризации включает создание комиссии, выпуск приказа и получение расписок от материально ответственных сотрудников о том, что они передали комиссии или бухгалтерии все расходные и приходные документы на имущество.

После этого начинается проверка имущества аптеки инвентаризационной комиссией. Основные этапы включают:

• подсчет, выявление и проверку фактического наличия имущества и обязательств;
• составление инвентаризационных описей;
• сопоставление информации из описей с данными бухгалтерского учета для определения расхождений и выявления их причин;
• оформление результатов проверки с приведением данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации.

Результаты инвентаризации в аптеке могут быть зафиксированы в описи на компьютере или записаны вручную. Документы должны подписать все материально ответственные лица и члены инвентаризационной комиссии. В самом конце описи материально ответственные лица должны оставить расписку, которая бы подтверждала их присутствие в ходе проверки имущества аптеки членами комиссии, а также фиксировала отсутствие претензий с их стороны.

Проводить инвентаризацию в аптеке комиссия имеет право только в полном составе. Автоматизация современных аптек значительно облегчает процесс проверки. Достаточно отсканировать товары в местах их хранения, после чего программа самостоятельно формирует листы фактической описи на компьютере. При отсутствии необходимого программного обеспечения перечни товаров необходимо составить вручную.

Как оформить результаты инвентаризации в аптеке

В п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации определена необходимость записать в инвентаризационные описи или акты данные о фактическом наличии имуще­ства и учтенных финансовых обязательствах. Документы нужно подготовить как минимум в двух экземплярах.

Методические указания содержат несколько стандартных вариантов актов и описей, которые может использовать аптека. Однако при их отсутствии аптека может самостоятельно разработать наиболее удобную для нее форму документации.

При обнаружении инвентаризационной комиссией расхождения в фактических подсчетах и учётных данных, следует подготовить сличительную ведомость. В ней нужно указать, что было обнаружено в ходе проверки: недостача или излишки. Заполненную ведомость нужно распечатать в двух экземплярах и предоставить материально ответственному лицу и бухгалтерии.

пример Сличительной ведомости