Как разработать и внедрить систему мотивации сотрудников

Система мотивации — это комплекс инструментов и методов, который используется для повышения производительности труда сотрудников организации.

Про особенности мотивации сотрудников во время работы мы рассказали в нашей статье «Мотивация фармацевтов и провизоров в аптеке».

Кто разрабатывает систему мотивации сотрудников

Как правило, систему мотивации разрабатывает заведующий аптеки или сотрудники кадровой службы.

Перед разработкой новой системы необходимо проанализировать действующие в аптеке мотивационные методики или изучить методики других фармацевтических организаций. Мониторинг позволяет определить слабые и сильные стороны инструментов для мотивации персонала, выявить наиболее эффективные в конкретной аптеке методики, обнаружить ошибки, которые были допущены при разработке и внедрении действующей системы мотивации.

Как правило, система мотивации решает несколько важных вопросов:

• повышение результативности работы персонала;
• создание сплоченной и эффективной команды;
• снижение расходов на достижение целей и определенных финансовых показателей;
• формирование навыков в системе управления и стратегического планирования.

Помимо этого система мотивации при регулярном мониторинге позволит своевременно получать информацию об исполнении операционных показателей.

Финансовые способы мотивации

Штат аптеки включает младший персонал, фармацевтов и провизоров, руководителей. В крупных сетях могут быть офисные сотрудники, которые отвечают за найм персонала, маркетинг и рекламу, обучение. Сложно создать единую систему материальной мотивацииФинансовая мотивация — это совокупность приёмов и инструментов финансового поощрения, которые помогают удовлетворить потребности персонала и направить внутренние мотивы работников на достижение желаемых результатов.Подробнее, которая будет одинаково эффективно работать для всех.

Более эффективным вариантом является разработка системы мотивации по группам сотрудников с определением своих KPI для каждой группы. Например можно выделить фармацевтов и провизоров, заведующих, сотрудников отдела маркетинга и так далее.

KPI (ключевые показатели эффективности) — числовые показатели деятельности, которые помогают измерить степень достижения целей или оптимальности процесса, а именно: результативность и эффективность.

Для фармацевтов и старших фармацевтов поощрения должны осуществляться в краткосрочном плане за конкретный достигнутый результат — например, объем совершенных продаж, выполнение плана. Сотрудникам отдела рекламы и маркетинга можно устанавливать KPI исходя из достижения определенных целей: рекламный охват, рост узнаваемости бренда и так далее.

Для заведующих можно разработать более долгосрочные методы мотивации, привязанный к серьёзным для аптеки показателям: рост прибыли, валовый доход, положение на рынке и так далее. Краткосрочные поощрения по итогам тоже будут полезны.

Следует обратить внимание на то, что финансовая мотивация должна быть полностью прозрачной и понятной для сотрудников. Сложная система расчёта не позволит работнику быстро определить свою выгоду, что может оказать обратный эффект.

Эффективный подбор персонала в аптеке: Как найти и удержать лучших специалистов?

Вебинар по теме

Константин Лысенко,
эксперт компании Solopharm

Нематериальные способы мотивации

Финансовая мотивация при отсутствии дополнительных методов рано или поздно перестаёт давать положительный результат. Если фармацевт знает, что для получения бонуса ему нужно выполнить план продаж, у него не будет мотивации перевыполнять его, внедрять в работу новые механики, повышать качество труда и свою квалификацию.

Чтобы этого не случилось, будет полезно внедрить нематериальные способы в систему мотивацииНематериальная мотивация — это система методов для повышения эффективности работы сотрудников без их прямого денежного поощрения.Подробнее. В эту группу можно включить повышение квалификации сотрудников за счёт аптеки: бесплатное обучение для персонала, направление на профессиональные мероприятия и тренинги.

Можно добавить в систему мотивации возможность получить оплачиваемый выходной, получить подарок от организации или благодарность от руководства.

Важно понимать, что нематериальная мотивация должна быть более индивидуальной, чем финансовая — интересы сотрудников могут кардинально отличаться.

Требования к разрабатываемой системе

Система мотивации в аптеке должна соответствовать определенным требованиям и основным принципам:

• измеримость — возможность количественно измерить оцениваемые показатели;
• эффективность — удовлетворение потребностей и соответствие интересам сотрудников и компании;
• простота — лёгкость для понимания и проведения расчёта показателей и итоговой суммы заработной платы;
• стабильность — переменная часть заработной платы не должна зависеть от сезонности, изменений в параметрах расчёта зарплаты и других факторов которые могут привести к резкому колебанию результатов работы.

С помощью этих принципов можно разработать эффективную схему мотивации для управления трудовыми ресурсами аптечной организации.

Как внедрить систему мотивации

Как правило, разработка и внедрение новой системы состоит из пяти этапов.

Этап 1 — подготовка. Перед выбором инструментов и методов мотивации персонала следует подготовить работников к будущим нововведениям и анонсировать предстоящие изменения.

Этап 2 — аудит сотрудников. Чтобы подготовить действенную систему мотивации, важно учитывать ожидания сотрудников. Для этого полезно подготовить отчёт, в котором сотрудники будут поделены по опыту работы, квалификации, возрасту и другим признакам, от которых могут зависеть методы мотивации.

Этап 3 — сравнительный анализ систем. Следующим шагом будет изучение схем премирования и других методов мотивации, принятых в аптеках. Будет полезно ознакомиться с системами и из других сфер деятельности. Чем более разнообразные стимулы будут применяться, тем более эффективной будет мотивационная система аптеки.

Этап 4 — опрос персонала. Можно лично побеседовать с сотрудниками на тему их пожеланий и мотивирующих факторов или провести анонимное анкетирование с возможностью приоритеты по разным видам стимулов. После изучения информации можно будет определить предпочтения сотрудников в отношении материальных и не материальных стимулов.

Этап 5 — внедрение. После завершения подготовки новой системы важно подробно рассказать сотрудникам принципы её действия, особенности применения на практике.

Периодический пересмотр и коррекция системы

Система мотивации требует регулярной корректировки — обычно это связано с изменениями в сфере экономики государства или изменениями на рынке труда. Высокая текучесть кадров может информировать руководство аптеки о том, что действующая система мотивации неэффективна или есть проблемы в её реализации.

Мотивация является тонким инструментом, с помощью которого руководство аптеки осуществляет эффективное управление. Если производительность труда и продажи не растут, а прибыль снижается, значит разработанная система управления мотивацией персонала дала сбой и нуждается в улучшении.