Составление должностных инструкций в аптеке

Должностная инструкция сотрудника — внутренний документ организации, который определяет права, обязанности и зоны ответственности работников, требования к их квалификации.

Это локальный документ, который разрабатывается под задачи и цели конкретной организации. Он содержит описание должности или конкретного сотрудника (в случае персонифицированной должностной инструкции).

Обязана ли организация иметь должностную инструкцию сотрудников?

Действующие нормативно-правовые акты требуют обязательного наличия должностной инструкции только для государственных учреждений. Остальные организации не обязаны использовать должностные инструкции, они могут внедрить документ при наличии соответствующей потребности. С его помощью можно исключить риск развития конфликтных ситуаций с сотрудниками, связанных с непониманием их функций, обязанностей и сфер ответственности. Наличие должностной инструкции позволяет избежать разночтений и зафиксирует границы рабочих отношений.

В крупных аптечных сетях с чётко распределёнными обязанностями должностная инструкция способствует эффективному контролю за выполнением сотрудниками своих рабочих задач, обеспечивая тем самым согласованность внутренних процессов с квалификационными требованиями и профессиональными стандартами, а также снижая риск ошибок при обращении с аптечными товарами.

Особенности должностной инструкции. Что нужно учитывать?

Должностная инструкция может быть оформлена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору. Если в трудовом договоре подробно указаны все функции и обязанности сотрудника, отдельная должностная инструкция не требуется.

Однако многие руководители предпочитают делать трудовой договор более лаконичным, выделяя перечисление обязанностей в отдельный документ. В этом случае в трудовом договоре необходимо ссылаться на должностную инструкцию. Например: «Работник обязан участвовать в приёмке товаров, а также выполнять иные обязанности в соответствии с должностной инструкцией, которая является приложением к настоящему трудовому договору и его неотъемлемой частью».

При её разработке следует учитывать положения локальных нормативных актов организации, нормативных актов Минздрава:

1. Трудовой кодекс РФ.
2. Приказ Минздрава России от 02.05.2023 № 206н «Об утверждении Квалификационных требований к медицинским и фармацевтическим работникам с высшим образованием» — действующие требования к должностям провизоров и руководителям аптек.
3. Приказ Министерства здравоохранения РФ от 10 февраля 2016 г. № 83н «Об утверждении Квалификационных требований к медицинским и фармацевтическим работникам со средним медицинским и фармацевтическим образованием» — требования к фармацевтам и др. работникам среднего звена.
4. Приказ Минтруда России от 09.03.2016 № 91н «Об утверждении профессионального стандарта „Провизор“».
5. Приказ Минтруда России от 31.05.2021 № 349н «Об утверждении профессионального стандарта „Фармацевт“».

Работодатель может распределить трудовые функции из профстандарта между несколькими должностями и самостоятельно определять содержание и объём выполняемой сотрудником работы (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 4 апреля 2016 года № 14-0/10/В-2253 «По вопросам применения профессиональных стандартов»).

Шаблон для заполнения должностной инструкции фармацевта и провизора

Единой для всех организаций формы должностной инструкции не предусмотрено. Есть стандартные разделы, которые рекомендуется включить в документ.

Общие положения

Раздел содержит указание на категорию должности сотрудника. Например, фармацевт — категория специалистов. Кроме этого в разделе общих положений фиксируются принципы назначения сотрудника на должность и его увольнение. Обычно это происходит при издании приказа генерального директора по представлению заведующего аптекой.

Должностная инструкция определяет подчинённость сотрудника — например, он может подчиняться непосредственно заведующему аптекой или старшему провизору. В разделе содержится распределение функций при отсутствии сотрудника и информация о документах, которые специалист может использовать в своей работе.

Рекомендуется добавить в этот блок:

• порядок замещения специалиста на время отпуска/болезни,
• перечень рабочих программ и информационных систем (учётные системы, электронные журналы и так далее),
• зону ответственности при работе с персональными данными (роль, доступ, ответственность),
• показатели эффективности (KPI или другие метрики), если они применяются.

Квалификационные требования

Раздел содержит информацию о квалификации сотрудников.

Требования к провизорам определяются двумя документами:

1. Приказ Минздрава России от 02.05.2023 № 206н «Об утверждении Квалификационных требований к медицинским и фармацевтическим работникам с высшим образованием».
2. Профстандарт 02.006 «Провизор».

В должностной инструкции фиксируются необходимый уровень образования, требования к стажу (если предусмотрены для конкретной должности), владение нормативной базой и корпоративными процедурами. Профстандарт задаёт обобщённые трудовые функции и уровни квалификации для провизорских должностей. Его можно использовать как «скелет» для формулировок обязанностей и критериев оценки.

Требования к фармацевтам со средним образованием определяют:

1. Приказ Министерства здравоохранения РФ от 10 февраля 2016 г. № 83н «Об утверждении Квалификационных требований к медицинским и фармацевтическим работникам со средним медицинским и фармацевтическим образованием».
2. Профстандарт 02.075 «Фармацевт».

Профстандарт детализирует функционал, характерный для среднего звена (приёмка, хранение, отпуск, изготовление, консультирование и так далее). Более подробно мы рассмотрели требования к должности «фармацевт» в статье «Профессиональный стандарт фармацевта».

Для управленческих ролей (заведующий, заместитель) дополнительно учтите Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 22 мая 2017 г. № 428н «Об утверждении профессионального стандарта „Специалист в области управления фармацевтической деятельностью“». Этот документ содержит описание задач по планированию, внутреннему контролю качества, управлению персоналом, взаимодействию с контролирующими органами.

В должностной инструкции целесообразно чётко прописать следующие обязанности:

• участие в системе непрерывного медицинского/фармацевтического образования (НМО/НФО) в объёме, необходимом для прохождения периодической аккредитации;
• соблюдение сроков прохождения периодической аккредитации и предоставление работодателю подтверждающих документов;
• поддержание и актуализация знаний по СОПам (стандартным операционным процедурам) аптеки, а также по изменениям профильной нормативной базы.

Портрет эффективного руководителя аптеки

Вебинар по теме

Константин Лысенко,
Эксперт компании Solopharm

Должностные обязанности

В этом разделе следует указать действия, которые входят в рабочие обязанности сотрудника аптеки и помогают им качественно выполнять свои функции.

Например, к базовым обязанностям фармацевта относятся:

• приём рецептов от покупателей или требований от лечебных учреждений с их проверкой;
• отпуск лекарств и изделий медицинского применения;
• контроль за соблюдением правил хранения лекарств;
• изготовление лекарственных средств;
• приёмка товаров аптечного ассортимента с последующим размещением их в местах хранения и в торговом зале;
• консультирование посетителей аптеки и так далее.

В должностные обязанности заведующего аптеки можно включить следующие пункты:

• руководство коллективом и деятельностью аптечной организации
• организацию работы коллектива аптеки по обеспечению подразделений лекарствами;
• анализ деятельности аптечной организации на основе показателей её работы;
• принятие оперативных мер для улучшения уровня обеспечения лекарствами населения;
• разработка финансового плана;
• расстановка и подбор кадров аптечной организации;
• организация мероприятий по повышению квалификации персонала и так далее.

Права

Должностная инструкция может содержать права сотрудников аптеки, которые помогают им выполнять рабочие функции и обязанности. При их определении следует учитывать основные обязанности и задачи работника, отражая степень его самостоятельности.

Например, можно закрепить следующие права:

1. Право приостанавливать отпуск или реализацию товара при выявлении нарушений (несоответствие условий хранения, повреждение упаковки, расхождения в учёте, признаки фальсификации) с немедленным информированием руководителя.
2. Право на безопасные условия труда и обеспечение средствами индивидуальной защиты (СИЗ), право отказа от работ при угрозе жизни и здоровью в порядке, установленном охраной труда.
3. Право на защиту персональных данных и служебной переписки, а также право сообщать о нарушениях (этическая линия/канал сообщений) без риска репрессий, в установленном порядке.
4. Для работников, ведущих консультации — право запрашивать у покупателя информацию, необходимую для фармконсультирования, и право рекомендовать обращение к врачу при «красных флагах».
5. Для заведующего или его заместителя — право утверждать и пересматривать СОП, распределять зоны ответственности и замещения, согласовывать графики обучения и аттестации персонала.

Ответственность

В разделе нужно указать функции, невыполнение которых чревато дисциплинарной, материальной и другой ответственностью.

Например, чаще всего в этом разделе должностной инструкции определяется ответственность фармацевтов и провизоров за некачественное и несвоевременное выполнение рабочих обязанностей. При причинении ущерба, сотрудник должен возместить материальный ущерб. О различных видах ответственности, с которыми могут столкнуться сотрудники аптеки, мы более подробно рассказали в статье «Ответственность фармацевтов за нарушения».

В должностной инструкции заведующего аптеки можно прописать персональную ответственность за качество и уровень организации работы аптеки.

Как ввести в действие должностную инструкцию?

Закон не определяет лица, которые должны отвечать за подготовку и оформление должностной инструкции. Определено только право руководителя аптеки подписать и утвердить документ.

Приказ оформляется и подписывается руководителем. Сотрудники должны ознакомиться с приказом под подпись, но не «подписывают приказ» как соисполнители.

Должностную инструкцию следует донести до сотрудника, получив его подпись с расшифровкой и датой ознакомления. Допустимо использование электронного документооборота и усиленной квалифицированной электронной подписи.

Рекомендуемый порядок ввода должностной инструкции в действие — практический чек-лист:

1. Назначьте ответственного за подготовку проекта и соберите нормативную базу.
2. Сверьте трудовую функцию с трудовым договором. Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, проверьте наличие отсылки на неё в договоре.
3. Утвердите документ грифом «Утверждаю» на самой инструкции или отдельным приказом «Об утверждении должностной инструкции...», где укажите код или версию документа и дату вступления в силу.
4. Зарегистрируйте должностную инструкцию в системе локальных нормативных актов аптеки (номер, версия, владелец процесса, срок актуализации) и обеспечьте доступ к документу.
5. Ознакомьте работников под подпись до допуска к работе (или до изменения условий). При использовании электронного документооборота — через систему с фиксацией даты/времени.

Что добавить в реквизиты должностной инструкции для более удобного использования:

• идентификатор или код документа, его версию и дату вступления в силу;
• ответственного владельца документа и периодичность пересмотра (например, ежегодно или при изменениях нормативных актов либо рабочих процессов аптеки);
• ссылки на связанные документы, такие как СОП, инструкции по безопасности и положения об обработке персональных данных.

Хранение документа

Обычно один подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя, второй может быть выдан работнику на руки. Ограничения по выбору места хранения документа отсутствуют.

Выводы

• Должностная инструкция — важный документ, определяющий обязанности, права и зоны ответственности сотрудников. В аптеке инструкция помогает распределить функции между провизорами, фармацевтами и заведующими.
• Для государственных аптек должностные инструкции обязательны, для частных — рекомендованы.
• Инструкция может быть самостоятельным документом или приложением к трудовому договору.
• Структура должностной инструкции включает общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность.
• При разработке инструкции следует учитывать положения локальных нормативных актов и нормативные акты Минздрава.
• В крупных аптечных сетях инструкция способствует эффективному контролю за выполнением сотрудниками своих задач.