Рекомендации новым заведующим аптек

Область ответственности и основные функции заведующего аптекой

Заведующий аптекой — не просто руководитель коллектива, это представитель аптеки в государственных, муниципальных и административных организациях. В его компетенцию входит организация эффективной работы всей команды, выстраивание всех основных бизнес-процессов, контроль за соблюдением необходимых правил и регламентов (в том числе касающихся хранения и отпуска лекарственных препаратов), взаимодействие с контролирующими органами и поставщиками.

Деятельность заведующего регулируется внешними и внутренними документами:

• внешние — нормативно-правовые акты, которые относятся к деятельности аптеки и выполняемой специалистом работы;
• внутренние — устав аптеки, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положение об аптеке.

Какие качества нужны заведующему аптекой?

Профессиональный опыт. Как правило, он зависит от практического опыта работы опыта. Хороший руководитель приобретает основные навыки и компетенции в процессе работы. Зная «кухню» изнутри, он сможет более точно выстроить эффективные бизнес-процессы, собрать результативную команду. Для руководства аптеки требуется опыт работы не менее 2-3 лет.

Ответственность. Хороший руководитель должен быть организованным, уметь принимать решения и брать на себя ответственность за работу всего коллектива.

Обучаемость. В фармацевтической отрасли часто происходят изменения — вводятся новые нормативно-правовые акты, отменяются старые, меняются рабочие регламенты. Руководитель должен оперативно на них реагировать, внедрять новые механики работы и служить ориентиром для всех сотрудников. Чтобы поддерживать профессиональный уровень важно посещать отраслевые мероприятия и применять новые знания на практике, посещать обучающие тренинги и семинары.

Умение договариваться. Заведующий является связующим звеном между коллективом, владельцем бизнеса, контролирующими органами и поставщиками. Специалисту важно уметь правильно разрешать конфликтные ситуации, находить общий язык с разными людьми. Этот навык можно развить, общаясь с разными категориями людей, подбирая к ним «ключик».

Первые шаги в новой должности

Быть руководителем — это тяжёлый труд. Заведующий отвечает не только за себя и свою работу, а за весь коллектив и совместный труд.

Есть несколько рекомендаций для «начинающих» руководителей, которые помогут им выстроить рабочий процесс.

Знакомство с новыми обязанностями

Как правило, фармацевты и провизоры с опытом работы на руководящей должности быстрее адаптируется к новой трудовой функции. Сложнее специалистам, которые ещё не работали в должности руководителя.

Но не стоит переживать. Начинающим заведующим будет полезно посещать семинары и конференции для руководителей, во время которых специалисты обмениваются опытом. Это поможет узнать о тонкостях работы руководящего звена. Многие мероприятия включают разбор кейсов, презентацию новых методик работы, обсуждение рабочих вопросов и подходов.

Будет полезно получить дополнительное образование, которое поможет получить теоретические знания для использования на практике. Однако тут важно правильно оценить свои силы — совмещение новой должности и получение образования создаёт сильную нагрузку для человека. Начать обучение можно после изучения новых обязанностей и решения текущих задач, которые требуют внимания руководителя.

Вебинар по теме

Эффективный руководитель: Организация и планирование

Константин Лысенко, Эксперт компании Solopharm

Распределение времени

При любом повышении у специалистов появляются новые обязанности. Многие фармацевты и провизоры по инерции продолжают выполнять и свои прежние задачи. На первых этапах это может представлять сложность. Как все успеть?

Следует приучить себя составлять планы. Текущие — на ближайшую неделю и месяц, перспективные — на предстоящий квартал или год. Чем более чётко будут прописаны задачи, тем легче будет восстановить их содержание через некоторое время. К таким задачам относятся задания для фармацевтов и провизоров, контроль их выполнения.

Важно научиться делегировать обязанности. Со сложностями при поручении задач подчинённым сталкиваются многие начинающие заведующие — легче сделать самостоятельно, чем делегировать. Однако это чревато слишком большой психоэмоциональной нагрузкой, усталостью и постепенным накоплением большого количества задач.

Делегирование полномочий освободит рабочий график руководителя для важных дел и позволит ему выразить доверие подчинённым. Выдавая задачу следует сразу оговорить результат и сроки, предоставить сотруднику необходимые ресурсы. Делегировать можно рутинные задачи: проверку сроком годности, контроль ценников и так далее.

Управление коллективом

С первой минуты вступления в новую должность заведующий аптекой начинает управленческий процесс, определяет для себя оптимальный формат управления. Это отражается в контроле дисциплины в аптеке. Важно максимально быстро определить методы для работы с сотрудниками. Как действовать при опозданиях? Длительных разговорах по телефону и перерывах? Должны ли использоваться предупреждения или штрафы?

При этом сам руководитель не должен противоречить тому, что он сам транслирует своим подчиненным. Такой руководитель — авторитетный пример для подчинённых.

Рекомендуем изучить должностные инструкции сотрудников — насколько чётко они передают их обязанности? Точно ли сформулированы задачи? Это понимание позволяет снизить большое количество потенциальных рабочих конфликтов.

Если заведующим стал фармацевт или провизор из коллектива, на первых порах ему может быть сложно поддерживать субординацию. Важно не предоставлять преференций сотрудникам, с которыми за время работы сложились хорошие отношения, и не ухудшать условия работы для коллег, отношения с которыми оставляют желать лучшего. Следует быть справедливым ко всем.

Заведующий должен разграничивать деловые и дружеские отношения. Можно это лично обсудить с коллегами, с которыми сложились хорошие отношения.

Хорошим вариантом для начала работы в руководящей должности является сложившийся слаженный коллектив. В этом случае не требуется сразу «бросаться в бой», а можно потратить время на знакомство с новыми обязанностями. Вносить коррективы в работу гораздо легче, если среди сотрудников царит взаимопонимание и уважение.

Налаживание контакта с руководством

Взаимодействие с вышестоящим руководством или собственником аптеки — новая обязанность в работе бывшего фармацевта или провизора. Заведующий должен воплощать идеи в деятельность аптеки и служить «мостиком» между сотрудниками и собственником.

В общении следует придерживаться делового тона (если другое не задает владелец или вышестоящее руководство), стараться больше слушать, отвечать на вопросы по существу. Важно оперировать фактами, а не эмоциями. При этом не стоит бояться высказывать мнение и делать предложения — инициатива, которая сможет повысить качество работы аптеки и её прибыль, определённо будет принята положительно.

Донося свои идеи важно ставить акцент на их пользу для аптеки. Например, модернизация программного обеспечения снизит количество ошибок и ускорит процесс отпуска лекарств в час-пик — каждый фармацевт сможет отпустить большее количество товара и обслужить больше покупателей.

Заведующий должен в доступной форме доносить до подчинённых распоряжения от вышестоящего руководства и поддерживать «обратную связь». Замалчивать проблемы не стоит, особенно если не получается справиться собственными усилиями. Важно стать опорой для подчинённых.

Контроль над стрессом

Работа заведующего аптекой отличается разнонаправленностью, которая включает разбор нештатных ситуаций, например конфликтов между сотрудниками или покупателями.

Например, к таким ситуациям относятся возвраты товаров. Несмотря на то, что лекарственные препараты и некоторые группы товаров аптечного ассортимента запрещено возвращать, покупатели все равно периодически обращаются за обменом или возвратом. Случаются переходы в конфликты. Заведующему следует сохранять спокойствие и уверенность в своей правоте, не переходя на крик и оперируя отсылкам к нормативно-правовым актам объяснить, почему нельзя сделать то, что просит клиент. Более подробно про особенности возврата товаров в аптеке мы рассказали в статьях «Можно ли вернуть лекарство в аптеку» и «Возвраты медицинской техники. Что делать первостольнику?».

Все это — стрессСтресс (от англ. stress — это «нагрузка, напряжение; состояние повышенного напряжения») — состояние повышенного напряжения организма как защитная реакция на воздействие неблагоприятных факторов (физических, психосоциальных).Подробнее, который в больших количествах способен привести к быстрому «выгоранию» специалиста. Умение отрешаться от рабочих проблем приходит с опытом. Возможно, первое время будет нелегко, так как придётся быстро осваивать большой объем информации. Следует понимать, что это временно, и уже скоро заведующий будет лучше разбираться в новых обязанностях и чувствовать себя комфортно в своей должности.

Во время адаптации рекомендуется стараться сохранять спокойствие, грамотно планировать свою работы и распределять время, не забывать отдыхать в свободное время.

Источники:
Статья: Рекомендации новым заведующим