Учет движения товара в аптеке

Товарный учёт — это сведения обо всех операциях, выполняемых с товарами в аптеке. Например, сколько лекарственных препаратов было закуплено и отпущено, сколько находится на складе.

Товарный учёт помогает сохранить порядок на складе, отслеживать движение товаров в аптеке, правильно вести налоговый и бухгалтерский учёт.

Как может работать аптека

Несмотря на то, что аптечные организации работают с реализацией товаров, есть ряд характерных особенностей, которые отличают их от обычных организаций розничной торговли:

• меры социальной государственной поддержки населения РФ ограничивают цены на часть товаров аптечного ассортимента, устанавливая в их отношении особые правила отпуска;
• кроме отпуска готовых препаратов аптека может заниматься изготовлением лекарств по рецептам врача;
• аптека может иметь разрешение на работу с веществами ограниченного оборота (наркотическими средствами или психотропными веществами), что накладывает на неё обязательства обеспечивать дополнительный предметно-количественный учет;
• часть лекарственных препаратов можно отпускать только по специальным рецептурными банкам.

Всё это приводит к появлению особых нюансов в бухгалтерском учёте аптеки.

Основные операции товарного учета

В рамках учёта движения товаров в аптеке можно выделить четыре основных вида операций. Каждое действие с товаром должно сопровождаться соответствующими документами: приходными накладными, расходными ордерами, кассовыми чеками и так далее. Правильная работа с ними лежит в основе бухгалтерского отчёта, который не будет вызывать вопросов со стороны налоговой и других контролирующих органов.

Поступление товаров

При поступлении товара в аптеку и принятии его от поставщиков используются товарные накладные. В них зафиксирована информация о поставщике товаров аптечного ассортимента и самих товарах, закупочной стоимости, НДС. Помимо товарной накладной список документов для приемки товара включает протокол согласования цен (на ЖНВЛП), реестр документов, подтверждающих качество и счёт-фактура. Обязательно считывается QR-код с каждого маркированного препарата.

После того как поступивший в аптеку товар приходуется, устанавливается наценка организации. Информация заносится в базу данных.

При определении наценки важно учитывать себестоимость товара для аптеки — это не только закупочная цена, но и расходы аптеки на организацию её работы.

Перемещение товара

Не все товары, поступающие в аптеку, сразу попадают на полки. Они могут быть направлены на склады с целью временного хранения. В этом случае учёт движения товаров должен включать информацию о находящемся на складе товаре, его количестве и сумме.

Если аптека использует автоматизированный учёт, эти сведения заносятся в складскую программу. При ручном способе информация фиксируется в книге складского учёта.

Продажа товара

Учет выбытия товара фиксируется в случае его отпуска или продажи, порчи, кражи, списании или обмене.

При продаже товара фармацевт или провизор пробивает покупателю кассовый чек. Выручка от продажи за день в конце смены фиксируется в приходно-кассовом ордере, который служит основой для выполнения бухгалтерских проводок, позволяющих оценить объёмы выручки.

Остатки

В конце каждой смены ведётся учёт остатков товара. При помощи своевременного учёта остатков можно обнаружить излишки товаров, их недостачу или пересортицу, а также выявить позиции, которые скоро закончатся и нуждаются в заказе новой партии, определить мало востребованные у покупателей наименования.

В дополнение к учёту остатков нужно регулярно проводить инвентаризацию, в ходе которой оценивается фактическое количество оставшегося на складе товара. Результаты инвентаризации сравниваются с результатом учёта.

Автоматизация учета движения товаров в аптечных организациях

Реализация лекарственных препаратов и других товаров аптечного ассортимента имеет свои особенности. В аптеке может использоваться огромная номенклатура товаров, которая способна достигать десятка тысяч позиций. При этом лекарства одного наименования могут поставляться в разных лекарственных формах или дозировках, предназначаться для лечения взрослых или детей. Всё это затрудняет работу с учётом движения товара и подсчётом продаж и остатков на складе.

Облегчить работу сотрудников помогает организация учёта при помощи автоматизированной системы. Современные системы позволяют значительно облегчить работу фармацевтов и оптимизировать учёт товара в аптечной организации или целой сети.

Автоматизация деятельности аптеки позволяет решить ряд задач:

• уменьшение нагрузки на сотрудников;
• снижение времени обслуживания покупателей — на рабочем месте сотрудника находится вся необходимая информация: остатки товара, места его хранения, аналоги, инструкции и так далее;
• отслеживание остатков по складу с указанием ячеек их хранения;
• подготовка заявки и составление заказа на поставку товаров на основании сформированных отчётов о поступлении и реализации позиций.

Система на основании учёта движения товаров способна предоставить огромное количество отчётов, которые помогают руководителю аптеки проводить эффективный анализ оборота продукции, определять наиболее ходовые или непопулярные у покупателей позиции. Отдельно можно настроить работу сотрудников с остатками на складе, снижая риск, что товары будут залёживаться.

Автоматизация аптеки с помощью специальной программы позволит руководству аптеки в режиме реального времени оценивать состояние бизнеса, при этом сводя к минимуму ошибки, возникающие в результате человеческого фактора.

Есть ли особые требования к учету лекарств в аптеках

В Письме Министерства здравоохранения РФ от 12 марта 2021 г. № 25-4/3020598-2468 отмечено, что обязательный учёт лекарств в аптеках определён тремя документами:

• п. 14 Приказа Минздрава России от 11.07.2017 № 403н «Об утверждении правил отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения, в том числе иммунобиологических лекарственных препаратов, аптечными организациями, индивидуальными предпринимателями, имеющими лицензию на фармацевтическую деятельность»;
• Приказом Минздрава России от 26.10.2015 № 751н «Об утверждении правил изготовления и отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения аптечными организациями, индивидуальными предпринимателями, имеющими лицензию на фармацевтическую деятельность»;
• Правилами регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, утвержденными Приказом Минздрава России от 17 июня 2013 г. № 378н.

При необходимости, в этих случаях аптека может использовать инструкцию применения Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов госвласти, МСУ и так далее, которая была утверждена Приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н.

Источники:
Статья: Формирование заказа в аптеке. Как сделать правильную заявку на поставку товара
Статья: Программы для организации учета движения товара в аптеке