Табель учета использования рабочего времени

Что такое табель учёта рабочего времени и зачем он нужен

Табель учёта рабочего времениТабель учёта рабочего времени — это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.Подробнее предназначен для фиксации часов, фактически отработанных каждым сотрудником. В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» каждая организация должна вести этот документ.

С помощью табеля учёта рабочего времени аптека может:

• объективно отслеживать уровень занятости сотрудников;
• регистрировать прогулы, опоздания и отгулы — это поможет отслеживать нарушения и контролировать рабочий процесс;
• получать статистику работы персонала и, при необходимости, делать анализ эффективности.

Сотрудник, после увольнения, может запросить табель учёта рабочего времени. Документ может затребовать и налоговая служба в ходе проверки.

Постановлением Госкомстата РФ определено два вида табелей: Т-12 и Т-13. При этом аптека может не придерживаться этих форм, при необходимости можно разработать и использовать свои документы.

Более удобной для применения считается форма Т-13, так как она представлена в бумажной и электронной версии. Т-12 удобна с точки зрения бухгалтерского учёта, так как отражает оклады, премии и другие отчисления. Однако она предусмотрена только в бумажной версии.

Табель нужно заполнять для всех принятых на постоянную или временную работу сотрудников. Исключение — работники, принятые по договору подряда.

Учитываемое время делится на три типа:

• отработанное оплачиваемое время с учётом предельных норм продолжительности рабочего дня;
• неотработанное оплачиваемое время, включая очередные и учебные отпуска или повышение квалификации;
• неотработанное неоплачиваемое время, например прогулы, опоздания, выходные и так далее.

Табель следует заполнять ежедневно, отмечая неявки, больничные, количество отработанного времени. Отметки делаются на основании документов, например листков нетрудоспособности.

Чтобы процесс заполнения был более удобным, на титульном листе табеля предусмотрены условные обозначения отработанного и неотработанного времени, болезни и так далее. Два раза в месяц для корректировки выплаты за половину месяца и расчета заработной платы табель следует передавать в бухгалтерию.

Кто заполняет табель рабочего времени в аптеке

Табель заполняет уполномоченное лицо — ответственный сотрудник, специалист отдела кадров или руководитель аптеки. Для назначения работника необходимо издать приказ, в котором указаны его ФИО и должность. При отсутствии документа обязанность по ведению табеля учёта рабочего времени должна быть прописана в трудовом договоре. В противном случае, постановка подобной задачи будет неправомерной.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени

Табель составляется каждый месяц. Он представлен в виде таблицы, в которой по вертикали расписан список сотрудников, а по горизонтали дни месяца. В клетках на пересечении столбиков и строк фиксируется информация о том, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел.

Для этого используются буквенные и цифровые обозначения, которые должны быть перечислены на титульном листе формы. Чаще всего используются следующие обозначения:

• «Я» или «01» — дневная смена (6.00-22.00);
• «Н» или «02» — ночная смена (22.00-6.00);
• «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы;
• «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия;
• «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

Если аптека использует собственную форму, её руководство может самостоятельно определить вид условных обозначений.

Документ включает шапку и таблицу. В шапке находится наименование организации, код ОКПО, дата, отчётный период и номер документа. После шапки начинается табличная часть.

Таблица включает несколько основных граф. Рассмотрим их подробнее:

• графа 1 — порядковые номера сотрудников;
• графа 2 — фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности (по информации из штатного расписания);
• графа 3 — табельные номера сотрудников;
• графа 4 — ячейки, которые соответствуют календарным дням по количеству дней в месяце. При заполнении ячейка делится на два части — в верхней вписывается код, в нижней — количество часов;
• графы 5 и 6 — итоги за 1-15 и 16-31 число месяца;
• графы 7-9 (форма Т-13) — данные для начисления зарплаты;
• графы 10-13 — информация о неявках сотрудника. В ячейках указывается код и количество часов или дней отсутствия на работе. Например «ОТ 3 (24)» означает, что за месяц сотрудник отсутствовал 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.

Это основные моменты, которые касаются ведения табеля учёта рабочего времени.

Отдельно рассмотрим особенности заполнения документа для сотрудников, которые работают по гибкому или сменному графику.

Гибкий график работы

В этом случае в табеле нужно поставить код код «Я» или «01» и отметить фактически отработанное время.

Важно следить, чтобы фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму в рамках учетного периода. По общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа

Сменная работа предполагает длительность рабочего дня больше 8 часов.

В этом случае в табеле нужно поставить код код «Я» или «01» (при работе в дневное время) или «Н» или «02» (при работе в ночное время) и отметить фактически отработанное время. При сочетании дневного и ночного времени, обозначение фиксируется через дробь.