Все статьи

СОПы в аптеке — что нужно знать специалистам в 2023 году?

Теги статьи Профессия

17 588

05.04.2023

Стандартные операционные процедуры в аптеке можно назвать основой качественной работы сотрудников организации. В статье мы расскажем, что такое СОП и что они представляют из себя, какие разделы должны содержать, кто должен заниматься их разработкой.

Все важные моменты статьи в одной мини-презентации

  • СОП — стандартная операционная процедура

  • Стандартные операционные процедуры в аптечной практике

    Стандартные операционные процедуры (СОП) утверждаются на основе Приказа Минздрава РФ № 647н, который регулирует «Правила надлежащей аптечной практики». Эти процедуры определяют все аспекты работы аптеки, влияющие на качество и безопасность лекарственных препаратов.

  • Актуальность СОП, разработанных сотрудниками аптеки

    СОП, созданные непосредственно сотрудниками аптеки, лучше отражают особенности рабочих процессов и являются более полезными для практической работы. Такие инструкции помогают не только новым работникам быстрее освоиться, но и служат удобной справочной информацией для опытных фармацевтов.

  • Структура и наглядность СОП для сотрудников

    Хорошо составленный СОП — это краткое и практическое руководство, позволяющее сотрудникам быстро находить ответы на рабочие вопросы. Документ может быть представлен в виде текста, таблицы или схемы, где последовательно описаны действия. Схематическое оформление особенно полезно для повседневной работы.

  • СОП для оптимизации работы с клиентами и оборудованием

    Полезно внедрить СОП по работе с контрольно-кассовой техникой и принципам обслуживания клиентов. Это позволяет стандартизировать процесс отпуска лекарств и фармацевтического консультирования, а также облегчает работу с возвратами и претензиями, что улучшает клиентский сервис и минимизирует ошибки.

  • Обязательность утверждения и регулярное обновление

    Документ должен быть подписан руководителем аптеки, что делает его обязательным для исполнения всеми сотрудниками. Также СОП необходимо регулярно обновлять при изменении законодательства или правил работы, чтобы избежать устаревшей информации в процедурах.

Содержание

Документы

Стандартная операционная процедура — это письменная инструкция, которая содержит алгоритм работы и описание операций, необходимых сотрудникам для осуществления ими различных трудовых функций и обязанностей.

В качестве примера приведём СОП для проведения приёмочного контроля. Такой документ должен включать описание последовательных действий фармацевта и провизора в момент приёмки товара, которые бы позволили принять каждую партию и единицу товаров в соответствии с правилами аптеки и законодательными требованиями.

Нормативно-правовое регулирование

Понятие стандартных операционных процедур появилось в Приказе Минздрава РФ № 647н, который утверждает «Правила надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения» (далее — Правила).

Все процессы деятельности субъекта розничной торговли, влияющие на качество, эффективность и безопасность товаров аптечного ассортимента, осуществляются в соответствии с утвержденными стандартными операционными процедурами.

п. 37, Правила надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения

За утверждение СОП отвечает руководитель аптеки — в соответствии с п. 7 «ж» Правил.

Про обязанность аптек (ИП и юридических лиц) назначать сотрудника, который будет нести ответственность за актуализацию стандартных операционных процедур говорит и Положение о лицензировании фармацевтической деятельности, которое утверждено Постановлением Правительства РФ № 547 от 31.03.2022 года. Для назначения следует издать соответствующий приказ.

Единого шаблона для оформления СОП нет, каждая аптека может разработать собственный сборник документов. При этом нормативно-правовые акты регулируют ряд правил, которые следует учитывать при подготовке СОП. Документы должны как можно более подробно отражать принятые в аптеке стандарты. Сотрудников следует обучить правильной схеме работы до вступления СОП в силу. Каждый работник несёт ответственность за выполнение прописанных требований, имеющих отношение к их трудовым обязанностям.

Зачем нужны СОП

Задача СОП заключается в предотвращении возможных ошибок со стороны сотрудников при выполнении трудовых действий.

Если должностная инструкция содержит список обязанностей сотрудника, то СОП подробно описывает, как их нужно выполнять. Таким образом персонал не сможет некачественно работать. При этом сохраняется свобода принятия решений в рамках их зоны ответственности.

Кто должен составлять СОП

Есть несколько вариантов. Один из них — готовые шаблоны, которые продают специальные компании. Нормативно-правовые акты не запрещают использовать чужие документы. Однако этот вариант имеет один минус — такие инструкции, чаще всего, делают общими для всех организаций, в них не учитываются индивидуальные особенности аптеки. Как правило, готовые шаблоны используются для предоставления при проверке, для использования на практике обычно требуется доработка.

СОП, написанные сотрудником аптеки, получаются более актуальными и прикладными — они могут стать полезным пособием для новых работников и шпаргалкой для опытных провизоров и фармацевтов.

В аптеках СОП разрабатывают руководители или старшие фармацевты, которые хорошо разбираются во всех рабочих процессах. Будет полезно дать документ для проверки сотрудником, который непосредственно работает с описанным процессом.

Как писать СОПы

Хороший СОП — это лаконичное прикладное руководство, в котором сотрудник сможет быстро найти ответ на свой вопрос.

Документ можно составить в виде текста, таблицы или последовательной схемы, описывающей шаги сотрудника при выполнении той или иной процедуры. Как правило, схемы более наглядны и удобны при повседневной работе.

Пример: при работе с приёмкой товара — схему можно распечатать и разместить на рабочем месте сотрудников. Таким образом они смогут периодически смотреть в документ, проверяя правильность своих действий.

Многие фразы в СОП опираются на нормативно-правовые акты или правила внутреннего распорядка аптеки. При этом не нужно для каждого шага делать отсылки к нормам — это перегрузит документ. При необходимости можно сделать две версии документа. В одной описать шаги, во второй — расширить их ссылками на нормы. Таким образом при проверке можно будет быстро найти обоснование, почему предусмотрен именно такой шаг.

Так как содержание и оформление операционных процедур не регламентируется, руководителю достаточно подготовить и утвердить формальные процедуры, указав минимальный объем информации.

Какие СОП должны быть в аптеке

В п. 68 Правил указаны действия, которые должны описывать стандартные операционные процедуры:

  • работа с предложениями и жалобами покупателей, правила принятия решений;
  • определение причин нарушения требований нормативно-правовых актов, которые регулируют вопросы обращения товаров аптечного ассортимента, а также оценка целесообразности принятия мер для дальнейших нарушений;
  • действия для исключения попадания в ассортимент аптеки недоброкачественных, фальсифицированных или контрафактных товаров;
  • анализ результативности предпринятых корректирующих и предупреждающих действий.

Порядок действий в СОП руководитель определяет самостоятельно. Этими процедурами список не ограничивается — каждая аптека может ввести дополнительные СОП по своему усмотрению. Для определения действий, которые следует регламентировать, следует проанализировать важность процессов для работы аптеки. В некоторых случаях полезно разработать СОП для процессов, которые сложно даются сотрудникам, даже если они не имеют критической важности для аптеки. В этом случае руководство сможет оптимизировать работу персонала.

Например будет полезно подготовить инструкции по приёмке товара, в частности проведению приемочного контроля. Важную роль играют СОП по хранению лекарственных препаратов. В этом случае руководителю следует определиться, будет ли достаточно одной универсальной стандартной процедуры или следует подготовить отдельные СОП для частных случаев, например алгоритм хранения иммунобиологических препаратов, работе с зоной карантинного хранения, с некачественными товарами, препаратами с истекшим сроком годности и так далее.

На безопасность аптечных товаров влияет и процедура отпуска, поэтому будет полезно расписать в СОП принципы, алгоритмы и частные схемы фармконсультирования покупателей. Это поможет разработать единый стандарт обслуживания, который в целом повысит качество работы с посетителями аптек