Организационная структура аптечной сети

Организационная структура сети аптек

Большинство сетевых аптек устроены по принципу линейно-функционального управления. Это тип организационной структуры, где отделы делятся на линейные, в которых ставят стратегические задачи, и функциональные, занятые выполнением задач в рамках своей компетенции.

Линейно-функциональная структура считается традиционной. Она доказала свою эффективность в управлении как небольшими предприятиями, где работает несколько десятков человек, так и в управлении многотысячными компаниями.

Схема структуры управления аптечной сетью представлена на рисунке.

Количество и названия отделов могут меняться для конкретных организаций. Из схемы важно понять, как функционирует сеть. Решения принимаются централизованно, на местах лишь обеспечивают их выполнение.

С одной стороны такая организационная структура управления проста и понятна. У отделов есть чёткое понимание, обязанностей и иерархии подчинения. Местным руководителям легко контролировать выполнение основных задач и отчитываться перед главным руководством.

С другой — менеджеры высшего уровня обычно перегружены отчётами и задачами, поэтому решение по многим вопросам принимаются долго. Ошибки сотрудников на верхних звеньях управления приводят к сбоям всей цепочки.

Хотя линейно-функциональная модель остаётся наиболее распространённой, развитие крупных аптечных сетей всё чаще приводит к внедрению матричных или дивизионных структур. Эти модели позволяют повысить гибкость управления, особенно при работе в нескольких регионах или с разными форматами аптек.

Дивизионная структура строится по территориальному или продуктовому принципу: каждая группа аптек (например, по федеральным округам или по формату — дискаунтер, премиум-аптека, круглосуточная точка) получает собственное руководство. Такой подход ускоряет принятие решений на местах, облегчает адаптацию ассортимента и маркетинга к локальным условиям, а также повышает ответственность региональных менеджеров за финансовый результат.

Матричная структура сочетает элементы линейной и проектной моделей. Сотрудники подчиняются сразу двум руководителям: функциональному (например, директору по маркетингу) и проектному или региональному (например, менеджеру конкретного кластера аптек). Это обеспечивает быстрый обмен информацией между отделами, согласованную работу над инициативами (внедрение IT-систем, ребрендинг, программы лояльности) и позволяет масштабировать успешные решения на всю сеть.

Выбор между этими моделями зависит от размера сети, географии присутствия и степени централизации управления. Однако в условиях высокой конкуренции и региональных различий дивизионный или матричный подход часто становится эффективнее традиционного, помогая сети быстрее реагировать на изменения спроса и локальные особенности рынка.

Сравнение организационных структур аптечных сетей

Роли и уровни управления сетью аптек

Эффективная аптечная сеть требует чёткой иерархии, где каждая должность имеет определённую зону ответственности. Принято выделять три основных уровня управления — стратегический, тактический и операционный. Такой подход помогает избежать дублирования функций, повысить качество контроля и ускорить принятие решений.

Стратегический уровень

На этом уровне формируется общее направление развития сети. Решения касаются долгосрочных целей, расширения, формата работы и инвестиций.

Ключевые роли:

• Совет директоров — утверждает стратегию развития, распределяет ресурсы.
• Генеральный директор / управляющий сетью — реализует стратегические планы, принимает ключевые кадровые и финансовые решения.
• Финансовый директор — определяет бюджет, контролирует экономическую эффективность.

Тактический уровень

Отвечает за реализацию стратегии в конкретных функциональных направлениях. Здесь планируют закупки, разрабатывают маркетинговые кампании, определяют кадровую политику.

Ключевые роли:

• Директор по закупкам — формирует ассортимент, ведёт переговоры с поставщиками.
• Маркетинг-директор — разрабатывает акции, программы лояльности, рекламные кампании.
• HR-директор — отвечает за подбор, обучение и удержание персонала.
• Директор по логистике — управляет поставками и распределением товаров между аптеками.

Операционный уровень

Реализует планы на местах — непосредственно в аптеках. Здесь взаимодействуют с клиентами, выполняют стандарты обслуживания и соблюдают требования к хранению и отпуску лекарств.

Ключевые роли:

• Заведующий аптекой — управляет персоналом, обеспечивает выполнение планов, контролирует наличие и качество товаров.
• Фармацевты и провизоры — консультируют покупателей, отпускают лекарства, ведут учёт.

Специфика управления аптечной сетью

Об отличительных преимуществах сетевых аптек можно почитать в нашей статье «Сетевые аптеки». Они эффективны с точки зрения ресурсов, рекламы, разработки корпоративной культуры и поддержки персонала. Но с позиции управления у сетей есть ряд сложностей:

1. Решения принимаются медленно, потому что их нужно согласовать на всех уровнях. Если идеи исходят от персонала, они вообще могут не дойти до руководства. В единичной фирме или небольших аптечных сетях провизор может поделиться наблюдениями и предложениями по ассортименту или улучшению качества работы. Открытость и доступность управленческих отделов обеспечивает не только рыночную гибкость организации, но и мотивирует персонал, повышает его лояльность к компании.
2. Крупные сети обычно принимают глобальные решения, поэтому медленно реагируют на локальные потребности конкретной точки. Например, единичной аптеке проще организовать службу доставки, если эта услуга востребована в регионе или даже отдельном районе.
3. В малом бизнесе планирование ассортимента более гибкое. Иногда в этом помогают сами первостольники, которые общаются с покупателями и знают их потребности. Фармацевты обычно учитывают нужды постоянных покупателей и идут им навстречу в планировании закупок. Индивидуальный подход однозначно повышает лояльность покупателей к аптеке.
4. Несмотря на то, что в больших сетевых организациях особое внимание уделяют развитию корпоративной культуры, её разделение, а также понимание миссии компании и принятие ценностей выше в единичных и мелкосетевых аптеках.

Безусловно, в условиях нестабильной экономики и кризисов крупные сети более жизнеспособны. Но с точки зрения управления у единичных аптек и малых сетей тоже есть потенциал. Главное, чтобы руководство использовало перечисленные преимущества и быстро реагировало на изменения.

Аутсорсинг в управлении сетью аптек

Выполнение многих задач владельцы бизнеса сейчас передают на аутсорсинг, то есть на основании договора перепоручают сторонним профильным фирмам. Тенденция характерна и для сетевого аптечного бизнеса.

На аутсорсинг передают следующие задачи:

• юридическое и IT-сопровождение бизнеса;
• маркетинг;
• складскую и транспортную логистику;
• управление персоналом;
• бухгалтерский и финансовый учёт.

Эффективность организационной структуры

Организационная структура аптечной сети напрямую влияет на скорость работы, качество обслуживания и финансовые показатели. Даже при сильной команде и востребованном ассортименте неэффективная система управления способна замедлить развитие и снизить прибыль.

Эффективная структура должна обеспечивать:

1. Чёткое распределение ролей — каждый сотрудник понимает свои обязанности и зону ответственности.
2. Бесперебойный обмен информацией между центральным офисом и аптеками.
3. Гибкость в принятии решений — возможность быстро реагировать на изменения спроса, законодательных норм и рыночной ситуации.
4. Контроль качества и единые стандарты обслуживания во всех точках сети.

Для оценки эффективности используют ключевые показатели (KPI), среди которых:

• оборачиваемость товара;
• выполнение планов продаж;
• доля просроченного товара;
• скорость внедрения новых сервисов и технологий;
• уровень удовлетворённости клиентов;
• текучесть кадров.

Выводы

• Сетевые компании отличаются от единичных фирм более сложной организационной структурой.
• Большинство сетевых аптек устроены по принципу линейно-функционального управления.
• Линейно-функциональная структура считается традиционной и доказала свою эффективность.
• Крупные сети медленно реагируют на локальные потребности конкретных точек.
• Аутсорсинг в управлении сетью аптек включает передачу на аутсорсинг различных задач, таких как юридическое и IT-сопровождение, маркетинг, складская и транспортная логистика, управление персоналом, бухгалтерский и финансовый учёт.