Отпуск у фармацевта, провизора и других аптечных работников

Право на отдых относится к базовым трудовым гарантиям. Если сотрудник работает в аптечной организации по трудовому договору, ему должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск. На период такого отпуска, в соответствии со ст. 114 ТК РФ, за работником сохраняются место работы, должность и средний заработок.

Виды отпусков — на что может рассчитывать сотрудник аптеки?

Ежегодный оплачиваемый отпуск бывает двух основных видов: основной и дополнительный. Основной отпуск положен всем работникам по трудовому договору, а дополнительный только в отдельных случаях. Разберём оба варианта подробнее.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Основной оплачиваемый отпуск положен каждому сотруднику аптеки, который работает по трудовому договору. Это касается фармацевтов, провизоров, заведующих аптекой и других работников аптечной организации.

Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Работодатель не может уменьшить этот срок по своему желанию. Даже если в трудовом договоре, коллективном договоре или внутренних документах аптеки указано меньше 28 дней, такое условие не должно применяться, потому что оно ухудшает положение работника (ст. 9 ТК РФ).

Для некоторых категорий сотрудников установлен удлинённый основной отпуск.

Отпуск считается в календарных днях. Это значит, что обычные выходные входят в отпуск. Например, если сотрудник аптеки берёт отпуск на 14 календарных дней с понедельника, в этот период войдут и субботы, и воскресенья.

С нерабочими праздничными днями правило другое. Если на отпуск приходится официальный праздник, он не включается в число дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). В такой ситуации отдых фактически становится длиннее.

Например, сотрудник аптеки уходит в отпуск на 7 календарных дней с 5 марта. На этот период приходится 8 марта — нерабочий праздничный день. Этот день не засчитывается как день отпуска, поэтому сотрудник использует свои 7 дней отпуска, но отдых продлится на один день дольше.

Отдельно стоит сказать о неполном рабочем времени. Если фармацевт работает на 0,5 ставки, а провизор выходит только несколько дней в неделю, это не уменьшает продолжительность ежегодного отпуска. Право на основной отпуск сохраняется в полном объёме — не менее 28 календарных дней. Этот момент регулирует ст. 93 ТК РФ.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется не всем сотрудникам аптеки. Для него должно быть отдельное основание, например, вредные или опасные условия работы в соответствии со специальной оценкой условий труда (СОУТ), ненормированный рабочий день или дополнительные гарантии, которые сама аптека закрепила во внутренних документах.

Дополнительный отпуск за вредные или опасные условия труда (ст. 117 ТК РФ). Такой отпуск предоставляется, если вредные или опасные условия подтверждены результатами СОУТ. Для розничной аптеки это важное уточнение. Не всегда работа фармацевта или провизора признаётся вредной по результатам СОУТ. Поэтому право на дополнительный отпуск нужно проверять не «по названию профессии», а по документам на конкретное рабочее место.

Если рабочее место признано допустимым, дополнительный отпуск за вредные условия труда обычно не устанавливается. Если же условия труда отнесены к вредным 2, 3 или 4 степени (классы 3.2–3.4) либо к опасным, сотруднику положен дополнительный отпуск не менее 7 календарных дней.

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ). Такой режим может встречаться, например, у заведующего аптекой, управляющего, административного сотрудника или другого работника, которого иногда привлекают к работе за пределами обычного рабочего времени.

Но ненормированный день нельзя просто подразумевать. Он должен быть оформлен документально. Должность сотрудника нужно включить в перечень должностей с ненормированным рабочим днём, а само условие — закрепить в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или другом локальном акте.

Минимальная продолжительность такого дополнительного отпуска — 3 календарных дня.

Дополнительный отпуск по инициативе работодателя. Аптека или аптечная сеть может установить дополнительные дни отдыха и сверх обязательных требований закона. Например, такой отпуск могут предусмотреть за длительный стаж работы, интенсивный сменный график, наставничество молодых специалистов, выполнение управленческих функций или участие во внутренних проектах.

В этом случае важно заранее прописать правила:

• кому предоставляется такой отпуск,
• сколько дней он длится,
• как оформляется,
• можно ли его переносить.

Эти условия обычно закрепляют в коллективном договоре, положении об отпусках, правилах внутреннего трудового распорядка или другом локальном нормативном акте.

Как и основной отпуск, дополнительный отпуск считается в календарных днях. Если на период дополнительного отпуска выпадает нерабочий праздничный день, он не включается в число дней отпуска. То есть официальный праздник не «съедает» отпускной день.

Также важно не допускать ситуации, когда сотрудник аптеки долго не ходит в отпуск. Трудовой кодекс запрещает не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск два года подряд. Кроме того, нельзя не предоставлять ежегодный отпуск несовершеннолетним работникам и сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.

Порядок предоставления оплачиваемых отпусков

Отпуск сотрудника аптеки зависит от того, сколько времени он уже работает у данного работодателя. Для первого года действуют одни правила, для последующих лет уже другие.

Отпуск в первый год работы

По общему правилу право на ежегодный оплачиваемый отпуск появляется у сотрудника после 6 месяцев непрерывной работы в аптечной организации. Это касается фармацевтов, провизоров, заведующих аптекой и других работников, оформленных по трудовому договору.

На практике, если сотрудник устроился в аптеку и отработал полгода, он может обратиться за ежегодным отпуском. Работодатель должен учитывать это право при планировании графика. Уйти в отпуск можно и раньше 6 месяцев, но обычно для этого нужно согласие обеих сторон — и работника, и работодателя. Например, если в аптеке есть возможность заменить сотрудника на сменах, отпуск могут согласовать раньше.

Однако есть категории работников, которым отпуск до истечения 6 месяцев нужно предоставить по заявлению.

Отдельно стоит сказать о совместителях. Если сотрудник работает в аптеке по совместительству, отпуск ему нужно предоставить одновременно с отпуском на основной работе. Даже если в аптеке он ещё не отработал 6 месяцев, отпуск по совместительству предоставляется авансом.

В стаж, который даёт право на ежегодный отпуск, входит не только фактически отработанное время. Учитываются также периоды, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось место работы. Например, выходные, праздничные дни и уже использованный ежегодный отпуск.

Но есть периоды, которые в отпускной стаж не входят. Например:

• отсутствие на работе без уважительной причины;
• отпуск по уходу за ребёнком;
• отпуск за свой счёт сверх 14 календарных дней за рабочий год.

Для дополнительного отпуска за вредные или опасные условия труда действует отдельное правило: учитывается только время, фактически отработанное в таких условиях.

Отпуск за второй и последующие годы работы

Со второго года работы отпуск предоставляется уже по графику отпусков. Такой график составляют заранее — до начала нового календарного года.

Для аптеки это особенно важно. Нужно не просто распределить даты отдыха, а сделать так, чтобы в сменах оставалось достаточно сотрудников. Аптека должна продолжать работать без сбоев: отпускать лекарства, принимать товар, работать с кассой, маркировкой и документами.

Лето в самом разгаре. Собираем аптечку в отпуск!

Вебинар по теме

Анна Уфтикова,
эксперт компании Solopharm

Составление графика отпусков в аптеке

График отпусков утверждают каждый год не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Обычно это делают в декабре.

Перед составлением графика работодатель может узнать пожелания сотрудников. Но важно понимать: не все работники могут выбрать любые удобные даты. В большинстве случаев отпуск согласуется с учётом работы аптеки, сменности и возможности замены.

При этом есть сотрудники, которым отпуск нужно предоставить в удобное для них время.

В график нужно включать не только основных сотрудников, но и внешних совместителей. Для этого у совместителя можно заранее уточнить, когда у него отпуск по основной работе.

В графике отпусков отражают:

• основной ежегодный оплачиваемый отпуск;
• дополнительный отпуск, если он положен работнику;
• неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды;
• отпуска сотрудников, работающих по совместительству.

Для заведующего аптекой график отпусков — это не формальность, а рабочий инструмент. При его составлении важно учитывать, кто сможет заменить сотрудника, не совпадут ли отпуска у нескольких ключевых работников и не останется ли смена без нужного специалиста.

После утверждения график отпусков обязателен и для работодателя, и для работника. Это значит, что сотрудник не должен самовольно уходить в отпуск в другие даты, а работодатель не должен без оснований отказывать в отпуске, который уже стоит в графике.

О начале отпуска работника нужно письменно предупредить не позднее чем за две недели. Обычно сотрудник знакомится с уведомлением под подпись.

Если работника не предупредили вовремя или отпускные выплатили с нарушением срока, он может написать заявление о переносе отпуска. Новый период отдыха согласуется с работодателем.

Расчёт отпускных

Перед отпуском сотруднику выплачивают отпускные — не отдельная «премия к отпуску», а оплата дней отдыха исходя из среднего заработка работника. Это означает, что на период ежегодного оплачиваемого отпуска за сотрудником сохраняется не обычная зарплата за смены, а средний заработок. Его рассчитывают по установленным правилам.

Общая формула расчёта отпускных выглядит так:

Если сотрудник берёт отпуск на 14 календарных дней, бухгалтерия определяет его средний дневной заработок и умножает эту сумму на 14.

Обычно расчётный период учитывает 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Например, если фармацевт уходит в отпуск с 10 июля 2026 года, расчётным периодом обычно будет период с 1 июля 2025 года по 30 июня 2026 года.

Если сотрудник работает в аптеке меньше года, расчёт делают по фактически отработанному времени. Например, если провизор устроился в аптеку в феврале, а в отпуск уходит в августе, для расчёта возьмут не 12 месяцев, а период с даты приёма на работу до начала месяца отпуска.

При расчёте отпускных учитываются выплаты, которые относятся к системе оплаты труда. Обычно это:

• оклад или тарифная ставка;
• доплаты и надбавки;
• премии, если они предусмотрены системой оплаты труда;
• денежные поощрения и другие выплаты, связанные с работой.

Например, если в аптечной сети предусмотрены премии за выполнение плана, качество обслуживания, наставничество или другие рабочие показатели, такие выплаты могут участвовать в расчёте среднего заработка по установленным правилам.

Иногда расчётный период отработан не полностью. Например, сотрудник был на больничном, в отпуске, в командировке или в другом периоде, когда за ним сохранялся средний заработок. Такие периоды обычно исключаются из расчёта вместе с начисленными за них суммами. Поэтому отпускные у двух сотрудников с одинаковым окладом могут отличаться, если один из них весь год работал без перерывов, а другой часть года был на больничном или уже использовал отпуск.

Что важно знать сотрудникам с неполным рабочим временем? Если фармацевт или провизор работает на 0,5 ставки, неполный день или неполную неделю, отпуск всё равно предоставляется в календарных днях. Минимальная продолжительность основного отпуска не уменьшается.

Когда должны выплатить отпускные? Отпускные нужно выплатить не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Выплатить их раньше можно, позже нельзя.

Продление и перенос

Иногда отпуск приходится менять уже после утверждения графика. Например, сотрудник заболел, отпускные выплатили поздно или в аптеке возникла ситуация, когда отсутствие работника может серьёзно нарушить работу смен. В таких случаях ежегодный оплачиваемый отпуск можно продлить или перенести.

Продление означает, что сотрудник отдыхает дольше сразу после первоначального отпуска. Перенос означает, что неиспользованные дни отпуска он использует позже — в другой согласованный период.

Самая частая ситуация — больничный во время ежегодного оплачиваемого отпуска. Если фармацевт, провизор или другой сотрудник аптеки заболел и оформил листок нетрудоспособности, отпуск должен быть продлён или перенесён.

Например, фармацевт ушёл в отпуск с 1 по 14 августа. Во время отпуска он заболел, а больничный был оформлен с 2 по 9 августа. Значит, эти дни не должны «сгореть» как отпускные. Сотрудник может продлить отпуск на дни болезни или согласовать с работодателем перенос этих дней на другой период.

На практике порядок действий такой:

1. Сотрудник оформляет больничный.
2. Сообщает работодателю, что заболел во время отпуска.
3. После закрытия больничного уточняет, как использовать оставшиеся дни: продлить отпуск сразу или перенести их.
4. Работодатель учитывает больничный и оформляет изменение отпуска в кадровых документах.

Если сотрудник хочет именно перенести дни отпуска на другой период, лучше подать заявление. Тогда работодатель определит новую дату с учётом пожеланий работника и возможностей аптеки.

Важно: болезнь ребёнка или другого члена семьи во время отпуска обычно не продлевает ежегодный оплачиваемый отпуск автоматически. Такое правило может быть предусмотрено локальными документами работодателя, но по общему правилу автоматическое продление связано именно с временной нетрудоспособностью самого работника.

Если во время отпуска нужно выполнять государственные обязанности. Отпуск также продлевается или переносится, если во время него сотрудник должен исполнять государственные обязанности, а закон освобождает его от работы на этот период.

Например, это может быть участие в судебном заседании в качестве присяжного, военные сборы или участие в работе избирательной комиссии, если для этого предусмотрено освобождение от работы.

Для сотрудника аптеки важно предоставить работодателю подтверждающие документы. Тогда дни, которые пришлись на выполнение таких обязанностей, не должны потеряться как отпускные.

Если отпуск совпал с учебным отпуском. Некоторые сотрудники аптек совмещают работу с обучением, получая фармацевтическое, медицинское, управленческое или другое образование. Если работник имеет право на учебный отпуск и предоставляет справку-вызов из образовательной организации, работодатель должен рассмотреть этот период отдельно.

Если периоды ежегодного и учебного отпусков совпадают, вопрос обычно решается путем переноса ежегодного отпуска с учётом представленных работником документов и требований трудового законодательства.

Например, провизор запланировал ежегодный отпуск на сентябрь, но на этот же период пришлась сессия и была оформлена справка-вызов. В такой ситуации ежегодный отпуск можно перенести на другое время, а период учёбы оформить как учебный отпуск.

Если работника поздно предупредили об отпуске или поздно выплатили отпускные. Работодатель должен заранее предупредить сотрудника о начале отпуска — не позднее чем за две недели. Отпускные также нужно выплатить вовремя — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

Если эти сроки нарушены, сотрудник может попросить перенести отпуск. Для этого нужно написать заявление. Новый период отдыха согласуется между работником и работодателем.

Для аптеки это важный организационный момент. Если забыть уведомить сотрудника или задержать отпускные, график смен может измениться в последний момент, а это особенно неудобно при небольшом коллективе.

Если отпуск сотрудника может нарушить работу аптеки. Иногда отпуск можно перенести по инициативе работодателя. Например, если отсутствие сотрудника в запланированный период может серьёзно повлиять на работу аптеки: не хватает специалистов в сменах, заболел другой работник, возникла высокая сезонная нагрузка или нужно обеспечить непрерывную работу аптечного пункта.

Но такой перенос нельзя делать просто потому, что работодателю «так удобнее». Нужна действительно исключительная ситуация, при которой отпуск сотрудника в текущем периоде может неблагоприятно отразиться на работе организации.

Кроме того, перенос возможен только с согласия работника. Неиспользованный отпуск нужно предоставить не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен.

Ответственность работодателя

Если работодатель нарушает трудовое законодательство, его могут привлечь к административной ответственности. Для организации это может означать предупреждение или штраф. При повторных нарушениях суммы штрафов выше, а для должностных лиц возможна дисквалификация.

Отдельный риск связан с задержкой отпускных. Если отпускные выплатили позже установленного срока, работодатель должен выплатить работнику денежную компенсацию за каждый день задержки (не ниже 1/150 действующей ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки). Эта обязанность возникает независимо от того, по какой причине произошла задержка.

Вопросы и ответы

Можно ли разделить отпуск на части?

Да, ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части. Но для этого нужно согласие и работника, и работодателя. Главное правило: хотя бы одна часть отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Оставшиеся дни можно использовать позже — одной частью или несколькими короткими периодами.

Но работодатель не обязан соглашаться на любой вариант дробления отпуска. В аптеке нужно учитывать смены, нагрузку и возможность заменить сотрудника.

Можно ли изменить утверждённый график отпусков?

Да, график отпусков можно изменить, но такие изменения лучше оформлять документально.

Перенос может понадобиться, если сотрудник заболел, отпускные выплатили поздно, работника не предупредили об отпуске за две недели или в аптеке возникла исключительная ситуация, при которой отсутствие сотрудника серьёзно осложнит работу.

Также график обычно корректируют, если в аптеку приняли новых сотрудников уже после его утверждения.

Имеет ли право работодатель отозвать сотрудника аптеки из отпуска?

Да, но только с согласия самого сотрудника (ст. 125 ТК РФ). Нельзя просто позвонить фармацевту или провизору и потребовать срочно выйти на смену, потому что в аптеке не хватает людей.

Если сотрудник согласился выйти из отпуска, неиспользованные дни не пропадают. Их нужно предоставить позже, в удобное для работника время в течение текущего рабочего года, или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Отзыв из отпуска не допускается для отдельных категорий работников, перечисленных в ст. 125 ТК РФ. Например, нельзя отзывать из отпуска работников младше 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Можно ли заменить отпуск деньгами?

По общему правилу деньгами можно заменить только ту часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Например, если сотруднику положено 31 день отпуска, заменить компенсацией можно только 3 дня сверх основного минимума. Для этого работник должен написать заявление. Работодатель не обязан автоматически заменять отпуск деньгами во всех случаях, вопрос решается с учётом закона и внутренних правил организации.

Есть категории, которым замена отпуска деньгами во время работы не допускается. Нельзя заменять отпуск денежной компенсацией:

• беременным женщинам;
• работникам младше 18 лет;
• сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, — в части ежегодного дополнительного отпуска за такие условия.

Другое правило действует при увольнении. Если сотрудник увольняется из аптеки и у него остались неиспользованные дни отпуска, работодатель должен выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска.

Можно ли взять отпуск на один день?

Теоретически да, если работодатель согласен и при этом соблюдено правило о том, что одна часть ежегодного отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.

Например, сотрудник уже использовал 14 дней отпуска летом. Оставшиеся дни он может брать частями, в том числе по одному дню, если работодатель не возражает и это не нарушает работу аптеки.

На практике в аптеке такие короткие отпуска лучше согласовывать заранее, потому что даже один день отсутствия фармацевта или провизора может повлиять на сменный график.

Выводы

• Ежегодный оплачиваемый отпуск положен всем сотрудникам аптеки, работающим по трудовому договору.
• Минимальная продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней.
• Удлинённый или дополнительный отпуск может предоставляться несовершеннолетним работникам, сотрудникам с инвалидностью, работникам с вредными или опасными условиями труда, а также сотрудникам с ненормированным рабочим днём.
• График отпусков обязателен для обеих сторон трудовых отношений, так как позволяет заранее обеспечить право работника на отдых и непрерывную работу аптечной организации.
• Отпуск за первый год работы обычно предоставляется после 6 месяцев непрерывной работы.
• Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.