Планирование потребности в персонале: что учесть руководителю аптеки

Что такое планирование потребности в персонале в аптеке и его функции

Можно выделить две основные стратегии работы с кадрами и наймом персонала:

• первая — нанимать сотрудника в момент, когда освободилось место;
• вторая — разработать план и продумать действия, чтобы обеспечить аптеку кадрами в перспективе.

Вторая стратегия и есть планирование потребности в персонале, то есть составление списка специалистов и требований к ним. Это актуально для должностей сотрудников, чей найм скорее всего потребуется в будущем.

Кадровое планирование позволяет:

• Нанимать высококвалифицированных сотрудников. У руководства аптеки есть время заранее составить список квалификационных и профессиональных требований к персоналу, подбирать кандидатуры, максимально подходящие под критерии.
• Оптимизировать работу аптеки. При планировании происходит комплексный анализ рабочего процесса, наглядно видно, есть ли переизбыток кадров, дублирование функций и прочие организационные ошибки.
• Сформировать кадровый резерв. В случае увольнении сотрудника у руководства аптеки будет возможность оперативно заменить специалиста. В результате снижаются издержки организации.

Особенно важно планировать численность персонала, если думаете о развитии бизнеса. Открыть филиалы или расширить уже работающие точки невозможно без понимания кадровой ситуации и планомерного подхода к ней.

Виды и методы планирования потребности в персонале

Чтобы спрогнозировать потребность в кадрах, сначала надо провести их качественную и количественную оценку.

Качественная оценка — это ответ на вопрос «кого нанимать». На этом этапе необходимо охарактеризовать квалификацию и профессионально важные качества сотрудников, которые должны работать в аптеке. В этом помогут анкеты и информационные материалы, которые разрабатывают менеджеры отдела кадров.

Например, значимые навыки фармацевта, влияющие на уровень продаж, подробно описаны в статье «Профессиональные навыки и личные качества фармацевта, провизора для увеличения продаж». Помимо этого можно учесть и личные качества, которые помогут специалисту быстро вписаться в коллектив.

Качественная оценка занимает много времени, но в результате руководитель аптеки будет четко понимать, какого сотрудника для какой позиции нужно нанимать. Это существенно облегчает отбор кадров и время для собеседований.

Количественная оценка показывает, какие функции на данный момент выполняются сотрудниками аптеки, а какие нет. Для этого можно составить матрицу, по которой сразу будет видна нагрузка на персонал.

Можно привести в качестве примера работу фармацевтов аптеки:

По этой таблице видно, что формированием списка товаров занимается только один специалист. Если он решит уволиться, руководителю аптеки придется срочно обучить старых сотрудников этой функции.

Такую же таблицу вы можете составить, чтобы оценить личные и профессиональные навыки работников. Данные наглядно показывают, где есть проблемные места, кто хорошо справляется с задачей, кто перерабатывает, какие функции закрыты, а что требует вашего вмешательства.

Вебинар по теме

Мотивация персонала в аптеке

Вебинарная комната, Константин Лысенко, Эксперт компании Solopharm

Планирование потребности в кадрах может быть стратегическим (долгосрочным) и тактическим (ситуативным). В первом случае составляется кадровый проект на несколько лет, обычно на пять. Здесь не обойтись без полноценной HR-стратегии, в которой должны быть расписаны схемы обучения персонала, работы с его мотивацией, изменения корпоративной культуры, стратегии найма и прочие составляющие кадрового менеджмента.

Стратегическое планирование обязательно, если владелец аптеки стремится к развитию бизнеса, например, хочет из локальной точки сделать сеть или охватить новые регионы.

Тактическое планирование охватывает небольшой актуальный промежуток времени. Руководитель аптеки анализирует бухгалтерскую отчетность, объемы продаж, количество увольнений и принятых сотрудников. На основе информации принимается решение, как изменить кадровый состав, чтобы аптечная организация работала эффективнее.

HR-менеджеры обычно предлагают следующую формулу расчета потребности в персонале (Ч):

Ч = Оп / В

где Оп — это объёмы продаж; В — выработка на фармацевта.

Этапы планирования потребности в персонале

Кадровые прогнозы включают ряд действий. Руководителям небольшой локальной аптекой достаточно привлечь к процессу бухгалтера или менеджера по персоналу, если такой присутствует.

При планировании набора персонала для аптечной сети, нужна кооперация со всеми заведующими или контролерами точек.

Этапы анализа потребности в кадрах включают:

• формирование цели кадрового прогнозирования;
• определение типа и методов планирования;
• проведение кадрового аудита, то есть качественной и количественной оценки работы сотрудников всех подразделений (в случае сетевых аптек). Можно использовать приведенную ранее матрицу, модифицировать ее и составлять шаблоны под потребности вашей конкретной аптеки;
• подготовка плана.

Важно не забывать, что при планировании следует учитывать и состояние фармацевтического рынка, законодательство и работу конкурентов. В плане всегда должны быть поправки на изменение внешних условий.

Оценка эффективности кадрового планирования

Чтобы оценить, прошла ли оптимизация работы с персоналом успешно, нужно учесть три показателя:

• уровень прироста доходов;
• минимизацию текущих затрат;
• максимизацию прибыли.

Если эти показатели растут, можно смело сказать, что задача выполнена и планирование успешно проведено. В противном случае придется пересматривать стратегии и методы.

Несколько слов в заключение

Руководителям сети аптек рекомендуется привлекать к планированию потребности в персонале HR-специалиста. Он изучит структуру подразделений, функционал работников и их трудозатраты, после чего предложит краткосрочный и долгосрочный план действий.

В сетевом бизнесе сложно самостоятельно провести качественную оценку и учесть все факторы, которые нужно учитывать при планировании. Велик риск ошибок, которые могут сказаться на прибыли.

Источники:
Шеуджен А. А. «Современные аспекты планирования потребности в персонале организации» // Научные известия, № 20, 2020.
«Планирование потребности в персонале: что учесть HR-у» // Журнал «Директор по персоналу», ноябрь 2020.
«Планирование потребности в персонале» // Статья в «Энциклопедии менеджера Executive.ru».